Fala-se tanto de disrupção digital hoje em dia que é fácil esquecer que um dos perturbadores mais significativos de todos tem estado silenciosamente no nosso ambiente de trabalho há três décadas. Sim, o modesto software de folha de cálculo, muito provavelmente o Microsoft Excel.
E embora os meus dias em contabilidade remontem à época do comptómetro, mal me lembro de uma época em que as folhas de cálculo eram literalmente folhas de papel espalhadas pela minha secretária!
E ainda bem. Estremece-me pensar como seria a vida dos contabilistas e das empresas sem as múltiplas capacidades que as folhas de cálculo nos oferecem. Especialmente no mundo atual centrado nos dados. Desde efetuar rapidamente cálculos aritméticos com múltiplas linhas, colunas e separadores de valores, a compilar informações de várias fontes, a executar cenários com dados diferentes, a analisar dados graças a tabelas dinâmicas e macros, e até executar pequenos programas. As folhas de cálculo são verdadeiramente os nossos cavalos de batalha dos dados.
Não é portanto surpreendente que as folhas de cálculo tenham escapado do departamento financeiro e sejam muitas vezes a forma como as finanças e o resto da empresa comunicam entre si. É bastante curioso como toda a gente, quer o faça na prática quer não, se espera que tenha algum nível de conhecimento de Excel. Os designers não esperam que os outros consigam usar o Photoshop, por exemplo.
No entanto, qualquer função é esperada que preencha formulários de reclamação de despesas em folha de cálculo, atualize uma previsão com valores para o ano seguinte, ou aplique um novo orçamento ajustado a uma economia difícil.
Mas tristemente a folha de cálculo tornou-se também vítima do seu próprio sucesso. Várias coisas acontecem tipicamente quando as folhas de cálculo atingem uma massa crítica em termos de utilizadores, dados ou ambos. As folhas de cálculo tornam-se cada vez maiores, mais e mais complexas, cada vez mais propensas a falhas, e certamente menos fiáveis em termos de precisão. Apenas o autor inicial compreende a lógica de como foi criada, e se essa pessoa sair da empresa, esse conhecimento vai com ela.
Entretanto, à medida que mais pessoas não financeiras contribuem para a folha de cálculo, o controlo de versões é abandonado, as pessoas fazem coisas que só fazem sentido para elas, incluindo somar os seus valores com uma calculadora e digitar os montantes finais diretamente na folha de cálculo como texto simples. (Acontece!) As coisas acontecem manualmente, lentamente, e os erros vão-se acumulando: o efeito dominó de uma única vírgula mal colocada pode ser catastrófico, e tão difícil de encontrar como uma agulha num palheiro.
De repente, a sua folha de cálculo já não lhe poupa tempo ou dinheiro, nem lhe oferece uma visão precisa e atualizada das informações críticas de negócio. Tornou-se antes uma pedra ao pescoço que o pesa e o coloca em risco.
Um estudo de 2015 obteve uma visão sem precedentes da extensão deste problema. Utilizando mais de 15 000 folhas de cálculo da Enron Corporation como conjunto de dados, o estudo mostrou que:
- 24% das folhas de cálculo com pelo menos uma fórmula continham um erro, e destas, seis em dez tinham células dependentes;
- 76% das folhas de cálculo utilizavam as mesmas 15 funções — mal aflorando a superfície das capacidades do Excel.
- Um em cada dez e-mails enviados incluía ou referenciava folhas de cálculo, e os erros e atualizações das mesmas eram muitas vezes o ponto de discussão.
Não acha que é altura de parar de sobrecarregar a folha de cálculo já tão trabalhada? E de deixar de exigir, ou esperar, que os gestores não financeiros se ponham a par do pensamento financeiro: afinal de contas, as folhas de cálculo digitalizam as funções financeiras existentes, mas não as desmistificam necessariamente para o resto da organização.
A solução não está, no entanto, em fechar fileiras. Há muito que defendo que a melhor forma de obter as informações certas e a adesão da empresa, especialmente na época do orçamento e da previsão, é descentralizar esta função para a linha da frente operacional. E a única forma de isso acontecer é dar aos gestores não financeiros ferramentas intuitivas e fáceis de usar, que não exijam que compreendam o que se passa por baixo do capô. É muito mais importante que consigam definir e gerir os seus próprios orçamentos, com espaço para ser ágeis e responsivos às condições de mercado em mudança, do que navegar e compreender folhas de cálculo pesadas.
A boa notícia é que isto liberta também o departamento de contabilidade. Em vez de procurar agulhas em palheiros, ou fazer engenharia inversa das formas bizarras como as pessoas usaram o Excel, podemos voltar as nossas mentes para atividades mais estratégicas e de maior impacto.
Talvez seja hora de dar uma ajuda à folha de cálculo sobrecarregada?
Publicado no Accountingweb a 25 de outubro de 2017 https://www.accountingweb.co.uk/community/blogs/kevin-philips/spreadsheets-victims-of-their-own-success
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