A morte, os impostos e os orçamentos anuais. Possivelmente as únicas certezas na vida hoje. E o orçamento anual manteve-se firme, apesar de um ano parecer uma década e um mês parecer um ano no mundo atual's. E o orçamento anual deverá continuar a ser um pilar do negócio moderno devido ao seu papel essencial na tradução da visão e objetivos estratégicos num roteiro acionável. Mas talvez precise de mais do que algumas otimizações.
Mas primeiro as primeiras coisas. É' importante salientar que esses objetivos estratégicos são os objetivos da empresa, e portanto o orçamento anual é o orçamento da empresa. Com certeza, o orçamento é facilitado e gerido pela equipa financeira, mas não é nosso orçamento. Esta mentalidade de «nós e eles» — que muitas vezes leva os gestores não financeiros a desenvolver uma aversão patológica a qualquer menção do orçamento — não é útil nem proveitosa para o sucesso e crescimento global da organização, especialmente em tempos económicos difíceis.
E o inverso também é verdade. Se a função financeira se isola e fecha as portas da sala de reuniões ao resto da organização, o orçamento não vai refletir as nuances e a realidade da linha da frente, nem receberá o apoio necessário para ser implementado com sucesso. Porque razão alguém aderiria a algo de que foi excluído na sua produção?
Em seguida, há certamente ainda mérito num processo de orçamento anual. Pegar nos seus objetivos estratégicos de médio a longo prazo (o quê) e planear como irá progredir neles este ano (o como) é uma função importante de gestão de desempenho organizacional. Também fornece um ponto de referência útil para medir o seu progresso, e um objetivo comum para a sua organização apoiar.
Mas hoje, absolutamente não pode validar os seus planos estratégicos e o orçamento de suporte, guardá-los numa gaveta e esquecê-los pelo resto do ano. (Para ser honesto, nunca foi boa ideia fazê-lo.) Precisa de estar preparado para que o seu mundo mude de formas que não poderia imaginar quando elaborava o seu orçamento. Tome o Reino Unido nas últimas semanas e meses. Teve três primeiros-ministros em pouco mais de sete semanas, quatro chancelers em menos de quatro meses, e um vai-vem contínuo em torno de um orçamento nacional que viu a libra esterlina atingir uma mínima histórica face ao dólar. E estes golpes repetidos surgem numa altura que já era incerta e desafiante.
Integrado no seu processo de planeamento e orçamentação devem estar sessões regulares de revisão e revisão — pelo menos trimestralmente quando os tempos são estáveis, e com a frequência mensal ou mesmo semanal quando o caos se instala. E se tudo isto parece um pouco dramático e reativo, é' importante salientar que estas revisões e revisões frequentes não são apenas sobre evitar ou minimizar o risco. Embora isso seja obviamente importante, também têm como objetivo identificar e maximizar oportunidades que surgem. Por exemplo, enquanto uma empresa de energia pode estar a deslocar o foco do crescimento das vendas este ano para otimizar as suas operações e reduzir a rotatividade de clientes para reduzir o risco, um retalhista de rua comercial poderia ter visto a oportunidade de tirar proveito do aumento das vendas de comércio eletrónico durante a pandemia. Nenhum dos dois aconteceria, porém, sem uma crítica franca e regular dos objetivos e planos originais.
Mas n'ão pare aqui. As revisões frequentes, revisões e reprevisões de planos e orçamentos precisam de ser complementadas com comunicação eficaz ao resto da organização, bem como aos seus parceiros, banqueiros e outras partes interessadas importantes. Em primeiro lugar, isto alinha todos em torno do novo objetivo comum e, em segundo lugar, tranquiliza as suas pessoas na linha da frente de que está' ciente da situação em mudança no terreno e está a responder a ela, e não apenas a conduzir obstinadamente o navio em direção ao icebergue que todos os outros podem claramente ver.
Quanto mais cedo todos perceberem que o mundo de definir orçamentos anuais, manter o curso e rever daqui a um ano j'á não existe, melhor. Para a equipa financeira, isto significa pegar no que funcionou anteriormente e otimizá-lo para o sucesso atual, ajustando o processo para melhor refletir e responder às condições de mercado de hoje'. Isto permite às organizações adaptar-se e responder melhor à realidade atual. Porque afinal, são os planos e orçamentos da empresa.
Publicado em AccountingWeb - novembro de 2022