Na corrida para fazer mais, mais depressa, pare um momento para pensar no que fazemos, como o fazemos e porquê. E questione se existe uma forma melhor, mais otimizada e mais orientada para o futuro de obter resultados. E depois pergunte como a tecnologia nos pode ajudar.
Embora a discussão em torno da automatização e da inteligência artificial (IA) no mundo da contabilidade já fervilhasse há alguns anos (com algum pânico sobre os robôs a substituírem-nos), a pandemia forçou-a para o centro das atenções. Com os contabilistas a necessitar de apoiar as empresas em períodos de mudança rápida e imprevisível, o argumento para automatizar os nossos processos de modo a acelerar e melhorar as nossas operações financeiras nunca foi tão forte. Mas, na corrida para obter vantagem competitiva através da automatização, não negligencie a reflexão sobre a validade e a relevância desses processos subjacentes.
O cavalo de batalha da automatização
A IA é a tecnologia que domina as manchetes e captura a imaginação com imagens do Exterminador. Mas é a automatização o verdadeiro cavalo de batalha de qualquer estratégia de digitalização, e é ela que lança as bases para uma estratégia de IA eficaz. Em termos gerais, a automatização de tarefas banais e repetitivas contribui para estruturar os seus dados de forma a possibilitar uma estratégia de IA. Para que a inteligência artificial cumpra a sua função — aprender e raciocinar à semelhança da inteligência humana — precisa de ser treinada com dados bons, limpos e em tempo real. É aí que entra a automatização.
Para além de ser um precursor de uma estratégia de IA completa, a automatização traz benefícios adicionais para as empresas, incluindo a velocidade com que os processos anteriormente manuais podem agora ser executados. Os seus dados estão sempre precisos, atualizados e no lugar certo. Idealmente, estão armazenados na cloud para permitir o acesso a partir de qualquer lugar e a colaboração em tempo real. E a utilização de tecnologia de ponta com APIs abertas — basicamente, programas que comunicam entre si — significa que o seu software de contabilidade pode integrar-se e conectar-se de forma transparente com software de outras áreas da organização, trazendo mais eficiência e precisão.
Os seres humanos são excelentes em muitas coisas, mas executar tarefas banais, minuciosas e repetitivas a alta velocidade sob pressão não é uma delas. Se esta descrição lhe fez imediatamente pensar num fecho mensal ou anual em contabilidade, começará a perceber como a automatização pode ajudar os contabilistas, libertando-nos para trabalhos mais criativos e estratégicos, de forma a acrescentar mais valor às nossas empresas e clientes. Identifique as tarefas frequentes, repetitivas e com muita interação manual como ponto de partida para pensar na automatização. Ou melhor ainda, pergunte às suas equipas. Elas sabem exatamente quais as tarefas que são dolorosas e aborrecidas.
Mas este é o pensamento sobre automatização pré-pandemia. Agora que estes últimos 12 meses aconteceram, o caso para a automatização passou de muito convincente para uma questão de sobrevivência. Por exemplo, uma das consequências da pandemia para os contabilistas foi o fim do exercício financeiro de 365 dias. Os CFOs começaram a implementar ciclos orçamentais trimestrais, e até mais frequentes, de forma a tentar manter previsões revistas que refletissem a realidade do ambiente empresarial atual — tanto os desafios como as oportunidades. Estes ciclos de previsão trimestrais ou mesmo mensais eram apoiados por sessões de revisão semanais e pela necessidade de reiniciar previsões de um dia para o outro em resposta ao nível dramático de mudança que enfrentávamos.
Os processos vestigiais
A dura realidade era que os processos e procedimentos subjacentes precisavam de mudar para o conseguir, mesmo com o poder da automatização. E isto leva-me ao meu ponto principal: não utilize a automatização para fazer maus processos funcionarem mais depressa. Por exemplo, se um processo requer 10 etapas quando realizado por um humano, considere se uma máquina pode fazê-lo em dois. Questione se algumas dessas etapas "essenciais" são o equivalente procedimental de um ícone de disquete a ser utilizado para indicar a função de guardar. Pergunte a um Millennial se alguma vez usou uma disquete ou se chegou a ver uma na vida real e perceberá que resquício tecnológico é esse — no entanto, nunca o questionamos.
Alguns dos seus processos estão sobrecarregados de etapas que existem apenas por hábito? Repense-os agora. E se olharmos para como mudámos a nossa forma de trabalhar no último ano, é perfeitamente possível subverter os supostos alicerces das funções contabilísticas. Veja o teletrabalho e as videoconferências a substituir as reuniões presenciais. Em nenhum destes casos automatizámos a antiga forma de trabalhar porque fisicamente não podíamos; em vez disso, encontrámos novas formas de fazer as coisas.
Além disso, mesmo quando falamos de máquinas "a fazer o trabalho dos humanos", não é uma comparação equivalente. As máquinas não se podem levantar e ir à impressora, mas também não precisam de imprimir um documento para o verificar, por exemplo. Por isso, automatize os seus processos contabilísticos, com certeza, mas automatize as coisas certas da forma certa.
Há doze meses, poderia ter dito que dedicar tempo a rever os seus processos prepararia o seu investimento em tecnologia e a sua empresa para o futuro, tornando-os ágeis e responsivos num mundo digitalizado.
O mito da preparação para o futuro
Hoje, porém, muitas promessas de preparação para o futuro são risíveis. Como planeta, o último ano apresentou-nos uma série contínua de acontecimentos excepcionais — eventos únicos na vida — quase todas as semanas. Isto tornou impossível a realização de planeamento de cenários. Tudo o que tinha acontecido antes, que normalmente teria informado as hipóteses e decisões futuras, era nulo e sem efeito.
Mas espere, a IA ao resgate, certo? A IA é muito, muito melhor a detetar padrões do que o cérebro humano. E, graças à automatização, todos os nossos dados estarão atualizados, precisos e corretamente formatados para alimentar a máquina de IA, deixando-a fazer o trabalho pesado de prever cenários futuros com base numa série de tendências e hipóteses atuais.
Infelizmente não. Qualquer IA que aprenda com dados recolhidos em 2020 terá uma perceção muito distorcida do que é típico. E o mesmo se pode dizer dos dados de 2021. E, quando finalmente chegarmos a alguma semelhança de estabilidade, esperemos que em 2023, esta "normalidade" será sem dúvida muito diferente do que era "normal" em 2019. São quatro anos de dados atípicos que tornam muito difícil, senão impossível, detetar padrões e prever tendências e resultados prováveis.
Assim, preparar a sua função contabilística para o futuro com tecnologia é um mito. Mas e torná-la capaz de encarar o futuro, lançando hoje as bases que lhe permitem a si, e às suas equipas, ser resilientes, flexíveis e ágeis? Isso incorpora a capacidade de aproveitar ao máximo as oportunidades e minimizar o impacto dos desafios, sejam eles quais forem. À medida que cada novo evento excecional surge, pode analisá-lo e determinar quais dos seus principais impulsionadores e hipóteses de negócio são afetados. Qual será o impacto nos seus volumes de vendas projetados? O que isso implica para o seu efetivo? O que é provável que aconteça à taxa de câmbio e à inflação?
O que há de belo nesta lógica é que o contabilista volta a estar no lugar do condutor. Já não tememos ser substituídos pela IA, mas recuperamos firmemente o papel de consultor de confiança para os negócios. Podemos acrescentar valor ao analisar mudanças e prever impactos em toda a empresa, agora e no futuro, que é exatamente aquilo para que fomos formados.
Publicado em AccountancySA - abril de 2021