O que faz quando o seu carro começa a andar um pouco lentamente, o consumo de combustível dispara ou o ar condicionado já não refresca como há um ano? Vai abandonar o seu carro na sucata mais próxima e comprar um novo?
Definitivamente não! Pede ao fabricante para verificar os problemas, otimizar as definições do veículo, fazer reparações e substituir peças para que o seu carro funcione tão bem, ou ainda melhor, do que há um ano.
Na verdade, antes de chegar a este ponto, faz revisões anuais para evitar que estes problemas surjam. A longo prazo, esta abordagem proativa poupa-lhe tempo e dinheiro e ajuda-o a tirar o máximo partido do seu carro, proporcionando-lhe uma experiência de condução otimizada.
Então porque é que, pergunto eu, quando se trata de software empresarial, tantas empresas fazem o equivalente a sucatear o seu carro ao primeiro sinal de problema? E ao fazê-lo, reduzem drasticamente o ROI que esperavam alcançar.
É inevitável que durante a vida útil de qualquer software precise de ser proativo para manter as coisas atualizadas e a funcionar de forma otimizada. Esta manutenção não se aplica apenas ao software em si, no entanto. A erosão do conhecimento significa que muitas vezes os seus colaboradores estão apenas a utilizar uma fração das capacidades do software. Assimilaram o que precisavam imediatamente no primeiro dia e esqueceram o resto. Depois, à medida que as pessoas mudam de funções ou as equipas se expandem e contraem, esse conhecimento parcial, juntamente com práticas desatualizadas ou incorretas, é transmitido aos colegas. Trabalhar remotamente não ajuda porque não é tão fácil dar uma palmadinha no ombro de alguém e descobrir como fazer algo.
Entretanto, mesmo que o seu software seja atualizado automaticamente graças à nuvem, os seus colaboradores não estão a par das novas funcionalidades e processos. Isto é outro golpe no seu ROI — estas atualizações são essencialmente extras em cima do seu investimento inicial, mas não está a beneficiar delas.
Tudo isto acumula-se e eventualmente chega à conclusão de que o seu software não consegue fazer o que precisa e que deveria substituí-lo. Claro que nada mais muda e num ou dois anos tem a mesma insatisfação com o software de substituição e está de volta à estaca zero. Em vez disso, uma abordagem proativa à manutenção e gestão de software pode garantir que está a tirar o máximo do seu software atual e que está a tomar uma boa decisão de negócio quando decide substituí-lo. Sugeria verificações de saúde anuais formalizadas e documentadas do software — tal como a revisão do seu carro — antes de enviar o seu software, e o ROI prometido, para a sucata.
Verificações de saúde anuais do software
Uma verificação de saúde anual do software com o seu fornecedor garantirá que o seu software ainda está atualizado, configurado e utilizado corretamente para os seus requisitos antes que os problemas surjam. Parte deste processo (embora recomende que esta seja uma prática ao longo do ano) é garantir que os seus utilizadores estão familiarizados com funcionalidades novas e recentemente necessárias para colmatar quaisquer lacunas de conhecimento. O seu fornecedor deve adaptar as suas novas funcionalidades aos seus requisitos — isso é certo — e se a sua oferta e os seus requisitos divergirem demasiado, pode tomar uma decisão informada sobre o futuro do software.
Publicado em ASA Magazine - julho 2022