À medida que o mundo se instala num confinamento por COVID-19 de duração indefinida, a maioria das pessoas que podem trabalhar a partir de casa está agora a fazê-lo. As ferramentas necessárias para esta nova forma de trabalhar estão a tornar-se familiares: as ações da Zoom dispararam a par das vendas de modems sem fios, conselhos para criar um posto de trabalho ergonómico em casa e vídeos de exercício online.
Por mais difícil e dolorosa que seja a pandemia, ela também nos apresenta uma oportunidade de testar e aperfeiçoar esta nova forma de trabalhar. Esta crise particular passará, mas haverá mais, sejam desencadeadas por inundações, incêndios, tempestades, greves ou mesmo novas pandemias. Na era das alterações climáticas, o mundo torna-se cada vez mais precário e incerto, e é sensato adaptarmo-nos ao que o futuro poderá exigir.
Mas o trabalho remoto não é apenas para tempos de crise. Há muito pouco a perder ao implementar sistemas que permitam aos nossos colaboradores trabalhar feliz e produtivamente a partir de casa ou de outros locais remotos, pelo menos parte do tempo. Eliminar as deslocações poderia reduzir simultaneamente o stress e a pegada de carbono. Uma vez que nos tornemos proficientes em reuniões online, poderíamos também reduzir os custos de escritório em locais dispendiosos e os custos de viagem.
Uma outra consequência inesperadamente positiva poderá ser um reconhecimento mais amplo e profundo de que as famílias são também partes interessadas nos nossos negócios. Agora que qualquer videoconferência pode ser interrompida por uma criança insistente, torna-se mais difícil manter a ficção de que a nossa vida fora do local de trabalho não existe. Muito depois de a ameaça imediata do coronavírus ter recuado, os locais de trabalho poderão colher um benefício duradouro ao acomodarem-se de forma mais flexível a quem precisa de conciliar o trabalho com a criação dos filhos ou o cuidado de familiares dependentes — o que, a longo prazo, somos quase todos nós.
O trabalho remoto pode, portanto, ser um benefício líquido. Mas para que funcione verdadeiramente, é necessário implementar sistemas adequados tanto para a tecnologia como para as pessoas. Os sistemas tecnológicos têm recebido muita atenção — já não há muito mais a dizer sobre continuidade de negócio, ambientes de trabalho virtual geridos, VPN e segurança de dados. Há menos orientação sobre como lidar com os aspetos humanos — no entanto, esta enorme mudança nos nossos hábitos de trabalho representa um desafio gigantesco.
A mudança mais óbvia é a remoção súbita da maior parte da atividade profissional não faturável e praticamente invisível que nem sequer parece trabalho. A transição para formas de trabalho mais isoladas fisicamente elimina todas as interações informais e não quantificadas que sustentam grande parte da cultura, da aprendizagem e do trabalho em equipa: as conversas espontâneas no corredor, após a reunião, a tomar café ou no canto dos fumadores.
A perda provavelmente será particularmente difícil para os membros mais extrovertidos e sociáveis da sua equipa, mas mesmo os introvertidos podem sofrer. Ser cortado dos ritmos e rotinas habituais do escritório pode dificultar a manutenção da produtividade, especialmente quando tudo o que nos rodeia sinaliza «estás num espaço de lazer».
Aprender a trabalhar remotamente implica, na verdade, aprender novas competências — desde lembrar de trocar o pijama até gerir uma reunião online. O estratega de TI Dion Hinchcliffe é um defensor da necessidade de desenvolver competências específicas para o trabalho remoto, incluindo a capacidade de coordenar o trabalho e escolher os melhores métodos de colaboração. Estas não se aprendem de um dia para o outro, mas nomear o facto de se tratarem de novas competências e fornecer listas de ferramentas aprovadas para tarefas específicas pode ajudar. As pessoas também precisam de ter tempo para aprender e experimentar — as equipas podem optar, por exemplo, por reservar tempo semanalmente para avaliar as suas ferramentas atuais, partilhar novos conhecimentos e considerar alternativas.
Para além das novas competências técnicas, este é também um momento em que as competências de gestão pessoal e interpessoal estão a ser testadas ao limite. Isto pode manifestar-se de muitas formas: menor produtividade, dificuldade em manter o foco, mudanças de humor, isolamento, entre outros. A atenção à saúde mental dos colaboradores é particularmente importante — as pessoas provavelmente precisarão de tempo para se adaptar. Pode também ser útil tornar o escritório remoto o mais semelhante possível ao escritório habitual: algumas empresas instituíram o chá virtual, por exemplo, e outras têm fóruns onde os colaboradores podem partilhar dicas e estratégias úteis, nomeadamente sobre como gerir interrupções ou desligar no final do dia.
No final, os próximos meses serão um teste à nossa capacidade de abraçar e adaptar à mudança. Permaneçamos flexíveis, focados na aprendizagem, e continuemos a melhorar.
Publicado em ITWeb - abril 2020