Muitas empresas mantêm as suas informações financeiras em folhas de cálculo, cuidadosamente concebidas e programadas por um contabilista, proprietário de negócio ou gestor financeiro. As folhas de cálculo são ferramentas excelentes e têm servido as necessidades de orçamentação, previsão e planeamento de muitas empresas; mas chega um momento em que é preciso considerar a migração para software financeiro especializado que lhe proporciona maior controlo e visibilidade sobre as suas informações financeiras.
Chegou o momento de migrar das folhas de cálculo para um software especializado?
Eis alguns sinais que indicam que esse momento chegou…
Crescimento em dimensão & complexidade
As folhas de cálculo são perfeitamente adequadas para empresas pequenas e simples; mas à medida que cresce, expande os seus serviços, contrata colaboradores e potencialmente alarga o seu foco, precisa de mais informação e começa a ter de consolidar folhas de cálculo. As macros e fórmulas tornam-se progressivamente mais complexas, podem falhar, e as suas folhas de cálculo tornam-se inutilizáveis.
O software especializado de orçamentação e previsão é concebido para gerir com facilidade as suas necessidades de expansão.
Múltiplas empresas numa única sociedade
Consolidar orçamentos e previsões de múltiplos departamentos já é suficientemente difícil; tentar fazê-lo com múltiplos departamentos de múltiplas empresas numa folha de cálculo é pura insensatez.
Empresas diferentes têm necessidades de reporting distintas — precisam de informação diferente para tomar as decisões certas em matéria de orçamentação, previsão e planeamento. E um único erro num departamento de uma das empresas pode tornar impossível a análise da imagem global para a holding, distorcendo completamente os resultados.
O software especializado fornece-lhe os meios para extrair múltiplas versões de relatórios com base na informação de que necessita, permitindo obter a análise relevante para as suas decisões de negócio.
Demasiados cozinheiros…
Numa empresa mais pequena, existe normalmente uma única pessoa que gere as finanças — uma pessoa que recolhe dados, os introduz e produz relatórios. As folhas de cálculo foram criadas para isso: calcular valores e processar números. O único ponto fraco desta configuração é essa mesma pessoa.
À medida que cresce, surgem mais gestores com informação valiosa a contribuir e com necessidade de extrair os seus próprios relatórios com dados relevantes para as suas divisões ou departamentos. Se todas estas pessoas começarem a interagir com a folha de cálculo, as fragilidades e as possibilidades de erro multiplicam-se.
Este é o momento de considerar uma solução de software dedicada, capaz de oferecer muito mais do que o básico.
Risco operacional
Com as folhas de cálculo, a propriedade intelectual reside na cabeça de quem as concebeu; se essa pessoa sair da empresa, a propriedade intelectual sai com ela. Uma ferramenta especializada dispõe de módulos de administração formais, pelo que tudo o que é importante permanece no sistema, independentemente de quem introduz a informação.
A consistência é fundamental
Quando diferentes divisões enviam os seus orçamentos no formato que lhes é conveniente e a informação é organizada de forma inconsistente, a reconciliação torna-se progressivamente mais complexa. Isto gera um problema sério de gestão do tempo para todas as partes envolvidas, com intermináveis idas e vindas e discussões que todos temem.
Os softwares especializados atuais permitem a introdução de dados por múltiplas partes e a sua posterior reconciliação num formato consistente.
A "Facilidade de Utilização" é mais do que palavras
Quando pretende obter contributos e feedback de utilizadores não financeiros — aqueles que estão na linha da frente a gerir o negócio — os seus dados precisam de ser acessíveis e compreensíveis para todos.
As folhas de cálculo e as intermináveis listas de dados são extremamente intimidantes para pessoas sem perfil financeiro, gerando resistência e evitamento, atrasando o processo de orçamentação e causando stress desnecessário a todos os envolvidos.
Existe software financeiro dedicado, especialmente concebido para ser verdadeiramente fácil de utilizar, tornando o processo de orçamentação e previsão simples e benéfico tanto para utilizadores financeiros como não financeiros.
Quando o seu orçamento passa a ser mais do que um simples "nice-to-have" e começa a utilizá-lo como forma de traçar o futuro do seu negócio, é preciso avaliar o estado das suas folhas de cálculo e tomar uma decisão… Chega um momento em toda a organização em que é necessário deixar os especialistas concentrarem-se no que fazem melhor, para que você e a sua equipa possam concentrar-se no que fazem melhor.
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