Existem muitas empresas que oferecem software de orçamentação; variam muito em termos de preço e do que podem oferecer, por isso como sabe qual delas será a melhor opção para o seu negócio? Há algumas coisas às quais deve estar atento e que o ajudarão a filtrar o ruído.
Dez dicas para escolher software de orçamentação financeira
1. O software tem de ser fácil de utilizar. Nem toda a gente é especialista em finanças; ouso dizer que muito poucos o são. Mas para obter o máximo benefício de um orçamento empresarial, os gestores financeiros e não financeiros dentro de uma empresa precisam de contribuir para ele, ter acesso ao mesmo e compreendê-lo.
2. Idealmente, o sistema deve automatizar o máximo possível a captura de dados. Sem que os utilizadores tenham de introduzir informação manualmente, o ciclo orçamental pode ser reduzido de meses para semanas e há muito menos margem para erros.
3. O software deve ser concebido em módulos. Isto demonstra compreensão de que cada cliente tem requisitos únicos e não espera que invista em funcionalidades de que não necessita, permitindo que o produto cresça em linha com o seu negócio.
4. Deve acomodar uma variedade de tipos de orçamento: Orçamentação Detalhada, Orçamentação de Amortizações, Orçamentação por Categorias e Colaboradores, Reafectações Percentuais e Transferências Orçamentais Departamentais.
5. Os utilizadores devem poder trabalhar offline; deve ser um processo simples exportar contas orçamentais padrão para o MS-Excel e recarregar os dados no sistema através de uma importação numa fase posterior.
6. Os orçamentos e previsões devem poder ser registados em contas não financeiras (por exemplo, número de colaboradores e metros quadrados) e o orçamento financeiro ser gerado como resultado.
7. O administrador do sistema deve poder criar múltiplos esquemas de ecrã específicos para cada utilizador, definindo que dados são apresentados e que cálculos podem ser efectuados, criando assim experiências diferentes para diferentes grupos de utilizadores, específicas às suas necessidades.
8. Deve ser possível rever orçamentos e previsões em tempo real a qualquer nível da empresa durante o ciclo, permitindo que os utilizadores façam drill-down até ao detalhe sem necessitar de agregar dados fora do sistema.
9. O sistema deve permitir a flexibilidade de criar múltiplas versões de um orçamento e o workflow deve permitir o acompanhamento e a aprovação dos orçamentos ao longo do ciclo.
10. A segurança e o controlo de acessos devem ser facilmente configurados pelo administrador do sistema ao nível de cada utilizador, definindo quais os centros de custo que podem visualizar, que áreas do orçamento podem actualizar, quais os relatórios que podem executar e como serão apresentados os seus ecrãs. O administrador deve também ter a capacidade de definir políticas de palavras-passe e clonar utilizadores semelhantes.
A variedade e a escolha devem ser capacitadoras para as empresas, e não proporcionar mais complicações e confusão. Ao saber as coisas certas a procurar e as perguntas certas a colocar, pode garantir que obtém exactamente o que necessita dentro do seu intervalo de preços.
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