Com a tecnologia a irromper a toda a velocidade em todos os aspetos da vida, das nossas casas, automóveis e locais de trabalho a bancos, escolas e hospitais, não é surpreendente que as empresas procurem no mundo das TI inspiração sobre como se adaptar e prosperar. Um exemplo disso é o Agile — um método de desenvolvimento de software que está a expandir-se para todos os aspetos dos negócios, incluindo o departamento financeiro
O Agile, e o conceito de organização ágil, está a chamar a atenção do mundo empresarial como uma forma plausível de navegar na perturbação que todos os negócios enfrentam hoje em dia. Esta perturbação deve-se à transição para uma economia digital e à natureza imprevisível do mundo em geral.
O desenvolvimento de software Agile, em oposição ao método Waterfall herdado do mundo do hardware, utiliza a colaboração entre equipas auto-organizadas e multifuncionais para definir requisitos e descobrir como os alcançar. E, de acordo com o manifesto Agile, a chave para esta forma de trabalhar é abraçar a mudança de requisitos em qualquer fase, entregar trabalho com frequência e melhorar continuamente. Tão importante quanto o trabalho que é feito é o trabalho que não é feito: a simplicidade e a rapidez de colocação no mercado são fundamentais.
É claro que a antiga forma de trabalhar e uma abordagem hierárquica e rígida já não é suficiente. Tome-se como exemplo as revisões anuais. No passado, fazia sentido traçar o futuro com base na experiência passada e em referências. Hoje, porém, sabemos que mudanças sísmicas impossíveis de planear são de facto uma realidade. Veja-se Trump, o Brexit, a seca na Cidade do Cabo e a ascensão surpreendente das criptomoedas no último ano. Estes eventos não só não foram esperados, como o seu impacto ainda não se fez sentir na totalidade e não pode ser previsto. Esperar o inesperado é a única coisa que alguém pode afirmar com certeza.
Como nota à margem, acredito que na África do Sul temos uma vantagem sobre o hemisfério norte. Estamos habituados a absorver um certo nível de incerteza como parte do nosso dia a dia, e isso tornou-nos resilientes e empreendedores, sempre à procura da vantagem e da oportunidade, mesmo em circunstâncias difíceis. Talvez até em demasia, os sul-africanos tendem a adaptar-se em vez de se queixar, protestar ou debater. Por exemplo, veja-se as faltas de eletricidade e de água: o fornecimento de ambos deveria ser inalienável, e a incapacidade de o garantir diz muito sobre os nossos líderes. Por isso, sim, estamos todos descontentes com o estado das coisas, mas traçamos planos para nos adaptar à nova realidade, e fazemo-lo de imediato, em vez de esperarmos que as nossas reclamações produzam resultado.
No entanto, parece que todos teremos de ser ágeis daqui para a frente. O planeamento a longo prazo deve ter em conta que as coisas podem mudar drasticamente, e que as pessoas e as empresas precisam de estar preparadas para resistir e maximizar essas mudanças. Para isso, a capacidade de mudança tem de estar integrada em qualquer plano.
Parece que vamos ter de ser bastante ágeis, certo? E especialmente o departamento financeiro, que garante que o montante certo é investido nos lugares certos, que a inovação é tanto incentivada como podada, conforme necessário. Que a empresa continua a otimizar de formas que contribuem para mudanças significativas. E que, acima de tudo, o resultado final é preservado para o futuro.
Até aqui, tudo bem. Mas como tornar as finanças mais ágeis?
Bem, diria que recorrer aos princípios da gestão de processos de negócio (BPM) pode ser a chave para desbloquear um departamento financeiro ágil. Embora o BPM tenha as suas origens nos anos 1990, grande parte da sua filosofia ressoa com o movimento Agile. Práticas como ter uma estratégia bem definida e compreender como os processos fundamentais a sustentam; consultar quem está na linha da frente sobre melhores formas de fazer as coisas; eliminar silos e reunir diferentes equipas na mesma sala para colaborar e dar feedback ao negócio; promover uma cultura de responsabilização, adesão e melhoria contínua; preferir atividades iterativas e baseadas no tempo em detrimento de entregas pontuais avulsas. A mudança e a melhoria são encaradas como uma jornada, não como um destino. A documentação e a adoção de sistemas são fundamentais para extrair o conhecimento implícito das pessoas (como folhas de cálculo autónomas complexas), bem como para padronizar e automatizar processos.
Depois de criar uma estratégia, é necessário traduzi-la num modelo de entrega — que, a nível financeiro, corresponde efetivamente à orçamentação ou à previsão. Mas como reunir todos estes elementos para permitir que o BPM desbloquei a sua cultura ágil? Com folhas de cálculo não se chega lá, isso é certo. Felizmente, como acontece frequentemente, a própria tecnologia que abriu a caixa de Pandora também possibilitou uma nova geração de ferramentas empresariais que facilitará esta transição para o Agile.
A orçamentação e a previsão podem geralmente ser vistas como o ponto zero de um ciclo financeiro, por isso comecemos por aí. Uma interface baseada na web, em vez de uma folha de cálculo, pode tornar a introdução e revisão de dados financeiros acessível a qualquer pessoa na sua organização. Agora, os gestores não financeiros podem facilmente fornecer-lhe os números de que necessita, num formato padronizado que pode ser consolidado numa versão única da verdade. Contorna assim a rotina ineficaz, morosa e desgastante das folhas de cálculo, reduzindo semanas ou meses do ciclo orçamental. E, sobretudo, ao proporcionar maior visibilidade e transparência, especialmente da estratégia empresarial, fomenta a adesão e a apropriação do orçamento.
Esta forma de trabalhar também abre a porta à consideração da orçamentação de base zero (OBZ). Esta abordagem orçamental ascendente, em que, em vez de ajustar os números do ano anterior, se parte de uma folha em branco e se constrói o orçamento em torno dos objetivos estratégicos, foi tradicionalmente considerada uma utopia. Atraente em teoria, especialmente porque ficou demonstrado que poupa dinheiro, mas demasiado difícil e morosa para ser implementada na prática... Será? Se aceitarmos que o mundo está a mudar rapidamente em todas as frentes, qual é a relevância da análise de tendências dos últimos cinco anos como base para projetar o futuro? Ou mesmo a pertinência de basear o orçamento deste ano nos números do ano passado?
Então, considerando os argumentos acima, a OBZ não é apenas exequível, mas também uma forma prática de fortalecer a sua nova cultura financeira ágil e preparada para o futuro? Liga o orçamento diretamente aos planos estratégicos da empresa e permite repensar a forma como as coisas sempre foram feitas.
A responsabilização, a transparência e a apropriação em si mesmas, independentemente de adotar ou não a OBZ, conduzirão a uma melhor orçamentação e gestão orçamental. À medida que os números reais se tornam disponíveis para comparação com os orçamentos, esta mesma transparência motiva o utilizador responsabilizado na linha da frente a investir mais no cumprimento desse orçamento. Compare isso com um gestor a quem é entregue um orçamento no qual teve pouca ou nenhuma participação, mas de quem se espera igualmente que o cumpra.
Assim, um trio de Agile, gestão de processos de negócio e orçamentação de base zero pode transformar os seus processos financeiros de tarefas fastidiosas e frustrantes num processo criativo e intuitivo que impulsiona a inovação na sua organização. Em última análise, se o seu processo de orçamentação e previsão for mais eficaz e responsivo, isso terá um impacto positivo no seu resultado final.
Publicado em Accountancy SA – March 2018
https://www.accountancysa.org.za/viewpoint-unlocking-an-agile-accounting-house/
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