Os orçamentos podem ser uma oportunidade de reflexão sobre a estratégia e o alinhamento
Já notou departamentos da sua organização a apressar-se freneticamente para gastar os seus orçamentos no final do ano fiscal? Já viu alguém encomendar um serviço de que não precisava realmente para evitar que o seu orçamento fosse cortado? Já o fez você mesmo?
Estou disposto a apostar que a maioria dos meus leitores participou nessa corrida de gastos de fim de ano, ou assistiu a ela. É demasiado comum – e um sinal inequívoco de que o orçamento de uma organização se desviou gravemente da sua estratégia. Se uma actividade é genuinamente importante, ninguém deveria andar às voltas para a concluir mesmo antes do prazo. Mas depois de anos a criar orçamentos com base no que gastou no ano anterior mais X, o instinto de manter o que se tem pode tornar-se profundamente enraizado. A orçamentação de base zero é uma ferramenta excepcionalmente poderosa para evitar essa complacência fatal.
A orçamentação de base zero trava a rotina sem sentido e obriga toda a gente a pensar genuinamente no que está a fazer. Pode ser um processo imensamente capacitador para os gestores de linha, criando uma oportunidade de se reconectar com a forma como o seu trabalho se encaixa no quadro geral. Quase certamente criará também oportunidades de redução de custos, à medida que as pessoas vêem onde poderiam estar a fazer as coisas de forma mais eficiente – mas a redução de custos não é o ponto principal. Com efeito, se a orçamentação de base zero for bem executada, deverá também identificar áreas onde a organização está a sub-investir, ou onde se poderia obter mais valor pelo mesmo gasto.
A ênfase excessiva na redução de custos é uma das razões, suspeito, pelas quais a orçamentação de base zero não é mais amplamente utilizada. Há um certo apelo audacioso na ideia de destruir tudo e fazer com que toda a gente justifique o seu orçamento inteiro desde o início. A realidade dessa abordagem, no entanto, é mais susceptível de gerar medo generalizado, ressentimento e tentativas frenéticas de proteger projectos favoritos.
Há uma forma mais saudável de abordar a orçamentação de base zero. Não se trata apenas de custos, mas de ligar os gastos à estratégia. Quando um novo negócio ou projecto está a começar do zero, o orçamento é o lugar onde os grandes sonhos encontram a sua verificação com a realidade. Significa colocar questões: De que precisamos realmente para pôr isto em marcha? Do que nos podemos passar? Qual é a forma mais eficiente de alcançar os nossos objectivos? Quais são as melhores ferramentas e pessoas para o trabalho?
Numa empresa já estabelecida, a rotina quotidiana pode continuar durante anos sem que ninguém pare para reconsiderar se as respostas existentes a estas questões ainda são as correctas. Dedicar tempo a revê-las pode ser revigorante, identificando oportunidades de mudança, crescimento e novos investimentos, assim como áreas a eliminar.
Isto pode ser particularmente assustador para as áreas do negócio que são essenciais mas cujo valor é intangível, como o marketing ou o serviço ao cliente. Um processo de orçamentação de base zero deve fornecer formas de demonstrar valor que não estejam directamente ligadas à receita – mas também, se alguém não conseguir apresentar um argumento convincente para a sua existência, provavelmente precisa de pensar mais a fundo nisso. Encontrar e aperfeiçoar os argumentos pode contribuir para um renovado sentido de propósito e alinhamento com os objectivos estratégicos globais.
Claro que tudo isto demora muito mais tempo do que a abordagem habitual, razão pela qual tão poucas empresas o fazem. Há duas formas de resolver o problema. Em primeiro lugar, toda a organização não tem de começar do zero todos os anos. Um processo rotativo de quatro anos, em que apenas 25% da organização efectua uma orçamentação de base zero em cada ano, conseguirá todos os mesmos benefícios sem a maioria das perturbações. Em segundo lugar, para os restantes 75%, um processo orçamental rápido e bem suportado por software e ferramentas de automação libertará o pessoal financeiro para dedicar tempo onde é mais necessário.
Não é um caminho fácil de percorrer – mas se implementada correctamente, a orçamentação de base zero pode ser uma ferramenta poderosa para envolver e capacitar os gestores de linha, aumentar a transparência orçamental e garantir que os gastos apoiam efectivamente os objectivos do negócio.
Conforme publicado em AccountingWeb– 27 November 2019
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