A revolução industrial trouxe mudanças massivas na forma como trabalhamos que se propagaram pela sociedade. As máquinas substituíram o trabalho humano em muitos aspetos da economia, da agricultura à manufatura, e ao fazê-lo, transformaram a forma como estas atividades eram realizadas. A nossa atual quarta revolução industrial impulsionada pela inteligência artificial (IA) procura fazer o mesmo: com os computadores na vanguarda.
O debate em torno da automatização e da inteligência artificial (IA) no mundo contabilístico tem vindo a desenvolver-se há alguns anos (com um toque de pânico em relação aos robôs que nos substituem) e foi forçado para o centro das atenções pela pandemia. Precisamos de apoiar as nossas organizações e clientes durante mudanças rápidas e imprevisíveis, e o argumento para automatizar os nossos processos de forma a acelerar e melhorar as nossas operações financeiras é mais forte do que nunca.
Mas, durante esta transição crítica de um paradigma para o outro, o perigo potencial com a IA e a automatização, num contexto contabilístico, é que corremos o risco de ser demasiado rápidos a automatizar atividades existentes para obter resultados mais rápidos sem questionar a necessidade da atividade em primeiro lugar.
Automatização vs IA
Embora a IA seja a tecnologia que ocupa as manchetes, é a automatização que é a base de qualquer estratégia de digitalização. A automatização de tarefas mundanas e repetitivas ajuda a estruturar dados de forma a possibilitar uma estratégia de IA. Para que a inteligência artificial faça o seu trabalho — aprender e pensar de uma forma que se assemelha à inteligência humana — precisa de ser treinada com dados bons e limpos em tempo real. É aí que entra a automatização.
A automatização também oferece benefícios por si própria: acelera processos manuais, garante a precisão e assinala anomalias. A automatização pode garantir que os seus dados estão sempre atualizados e sempre onde devem estar — idealmente na nuvem. E utilizar tecnologia de ponta com interfaces de programação de aplicações abertas (APIs) — basicamente linguagem informática para fazer programas comunicarem entre si — significa que o seu software contabilístico pode integrar-se e ligar-se de forma integrada a software noutras partes da organização, trazendo mais eficiência e precisão.
Mas a automatização e a tecnologia só o podem levar até certo ponto se as utilizar para digitalizar processos desatualizados que já não são adequados ao seu propósito. Não use a automatização para fazer processos deficientes correr mais depressa, pois isso apenas resulta em decisões erradas sendo tomadas mais rapidamente. Considere se os seus processos estão carregados de etapas que só existem por hábito ou porque o processo está a ser realizado por um humano. Por exemplo, se um processo demora 10 etapas quando concluído por um humano, considere se uma máquina pode fazê-lo em dois.
O mito da preparação para o futuro
Se tivesse escrito isto há um ano ou mais, seria neste ponto que sugeria que automatizar as coisas certas da forma certa preparava a sua empresa para a era digital. Hoje, porém, essa noção é claramente absurda. A série do ano passado de incidentes únicos na vida, ocorrendo quase semanalmente, tornou impossível realizar o planeamento de cenários. Tudo o que aconteceu antes, que normalmente teria informado suposições e decisões futuras, embora seja historicamente verdadeiro, é largamente inútil como indicativo de tendências futuras.
Mesmo a IA, que é muito melhor a identificar padrões do que os humanos, vai ter uma perceção muito distorcida do que é uma tendência. Os dados recolhidos em 2020 e 2021 estarão longe de ser típicos. E, quando finalmente atingirmos algum nível de estabilidade em 2022, esta «normalidade» provavelmente não vai retomar o fio da «normalidade» de 2019. São quatro anos de dados atípicos que tornam muito difícil, senão impossível, identificar padrões e prever tendências e resultados prováveis.
Assim, preparar a sua função contabilística para o futuro com tecnologia é um mito. Mas é possível capacitá-la para o futuro, utilizando a tecnologia e repensando os processos que automatiza. Isto permite-lhe incorporar a flexibilidade necessária para aproveitar ao máximo as oportunidades e minimizar o impacto dos desafios, à medida que surgem. E ao fazê-lo, recolocar o contabilista, potenciado pela tecnologia, no papel de conselheiro de confiança para o negócio em geral e para os clientes. Podemos acrescentar valor ao analisar a mudança e prever impactos em toda a empresa, agora e no futuro, que é exatamente aquilo para que fomos formados!
Publicado em AccountingWeb - março de 2021