Está na hora de modernizar o seu processo de orçamentação e previsão
Preso no inferno das folhas de cálculo?
Quanto tempo demora a sua empresa a preparar o seu orçamento anual — duas semanas? Seis semanas? Dois meses? Três meses? E numa escala de «passeio no parque» a «nadar em águas infestadas de tubarões», quão stressante é o processo?
Se a sua resposta for seis semanas ou mais, apostamos que o processo também é stressante e desagradável. Para algumas actividades humanas, um ritmo mais lento significa mais lazer e tempo para reflectir; a orçamentação NÃO é uma dessas actividades. Se um orçamento demora muitas semanas ou meses a concluir, não é porque alguém está a fazer fácil, mas sim porque está preso num ciclo de pesadelo de dificuldades na recolha de dados, disputas, atrasos, pedidos de mais informações e conflitos de versões de folhas de cálculo.
A boa notícia é: não tem de ser assim. É possível encurtar o seu processo de planeamento e aprovação orçamental, na maioria dos casos para quatro semanas ou menos, tornando-o simultaneamente menos stressante, mais preciso e mais útil. A chave está em abandonar essas incómodas folhas de cálculo em favor de uma única fonte de informação centralizada que facilita a localização e partilha de informação precisa com todos os que dela necessitam.
Não nos enganemos — as folhas de cálculo são uma ferramenta fantástica e servem muito bem muitas pequenas empresas e empresas em fase inicial. Mas, a certa altura na vida de cada organização, começam a ultrapassar a sua utilidade e, como qualquer outra ferramenta inadequada ao propósito, podem começar a causar mais problemas do que resolvem. Problemas como captura de dados incorrecta, conflitos de versões, ligações quebradas e confusão e mal-entendidos dos utilizadores.
Eis o que é possível em alternativa: a informação orçamental é guardada numa única base de dados à qual todos os gestores de linha têm o acesso necessário para consultar os seus gastos anteriores e propor novos orçamentos. A interface é fácil de utilizar, para que não se sintam intimidados e sobrecarregados pela tarefa, havendo menos tentação de procrastinar. Assim que os seus números são introduzidos, o departamento financeiro e os seus responsáveis podem consultá-los e questioná-los se necessário — até ao nível de itens individuais. Não há longas cadeias de e-mails com múltiplos anexos, apenas uma base de dados única com comentários e anexos incorporados. A proposta orçamental de cada departamento é submetida a tempo e a aprovação é rápida; se o orçamento não for aprovado, os gestores de linha sabem porquê e podem fazer propostas alternativas.
Como resultado, os departamentos sentem maior sentido de propriedade dos seus orçamentos e autonomia para tomar melhores decisões financeiras. Se a situação mudar, conseguem actualizar os seus orçamentos em tempo real — e o departamento financeiro recebe um alerta antecipado das alterações, em vez de só ficar a saber meses depois quando os valores reais são finalizados. O departamento financeiro também fica liberto para tarefas mais estratégicas, como análise de rentabilidade e planeamento proactivo.
No final, migrar para um sistema dedicado de orçamentação e planeamento financeiro significa que cada fase de planeamento orçamental é mais curta — mas também que a orçamentação é contínua, tornando toda a empresa mais ágil e adaptável às condições de mercado em mudança.
Por isso, se ainda está preso no inferno das folhas de cálculo — não tem de continuar assim. Descubra o que o IDU pode oferecer.
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