O iPad da Apple tem apenas sete anos este ano. Acredite ou não, o primeiro foi lançado em abril de 2010, e se desenterrar um iPad de primeira geração do armário de arrumação, vai descobrir que é provavelmente mais útil como peso de papel do que para qualquer outra coisa — nem sequer tem câmara! É assustador constatar que ele, bem como os iPad de segunda e terceira geração, também já não têm suporte da Apple.
Deixando de lado as táticas frenéticas de atualização da Apple e o notoriamente curto tempo de vida dos seus dispositivos, este é apenas um indicador de quão rapidamente a tecnologia está a mudar. Por isso, é provável que a decisão de atualizar ou não o seu sistema financeiro, por exemplo, esteja praticamente tomada. Qualquer argumento a favor de uma abordagem de «esperar para ver» foi destruído pela realidade de que quanto mais tempo permanecer num sistema legado, mais ficará para trás em relação aos seus concorrentes, clientes e colaboradores.
Em caso de desastre, o seu velho equivalente ao iPad 1 esgotado será mais difícil e mais caro de reparar, e o risco de perda de dados é maior. Mas precisa de abordar qualquer migração de sistemas com os olhos bem abertos. Eis alguns dos pontos a ter em atenção.
Resistência dos Utilizadores Finais
Um dos principais fatores que pode fazer a diferença entre o sucesso ou o fracasso de um projeto de migração é o envolvimento dos utilizadores finais. Considere o clamor público quando uma plataforma como o Facebook ou o Instagram faz mesmo pequenas alterações ao seu software.
Os utilizadores finais estão tipicamente apegados às experiências familiares dos sistemas, o que influencia as suas expectativas em relação a quaisquer atualizações. Além disso, esperam que os sistemas sejam tão fáceis de usar e intuitivos como as aplicações de consumo que utilizam todos os dias. Um desfasamento neste ponto pode manifestar-se como resistência ao novo sistema e uma perda de tempo e dinheiro para a empresa.
Requisitos dos Utilizadores Também é vital compreender os requisitos dos seus utilizadores e satisfazê-los. Por outras palavras, dê-lhes o que precisam para fazer bem o seu trabalho; não lhes dê tudo apenas porque existe no novo sistema ERP.
Inspire-se na página inicial de pesquisa do Google: limite a complexidade para melhorar a produtividade. Os utilizadores precisam realmente de introduzir códigos de conta? E, aliás, precisam sequer de os ver? Lembre-se de que o que um utilizador não financeiro do seu novo sistema necessita pode ser bastante diferente do que um utilizador do departamento financeiro.
Oportunidade do Plano de Contas Considere agora que uma migração de sistemas financeiros é uma excelente oportunidade para reestruturar o plano de contas (COA) da sua empresa. O seu negócio mudou quase certamente a tal ponto que o seu COA atual já não é adequado às atuais necessidades de reporting.
No entanto, ao implementar um COA atualizado, precisa de acertar em dois aspetos. Precisa de criar um ambiente em que possa fornecer informações comparativas razoáveis quando os códigos de conta são diferentes. E, em segundo lugar, precisa de descobrir como reproduzir os números históricos quando as contas, bem como a forma como são agregadas, diferem do sistema legado.
Ao mapear códigos históricos para os novos, é improvável que exista uma relação um-para-um entre o antigo e o novo. E quando tem uma relação um-para-muitos ou muitos-para-um, o reporting comparativo torna-se um desafio.
Migração de Dados E quanto à migração de dados? Precisam ser tomadas decisões sobre quais os dados a migrar e quantos anos recuar. A decisão simples é normalmente migrar o histórico imediato e manter uma licença mínima no sistema antigo para poder aceder à informação histórica. Mas pensa realmente que o seu sistema antigo será uma prioridade fundamental para o seu anterior prestador de serviços, especialmente depois de ter reduzido o contrato com ele?
Uma migração de sistemas de grande envergadura nunca é fácil e as armadilhas são muitas, apesar do que o comercial lhe diz! No entanto, se abordar os desafios com os olhos bem abertos, estará melhor preparado para identificar as potenciais armadilhas e contorná-las.
Artigo publicado no Accountingweb em maio de 2017 http://www.accountingweb.co.uk/community/blogs/kevin-philips/fs-system-migrations-beware-the-pitfalls-and-enjoy-the-upsides
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