Olha para trás com nostalgia para uma época em que o ano financeiro tinha 365 dias? Doze meses para ponderar mudanças e planear novas estratégias. Fazer corresponder o ciclo financeiro de uma empresa ao tempo que a Terra demora a orbitar o Sol é, afinal, um daqueles axiomas que descobrimos recentemente ser pura ficção. Hoje parece que cada nova manhã pode trazer um novo desafio e uma possível mudança de estratégia.
Veja o período de seis semanas a partir do início de dezembro de 2020. Em todo o mundo, as coisas mudaram radicalmente inúmeras vezes. Países passaram de economias e sociedades aparentemente abertas para segundo e terceiro confinamentos, muitas vezes de um dia para o outro. Isso foi catastrófico para alguns setores e empresas já abalados após quase um ano de resposta à pandemia, mas também apresentou oportunidades para as empresas suficientemente ágeis para as aproveitar.
Compare isso com os seus ciclos orçamentais e de planeamento, que, em maior ou menor grau, provavelmente ainda estão alinhados com a nossa circumnavigação anual coletiva em torno do Sol. Refiro-me tanto à cadência com que realizamos os nossos exercícios financeiros como ao tempo que demora a prepararmo-nos para esses marcos.
Ainda demora alguns meses penosos a lidar com folhas de cálculo e a orientar gestores não financeiros ao longo do processo para consolidar os seus orçamentos cada ano? Mas é só uma vez por ano, diz a si próprio todos os anos, por isso vamos aguentar.
Hoje, os CFO sugerem que mesmo os ciclos orçamentais trimestrais não são suficientemente frequentes para reagir e ajustar adequadamente ao ritmo das mudanças no mundo. Esses mesmos CFO perceberam que tentar prever o que vai acontecer a seguir é um jogo para tolos. Em vez disso, estão a concentrar-se em aumentar a sua capacidade de adaptação à mudança, seja ela qual for.
Para isso, muitos estão a adotar uma cadência orçamental mais rápida — por vezes tão curta quanto quatro semanas — e a realizar sessões de revisão semanais. Além disso, uma vez tomadas as decisões, precisam da capacidade de rever os orçamentos de um dia para o outro após feedback da liderança e do conselho de administração. É isto que estes CFO afirmam que lhes dará a eles e às suas organizações a flexibilidade e agilidade para enfrentar tudo o que 2021 nos trouxer. Os orçamentos refletirão uma realidade quase em tempo real e mudarão em conjunto com o mundo. Além disso, a liderança terá dados oportunos e adequados para realizar o seu planeamento de cenários, com a capacidade de implementar rapidamente alterações no orçamento e nas operações.
Para ter alguma esperança de alcançar isto, os CFO precisam de reconhecer que a forma habitual de produzir orçamentos já não é adequada. Não há forma de o processo baseado em folhas de cálculo suportar esta cadência orçamental: seria necessário começar novos orçamentos antes de finalizar os anteriores para ter alguma esperança de se manter no prazo. E mesmo que conseguisse fazer milagres e de alguma forma fazer o impossível, estaria agora a repetir um processo desgastante quatro, seis ou mesmo 12 vezes por ano.
Entretanto, os CFO que repensaram e reconstruíram a sua abordagem de orçamentação e planeamento de cenários, e a suportaram com novos processos, procedimentos e tecnologia cloud amigável para gestores não financeiros, conseguem mudar de rumo instantaneamente. Têm dados padronizados e atualizados que podem facilmente ser consolidados numa única fonte de verdade e apresentados ao conselho de administração com pouca antecedência. E depois, quando as premissas mudam, são tomadas decisões estratégicas ou o mundo nos lança mais um imprevisto, os CFO e as suas equipas conseguem rever os seus orçamentos de um dia para o outro para apresentar esta nova realidade.
De repente, a sua empresa está novamente sincronizada com o mundo (bem, tanto quanto possível!), e pode ser ágil e responsivo às circunstâncias em mudança, permitindo-lhe aproveitar oportunidades e dar aos seus clientes o que precisam hoje, não o que precisavam no ano passado ou mesmo no mês passado. Além disso, incorporou a transparência e a comunicação bidirecional com o resto da sua organização nos seus processos financeiros. A comunicação é fundamental em tempos de incerteza, e agora com os processos e a tecnologia certos, as suas pessoas estão totalmente a par porque fazem parte da construção desse circuito com as informações que fornecem, as alterações e atualizações que sinalizam, e o retorno rápido de informações e orientações assim que as decisões são tomadas.
De certa forma, os CFO que já acertaram nisto inverteram a Lei de Parkinson. Em vez de o trabalho se expandir para preencher o tempo disponível para a sua conclusão, o tempo disponível para a conclusão do trabalho reduziu-se dramaticamente. Ao repensar a forma como o trabalho é feito, os CFO estão tanto a reduzir o tempo necessário para o realizar como a fazê-lo de uma forma adequada. E deram-se a liberdade de se adaptar a qualquer mudança, a qualquer momento.
Publicado em AccountingWeb - fevereiro 2021