A resposta à nova ferramenta de orçamentação da UCT foi «inequivocamente positiva».
A University of Cape Town (UCT) iniciou com sucesso a transição para uma nova ferramenta de orçamentação eficiente e orgulhosamente sul-africana, com capacidades de nível mundial — e a resposta já foi «inequivocamente positiva».
Ashley Francis, diretor executivo de finanças da UCT, afirmou que a sua equipa começou a implementar a ferramenta em janeiro de 2019, a formação decorreu no final de junho de 2019 e foi disponibilizada para acesso dos utilizadores no início de julho de 2019.
«Com as revisões executivas a aproximarem-se, também fui envolvido na implementação, pois precisava de compreender quais eram os valores orçamentais e qual a lógica por detrás desses números», afirmou Francis.
«As equipas conseguiram aprofundar rapidamente os sistemas para me fornecer estes dados.»
«As equipas conseguiram aprofundar rapidamente os sistemas para me fornecer estes dados. No passado, obter mesmo os dados mais básicos implicava consolidar folhas de cálculo — era muito moroso.»
A equipa de projeto da UCT é liderada por Delfina de Gois (contabilidade de gestão — gestora de projeto), com Tony Dollery (contabilidade de gestão), Fatima Abrahams e Lesley Haddow (sistemas e políticas financeiras), e Stadler Louw, Ruan Bekker, Glenn Hurlow e Pierre Neethling (ICTS).
Processo de orçamentação simplificado
A equipa afirmou que o novo processo de orçamentação é simplificado, eficiente e poupador de tempo, libertando-os para «analisar resultados e ser mais estratégicos em vez de consolidar uma multiplicidade de folhas de cálculo para obter uma visão final dos números».
Francis concordou.
«O novo sistema permitiu que os gestores financeiros fossem mais estratégicos. A análise de dados proporcionada pelo IDU foi um grande fator determinante para a nossa migração.»
Wayne Claassen, diretor da divisão de Implementação e Suporte ao Cliente da IDU Software, foi diretor de consultoria na equipa IDU que apoiou a UCT. Explicou que a ferramenta de orçamentação IDU consegue lidar com funcionalidades complexas, como folha de salários, Capex e atividades, simplificando-as para os utilizadores.
«Vai ainda mais longe ao fornecer aos utilizadores uma capacidade de apontar e clicar para interrogar dados reais em comparação com informações orçamentais ou comparativas do ano anterior, bem como a capacidade de registar comentários de análise de variações.»
O objetivo, afirmou, é capacitar e envolver a gestão em toda a universidade com uma ferramenta intuitiva que disponibiliza registo e agregação orçamental em tempo real em toda a organização.
Presença global
A ferramenta foi originalmente desenvolvida pelo IDU na Cidade do Cabo e passou por um processo de redesenvolvimento e atualizações para acompanhar as mudanças tecnológicas e o mundo financeiro em constante evolução. O produto tem também uma presença global «que gerou muitas inovações novas, todas incorporadas no produto principal».
De Gois referiu que uma das vantagens do IDU é ser baseado na web, o que permite aos utilizadores aceder a partir de qualquer dispositivo móvel. Isso, afirmou, torna o acesso aos dados mais rápido e fácil.
«Isto representa uma grande poupança de tempo e simplifica a introdução e o acesso aos dados.»
De Gois, Dollery e Abrahams referiram outras vantagens do sistema, incluindo a exportação para Excel com um clique, que permite aos utilizadores aceder e alterar diferentes áreas dos seus orçamentos utilizando diferentes separadores numa única sessão.
«Na nossa antiga ferramenta de orçamentação, os utilizadores tinham de ter pelo menos quatro sessões abertas para introduzir os seus planos», afirmou a equipa.
O novo sistema permite também a automatização de sistemas e processos fastidiosos que anteriormente exigiam introdução manual.
Um novo começo
A UCT utilizava o módulo SAP Controlling (CO) para planeamento e orçamentação antes da ferramenta de orçamentação IDU. Funcionava bem, mas tinha ultrapassado a sua utilidade.
«O sistema antigo era muito intensivo em Excel e papel, moroso, e era difícil ser ágil na análise de dados — basicamente o sistema era arcaico», afirmou Francis.
De Gois, Dollery e Abrahams concordaram e afirmaram que o módulo SAP CO para orçamentação e reporting «exigia um nível muito elevado de intervenção manual».
«Embora eficazes na obtenção do resultado final desejado, os sistemas e processos eram morosos, extremamente intensivos em recursos humanos, demorados, ineficientes e exigiam um grande volume de interface manual de recursos, bem como dependência de várias folhas de cálculo e ficheiros externos ao sistema.
«Era também difícil rever os orçamentos rapidamente para responder a mudanças e cenários, faltando assim a agilidade adequada no nosso contexto operacional e estratégico.»
Acesso rápido e fácil aos dados
Os diretores e diretores executivos elogiaram o novo sistema, afirmando que o acesso aos dados e a análise são agora rápidos e fáceis. Francis acrescentou que as respostas dos gestores financeiros também foram «apenas positivas».
A implementação do projeto está em curso, uma vez que as funcionalidades de reporting e análise de dados ainda estão em desenvolvimento. As próximas fases da implementação são:
- reporting e análise de dados
- orçamentação dinâmica (plurianual)
- planeamento de fluxo de caixa e previsão.
A ferramenta de orçamentação foi até agora implementada junto do pessoal envolvido nos processos de planeamento e orçamentação relacionados com as atividades controladas pelo Conselho, incluindo gestores financeiros, gestores financeiros adjuntos e gestores de administração académica.
O desenvolvimento está em curso para uma implementação mais alargada a atividades não controladas pelo Conselho, como a investigação.
«A implementação superou as minhas expectativas. A equipa IDU foi extremamente recetiva, muito competente e altamente profissional, e acredito que esta nova ferramenta de orçamentação irá revolucionar o trabalho que estamos a realizar», afirmou Francis.
Equipa de trabalho IDU
Uma equipa de trabalho IDU de reporting e análise de dados foi formada no início deste ano, liderada pelo chefe de equipa Bill Daubenton. A equipa está atualmente a desenvolver um novo quadro de reporting, incluindo análise de dados através do Microsoft Power BI ligado à rede IDU em segundo plano. Trata-se de um trabalho em curso e a equipa espera dar passos significativos este ano para desenvolver resultados de reporting e análise de dados relevantes e adequados. A equipa está atualmente a delinear o futuro em conjunto com a equipa de consultoria do IDU.
Artigo fonte: news.uct.ac.za (Story: Vivian Warby. Photo: Pexels.)