Não era o que esperava ouvir de alguém que fundou e dirige uma empresa de software de orçamentação, previsão e reporting financeiro, pois não? Mas é verdade.' Para muitas pequenas e médias empresas, as folhas de cálculo são a ferramenta ideal para as atividades de planeamento e análise financeira. São familiares, já tem acesso a elas sem custo adicional, e são' imensamente poderosas.
O importante é que realize atividades de planeamento e análise financeira. Estas são fundamentais para capacitar a sua organização a tomar decisões e planos baseados em dados, fornecendo contributos estratégicos essenciais. É isto que permite à sua liderança conduzir com sucesso uma empresa em tempos de volatilidade, que são particularmente traiçoeiros para as PME.
As folhas de cálculo são um excelente ponto de partida para estas atividades e serão provavelmente mais do que adequadas durante algum tempo. Mas a determinada altura, as folhas de cálculo tornar-se-ão vítimas do seu próprio sucesso e não conseguirão escalar à medida que cresce. À medida que mais pessoas na sua organização precisam de contribuir com dados financeiros, surgirão erros e múltiplas versões da verdade. Isto vai abrandá-lo, pois gastará mais tempo na recolha, validação e gestão de múltiplas folhas de cálculo, e menos tempo em atividades estratégicas como análise e planeamento de cenários.
Se surgirem múltiplas versões da verdade, a confiança na análise resultante diminuirá e a sua liderança deixará de confiar nas informações que lhe apresenta. Além disso, à medida que os seus dados se tornam mais complexos — sem uma versão canónica clara — o planeamento ficará cada vez mais difícil à medida que tenta navegar pelas inconsistências.
Entretanto, um ambiente empresarial em rápida aceleração já exige previsões em dias, não em semanas, e orçamentos em semanas, não em meses. Não haverá tempo para persuadir gestores financeiros e não financeiros a introduzir os seus dados, e depois consolidar esses dados para garantir que são' consistentes e fiáveis para produzir as análises e informações de que necessita.
Não há dúvida de que, a determinada altura, precisará de passar das folhas de cálculo para outra solução.
E é aqui que, até há pouco tempo, as PME chegavam a um beco sem saída. As alternativas às folhas de cálculo eram tipicamente ferramentas FP&A de nível empresarial, instaladas no local, que requeriam meses de instalação, personalização e integração, com o apoio de uma equipa de consultores. Além do preço exorbitante que acompanhava tudo isto.
De volta às boas e velhas folhas de cálculo? Ou abandonar completamente as atividades FP&A.
Felizmente, já não. O crescimento da computação em cloud e a procura de ferramentas FP&A adequadas para PME impulsionou o surgimento de uma nova geração de software de contabilidade, fornecido em modo SaaS, ideal para empresas que superaram as folhas de cálculo.
Hoje, as ferramentas FP&A baseadas em cloud reúnem toda a complexidade dos serviços de nível empresarial e entregam-nos num formato standard, via internet, que permite às PME começar rapidamente e sem a ajuda de consultores dispendiosos. Como o software é acedido através da internet, não é necessário investimento em tempo e dinheiro para servidores no local ou para manutenção e atualizações contínuas. E as PME pagam apenas pelo que precisam, podendo aumentar ou diminuir o acesso de utilizadores conforme as suas necessidades.
Isto dá às PME a mesma capacidade das grandes organizações para orçamentar, prever e reportar. Os dados são fiáveis porque todos trabalham com o mesmo conjunto de dados, com salvaguardas para inconsistências e discrepâncias, e cópias de segurança para garantir a continuidade do negócio. Os dados estão num formato consistente, disponíveis em tempo real, onde quer que sejam necessários e em qualquer dispositivo. E idealmente, a interface de utilizador é acessível e compreensível por todos, incluindo gestores não financeiros, tornando a introdução de informações e o acesso a informações contextuais simples.
E o mais importante, isto liberta os profissionais de FP&A da manutenção de dados para fazer as coisas que acrescentam valor à sua organização e os posicionam como consultores estratégicos do negócio.
Por isso, comece com folhas de cálculo e use-as durante o tempo que precisar. Desde que esteja a realizar atividades FP&A. E quando chegar o momento de subir de nível, procure um serviço baseado em cloud que lhe permita concentrar-se nas coisas certas.
Publicado em AccountingWeb - outubro de 2022