As folhas de cálculo são uma ferramenta maravilhosa e têm servido as necessidades de orçamentação, previsão e planeamento de muitas pequenas empresas. Mas chega uma altura em que é necessário considerar a transição para software financeiro especializado que lhe dê mais controlo e perspetiva sobre as suas informações financeiras.
Aqui estão 4 formas de saber que esse momento chegou…
O seu negócio está a crescer em dimensão e complexidade
As folhas de cálculo são perfeitamente adequadas para empresas pequenas e simples; mas à medida que começa a crescer e a expandir os seus serviços ou a ganhar colaboradores e eventualmente a alargar o seu foco, precisa de mais dados de entrada e tem de começar a consolidar folhas de cálculo. As macros e fórmulas tornam-se cada vez mais complexas e podem falhar, tornando as suas folhas de cálculo inutilizáveis.
Atualmente existem poucas salvaguardas para a governação de dados, ou qualidade dos dados, tornando as folhas de cálculo uma má escolha para organizações que precisam de partilhar dados ou realizar análises complexas.
O software CPM especializado elimina a necessidade de enviar folhas de cálculo para trás e para a frente, dando a todos uma visão precisa e em tempo real dos dados dentro da base de dados.
Múltiplas empresas sob uma mesma holding
Consolidar orçamentos e previsões em múltiplos departamentos já é difícil; tentar fazê-lo com múltiplos departamentos de múltiplas empresas numa folha de cálculo é pura loucura.
Diferentes empresas têm diferentes necessidades de reporte, precisam de informações diferentes para tomar as decisões certas em matéria de orçamentação, previsão e planeamento. E um erro cometido num departamento de uma das empresas pode tornar impossível e completamente distorcida a análise do quadro geral para a empresa-mãe.
O software especializado fornece-lhe os meios para extrair múltiplas versões de relatórios com base nas informações de que necessita, e permite-lhe obter a análise significativa necessária para tomar as suas decisões de negócio.
Demasiados cozinheiros…
Numa empresa mais pequena, normalmente há uma pessoa que gere as suas finanças — uma pessoa que recolhe dados, os introduz e cria relatórios a partir deles. As folhas de cálculo foram criadas para isso — calcular valores e processar números. O único ponto fraco desta configuração é essa pessoa.
À medida que começa a crescer, terá mais gestores com informações valiosas a contribuir e com necessidade de extrair os seus próprios relatórios com dados relevantes para as suas divisões ou departamentos. Se todas estas pessoas começarem a interagir com essa folha de cálculo, as fragilidades e a margem de erro começam a multiplicar-se.
Este é o momento de considerar uma solução de software dedicada que possa oferecer mais do que o básico.
"Fácil de utilizar" é mais do que palavras
Quando pretende obter contributos e feedback de utilizadores não financeiros no seu negócio — as pessoas que estão na linha da frente, a gerir o seu negócio — precisa que os seus dados sejam acessíveis e compreensíveis para todos.
As folhas de cálculo e as intermináveis listas de dados são extremamente intimidantes para pessoas sem formação financeira, levando à resistência e à evasão; atrasando o seu processo de orçamentação e causando stress desnecessário para todos os envolvidos.
Existe software financeiro dedicado especialmente concebido para ser verdadeiramente fácil de utilizar; tornando o processo de orçamentação e previsão simples e benéfico para utilizadores financeiros e não financeiros.
Com as soluções de Gestão de Performance Corporativa (CPM) a tornarem-se prontamente disponíveis na Cloud, nunca houve melhor altura para considerar esta mudança. Soluções de Software-como-Serviço como a IDU Cloud são uma alternativa económica para empresas que pretendem adotar uma solução especializada de orçamentação, previsão e reporting de classe mundial sem grandes despesas de capital.
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