O trabalho remoto recebeu um impulso sem precedentes nas últimas semanas, à medida que o mundo entra numa fase de semi-quarentena. Sem saber quanto tempo isto poderá durar, podemos considerá-lo produtivamente como uma oportunidade para testar e aperfeiçoar novas formas de trabalhar. Esta crise particular passará, mas apenas um insensato apostaria que não haverá outra, provavelmente mais cedo do que tarde. Quer os nossos desafios venham sob a forma de inundações, incêndios, nevões, greves ou pandemias, certamente virão — e quando chegarem, apoiar o trabalho remoto é uma forma de mitigar as consequências.
Também não devemos pensar apenas no trabalho remoto em tempos de crise. Implementar sistemas que permitam aos colaboradores trabalhar feliz e produtivamente a partir de casa ou de outros locais remotos, pelo menos parte do tempo, poderá reduzir simultaneamente o stress e a pegada de carbono, ao diminuir drasticamente o tempo gasto em deslocações. Poderá ainda reduzir os custos de escritório em locais dispendiosos, diminuir os custos de viagem e aliviar a carga de quem precisa conciliar o trabalho com a criação dos filhos ou o cuidado de familiares dependentes.
O trabalho remoto pode, portanto, ser um benefício líquido. Mas para que funcione verdadeiramente, é necessário implementar sistemas adequados tanto para a tecnologia como para as pessoas.
No lado tecnológico, o primeiro pré-requisito é um acesso remoto seguro e fiável a todos os sistemas de que os colaboradores necessitam para realizar o seu trabalho. Isto significa proteger tanto os sistemas como os dados, talvez através de um VPN ou localizando o máximo possível em serviços de nuvem bem geridos e com credenciais de segurança sólidas. É também importante que todos disponham de dispositivos adequados para o acesso — um computador doméstico antigo poderá não estar à altura, por exemplo, pelo que poderá valer a pena investir em computadores portáteis para todos, ou implementar um dos serviços de ambiente de trabalho remoto cada vez mais sofisticados. Para evitar fazer disparar os custos de suporte e anular todos os potenciais ganhos de produtividade, certifique-se de que as soluções são fáceis de utilizar — o que pode implicar oferecer um menu a partir do qual os utilizadores individuais possam escolher as suas ferramentas preferidas.
Estes ajustes infraestruturais precisam de ser apoiados por políticas claras, devidamente explicadas. Pode também ser útil disponibilizar guias de início rápido e canais de suporte entre pares. Muitas chamadas ao suporte técnico oficial são evitadas porque toda a gente conhece aquela pessoa no escritório que provavelmente sabe resolver o problema. Quando já não é possível dirigir-se à secretária desse utilizador experiente e perguntar «Ei, Jo, sabes como...?», outro canal precisa de ficar disponível.
Isto leva-nos à segunda dimensão, provavelmente mais desafiante, do escritório remoto: apoiar as pessoas. A transição para formas de trabalho mais isoladas fisicamente elimina todas as interações informais e não quantificadas que sustentam grande parte da cultura, da aprendizagem e do trabalho em equipa: as conversas espontâneas no corredor, após a reunião, a tomar café ou no canto dos fumadores. A perda provavelmente será particularmente difícil para os membros mais extrovertidos e sociáveis da sua equipa.
Mesmo aqueles mais introvertidos que ficam entusiasmados com a perspetiva de menos interação social podem encontrar-se inicialmente perdidos quando cortados dos ritmos e rotinas habituais do escritório. É fundamental reconhecer que nem toda a atividade produtiva parece trabalho à superfície, e criar espaço e tempo oficiais para conversas informais.
O estratega de TI Dion Hinchcliffe refere a necessidade de desenvolver competências específicas para o trabalho remoto, incluindo a capacidade de coordenar o trabalho e escolher os melhores métodos de colaboração. Estas não se aprendem de um dia para o outro, mas nomear o facto de se tratarem de novas competências e fornecer listas de ferramentas aprovadas para tarefas específicas pode ajudar. Dê às pessoas tempo para aprender e experimentar e encoraje as equipas a reservar tempo para uma avaliação focada e partilha de conhecimentos. Um fórum onde os colaboradores possam partilhar dicas e estratégias úteis, por exemplo sobre como gerir interrupções ou desligar no final do dia, é também valioso. Tudo o que torne o escritório remoto mais semelhante ao escritório a que as pessoas estão habituadas ajudará.
No final, os próximos meses serão um teste à nossa capacidade de abraçar e adaptar à mudança. Permaneçamos flexíveis, focados na aprendizagem, e continuemos a melhorar.
Publicado em AccountingWeb- março 2020