A computação em nuvem e o software como serviço (SaaS) introduziram uma profunda transformação na forma como pensamos sobre software, seja em casa ou no escritório. Uma das maiores mudanças é a tendência para o «faça você mesmo» – incentivada pelos fornecedores de serviços SaaS que nos dizem como os seus serviços são rápidos e fáceis de aceder. O software é agora um bem que podemos facilmente comparar, escolher, descarregar e implementar numa tarde calma antes de um feriado.
Ou será?
Eu diria que nem sempre é o caso. Mas seria perdoável pensar que atividades como a gestão da mudança e a gestão de projeto seguiram o mesmo caminho do controlador financeiro, do livro-razão em papel e da sala de servidores no local. Isto poderá, contudo, ser um erro, e poderá pôr em risco os seus investimentos no novo sistema, bem como a sua adoção, o seu impacto no seu negócio, e o futuro de qualquer implementação de TI na sua organização.
Calma lá!
Por que é que o fundador e diretor-geral de uma empresa de software financeiro baseada em SaaS parece estar a puxar o tapete a um dos benefícios mais significativos do SaaS? Bem, porque eu diria que tudo depende. Se ainda precisa ou não de gestão de projeto e da mudança assenta em vários fatores, incluindo a sua experiência e competências internas, a complexidade do sistema, e quão extensa é a biblioteca e o serviço de apoio do seu fornecedor de serviços.
Por que pode ainda precisar de gestão da mudança e de projeto num mundo SaaS
Estes são alguns dos riscos potenciais que enfrenta e que podem levá-lo a decidir que precisa de gestão da mudança e de projeto para garantir o sucesso da sua implementação de SaaS.
1. As pessoas podem regressar a métodos de trabalho antigos e ineficientes se estiverem ansiosas, sobrecarregadas ou recearem a mudança. As suas pessoas precisam de ser levadas nesta jornada e o novo sistema deve facilitar-lhes a vida, não torná-la mais complicada ou confusa.
2. Pode replicar a forma como sempre trabalhou e, ao forçar o sistema a encaixar no seu fluxo de trabalho, vai perder formas novas, inovadoras e mais rápidas de fazer as coisas.
3. Pode ignorar algumas das funcionalidades do novo sistema ou implementar mal o serviço, limitando o seu ROI.
4. Um projeto «rápido» de «faça você mesmo» pode descontrolar-se e transformar-se em algo que demora muito tempo e é mais dispendioso e penoso do que o esperado.
5. Se precisar de migrar dados para o novo sistema, poderá acabar com transferências de dados incompletas e inexatas, afetando a confiança dos clientes e a conformidade.
6. A derrapagem de custos e de âmbito, que afeta ainda mais o tempo e o dinheiro gastos.
7. Frustração, ressentimento e falta de confiança no novo sistema por parte das suas pessoas.
Em última análise, todos estes riscos resumem-se a um projeto que demora mais tempo e custa mais, afetando a sua rapidez até à receita, o custo total de propriedade e o retorno do investimento. Além disso, colaboradores descontentes, frustrados e receosos poderão tornar-se desconfiados da tecnologia, e de quaisquer projetos de TI futuros, limitando o impacto positivo da tecnologia e da inovação no seu negócio, bem como as suas hipóteses de garantir a alocação de orçamento para software futuro.
Em alguns casos, a gestão da mudança e a gestão de projeto, bem executadas, continuam a ser cruciais para o sucesso das implementações de software, mesmo num mundo SaaS.
Depende
Claro que o nível de gestão da mudança e de projeto necessário depende do número de utilizadores e do impacto do novo software no negócio em geral. Mas pode argumentar-se que mesmo um empreendedor a solo precisa de dedicar algum tempo a pensar em como vai migrar de um sistema ou forma de trabalhar para um novo.
Se houver mais de uma pessoa envolvida, provavelmente vai precisar de alguma forma de gestão da mudança e de projeto. O aspeto que isto acabará por ter varia de projeto para projeto e depende de quantas pessoas estão envolvidas, de quantas formas o software é usado, de quão crítico é o sistema e os seus dados, e de quão grande é a migração envolvida.
A pergunta seguinte a fazer é: quem deve desempenhar estes papéis? Mais uma vez, depende, mas pode argumentar-se que, se a gestão da mudança e de projeto for necessária, é melhor envolver terceiros familiarizados com o software e com o seu funcionamento. Se nomear alguém internamente, essa pessoa poderá estar demasiado habituada à sua forma atual de trabalhar, e é provável que ajuste o software aos processos e não o contrário.
Proteger o seu investimento
Outra mudança no discurso que o SaaS e a nuvem introduziram é o afastamento das despesas de capital fixas. Mas, embora não esteja a pagar uma grande quantia única à partida, e possa escalar os seus custos de acordo com as suas necessidades, continua a investir no serviço. E precisa de trabalhar arduamente para desbloquear e proteger esse investimento com uma implementação bem-sucedida, que inclua a adoção plena e contínua, por parte dos utilizadores, da nova forma de trabalhar.
Além disso, quer evitar custos-surpresa ou prazos prolongados durante a implementação, e chegar o mais depressa possível a um ponto em que comece a ver um retorno do seu investimento. Eu diria que, em muitos casos, um investimento na gestão da mudança e de projeto apoiará isto. Por isso, não deve ser descartado de imediato, só porque se trata de SaaS. Em vez disso, cada caso deve ser ponderado pelos seus próprios méritos, e dentro do seu contexto específico.
Conforme publicado na AccountingWeb - abril de 2024