Peter Drucker, o consultor de gestão que cunhou a expressão «trabalhador do conhecimento» em 1959, acertou em cheio quando disse: «O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerido, nada mais pode ser gerido.»
Este é o paradoxo que as empresas enfrentam hoje. Não há dúvida de que as empresas precisam de inovar para garantir o seu sucesso futuro, mas para isso as suas pessoas precisam de encontrar tempo para pensar, investigar, experimentar e desenvolver novas ideias.
Como estamos no negócio de poupar tempo às pessoas, no ano passado realizámos um inquérito informal a alguns membros de equipas financeiras que trabalham em diversas indústrias para descobrir o que ocupa o seu tempo e o que mais poderíamos fazer para criar tempo nos seus dias.
Os resultados foram interessantes, para dizer o mínimo.
Os três principais «buracos negros de tempo» na época de orçamento/previsão:
1. Investigações ou pedidos de esclarecimento junto da fonte
2. Dados incompletos ou incorrectos
3. Processos manuais
Os três principais buracos negros de tempo no fecho mensal:
1. Compilação de relatórios
2. Processos manuais
3. Investigações ou pedidos de esclarecimento junto da fonte
Os três principais buracos negros de tempo noutras alturas:
1. Pedidos de relatórios ad hoc
2. Gestão de urgências
3. Pedidos de informação ad hoc
É espantoso que hoje, com toda a tecnologia de que dispomos, os processos manuais ainda ocupem tanto do nosso tempo. Isto representa um triplo golpe: o tempo despendido por colaboradores altamente qualificados a realizar o trabalho em primeiro lugar; o efeito em cascata de erros ou dados incompletos; e, muito frequentemente, a automatização é o primeiro passo para — e pré-requisito de — outras inovações. O facto de a falta de automatização surgir duas vezes no nosso inquérito como um factor de desperdício de tempo é, por isso, muito preocupante.
Os pedidos de relatórios ad hoc são um indicador de uma força de trabalho sem poder de decisão que precisa de remeter todas as questões financeiras para a equipa de contabilidade. Para além do peso sobre o tempo, isto significa que as pessoas na linha da frente da organização não estão envolvidas nos orçamentos pelos quais são responsáveis pela implementação. Infelizmente, isto pode ser visto como um indicador de uma falta mais ampla de transparência, responsabilização, confiança e descentralização do poder numa organização. Estes são precisamente os factores que promovem uma cultura inovadora e empreendedora, enquanto um estilo de gestão de comando e controlo é uma forma eficaz de suprimir a inovação.
Então, onde é que isto deixa as empresas presas neste paradoxo?
As empresas que sentem que estão a correr apenas para ficar no mesmo lugar, mas sabem que precisam de efectuar mudanças fundamentais e exponenciais para sobreviver num futuro digital.
A variedade de buracos negros de tempo revelada pelo inquérito demonstra que não existe um único culpado e, portanto, nenhuma solução única. É um mundo complexo, afinal . O que é claro, no entanto, é que os processos cansados, ineficazes e desactualizados precisam de ser acelerados e automatizados. As suas pessoas precisam de passar menos tempo a compilar o relatório e mais tempo a analisar e a pensar nos resultados.
A automatização também melhorará a actualidade dos seus dados para a tomada de decisões em tempo real. E se, como parte da solução, incluiu os colaboradores da linha da frente no processo, os seus dados serão mais precisos, relevantes e actuais. A gestão inclusiva também aumenta a transparência e a responsabilização, resultando numa organização alinhada que se gere melhor a si própria.
Assim, ao resolver este paradoxo, o resultado não é apenas ganhar o tempo necessário para inovar, mas também obter os dados, a cultura e as outras capacidades necessárias para ter sucesso num mundo digital.
As published in AccountingWeb 22ndFebruary 2018 https://www.accountingweb.co.uk/community/blogs/kevin-philips/the-modern-day-alchemist-turning-busy-into-time
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