A Sanlam Investments é uma das maiores empresas de gestão de investimentos da África do Sul e existe há quase um século. Oferece uma gama abrangente de produtos de investimento locais e offshore a investidores finais, planeadores financeiros e instituições. As suas opções de investimento incluem fundos de investimento geridos passiva e ativamente, fundos de cobertura e fundos de reforma segregados e coletivos.
A situação anterior
Em cada ciclo orçamental, Gino Schoeman, Diretor Financeiro da Sanlam Investments, recebia um orçamento individual preparado por cada um dos seus centros de custos numa folha de cálculo Excel. Tinha então de compilar toda essa informação reescrevendo ou copiando e colando cada um desses orçamentos num ficheiro de orçamento principal noutra folha de cálculo Excel.
O papel de um diretor financeiro é fornecer análise estratégica e orientação a uma empresa. Com demasiada frequência, o diretor financeiro acaba por passar enormes quantidades de tempo na administração da informação financeira; filtrando, classificando e transferindo volumes de números de diversas folhas de cálculo para uma visão única — na esperança de que os números que lhe são fornecidos estejam corretos.
«E se quiséssemos ver o orçamento consolidado em qualquer momento durante o ciclo orçamental, tinha de atualizar o orçamento principal com todos os orçamentos individuais novamente para obter um novo total», explica Schoeman.
A mudança
Em 2014, a Sanlam Investments tomou a decisão de avançar para uma solução holística que trataria da administração financeira, deixando-os com mais tempo para refletir e concentrar-se na informação valiosa que os valores orçamentais proporcionavam.
«A nova solução tinha de ser interativa, tinha de nos fornecer uma visão consolidada em tempo real, e múltiplos utilizadores tinham de poder trabalhar no sistema ao mesmo tempo», diz Schoeman. «Incumbimos o nosso departamento de TI de analisar todas as soluções possíveis e em julho de 2014, começámos a utilizar o IDU Financial Budgeting Module.»
Implementação
«O processo de implementação IDU decorreu muito facilmente», diz Schoeman. «Uma das razões para isso foi sem dúvida a excelente relação de trabalho criada entre a equipa IDU e a nossa equipa financeira. Tinham uma excelente compreensão das nossas necessidades e a trabalhar em conjunto, as equipas mantiveram-se no caminho certo ao longo de todo o processo e cumpriram os prazos de entrega.»
A diferença
A poupança de tempo foi substancial. «Os orçamentos consolidados estão agora disponíveis quando precisamos deles. Em qualquer fase do processo orçamental, podemos ver qual é o orçamento total. O IDU também eliminou a possibilidade de erros provenientes de fórmulas e ligações de folhas de cálculo Excel.»
«A solução IDU melhorou o nosso reporting financeiro e o nosso processo orçamental», diz Schoeman. «Como benefício adicional, o agrupamento de diferentes níveis de resumo permite-nos agrupar centros de custos de negócio que não estão na mesma entidade jurídica como um agrupamento e visualizar o resumo. Os responsáveis de centros de custos também podem utilizar o IDU para rever as suas despesas reais face aos orçamentos (relatórios de centros de custos) durante o ano.»
Todos os responsáveis de centros de custos e de negócio e o pessoal financeiro acharam o sistema útil e fácil de utilizar. Apreciam particularmente o facto de os valores reais serem atualizados em tempo real, permitindo-lhes acompanhar a sua posição em qualquer momento.
O veredicto
«O IDU é uma plataforma robusta, fácil de utilizar e estável que podemos altamente recomendar a qualquer empresa que procure encurtar os seus ciclos orçamentais, afastar-se dos potenciais erros nas folhas de cálculo e ter uma melhor visão diária sobre todo o seu orçamento», diz Schoeman.
#iduSoftware #implementationprocess #errorsinspreadsheets #consolidatebudgets #costcentres #actuals #RealTime #Reporting #iduConcept #financialbudgeting #Excel