A orçamentação é um dos aspectos mais cruciais do planeamento empresarial, e no entanto raramente lhe é dedicada a atenção e os contributos que merece. Quando bem executada, a orçamentação pode ajudar a preparar-se para quase qualquer eventualidade, poupando tempo e dinheiro a longo prazo.
Alguns dos erros mais comuns que encontramos nos orçamentos são:
- Responsáveis financeiros ou de departamento que definem um número que consideram "suficiente" e aguardam aprovação, em vez de os valores orçamentais serem determinados pela experiência e pelas atividades do período anterior, combinadas com informação atualizada de quem está no terreno.
- Não prever verbas para recrutamento — desde os custos do próprio processo de recrutamento até ao orçamento para salários adicionais e outros encargos com pessoal.
- Não considerar os aumentos anuais contratuais de custos previstos nos contratos com fornecedores (por exemplo, rendas).
- Totais que não batem certo… Erros de adição simples que desequilibram tudo.
- Orçamentar despesas com IVA incluído, resultando numa sobrevalorização das despesas.
- Incluir provisões excessivas e custos não planeados que nunca se concretizam, inflacionando o orçamento com rubricas diversas.
- Incluir custos sem relação com as receitas.
- Orçamentos compostos predominantemente por custos fixos, em detrimento de custos variáveis que permitam alguma flexibilidade em linha com o crescimento ou as alterações do negócio.
- Falta de compreensão das instruções de orçamentação ou incapacidade de as seguir, causando atrasos, incumprimento de prazos, orçamentos incompletos ou incorrectamente preenchidos.
- Não monitorizar as tendências de custos em relação às receitas comparativamente com períodos anteriores.
A utilização de software especializado de orçamentação pode ajudar a garantir que estes erros comuns não se tornem centrais no seu processo orçamental. Se o software for fácil de utilizar mesmo para gestores sem perfil financeiro, o processo torna-se menos complexo e a probabilidade de ocorrerem erros simples ou omissões diminui.
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