Duvido que alguma empresa recuse a oportunidade de reduzir despesas operacionais, mas isso é especialmente crítico para as organizações sem fins lucrativos (NFP). Quanto menos uma NFP gasta em administração e operações, mais fundos são canalizados para a prestação dos serviços e resultados pretendidos. Hoje, mais do que nunca, a escassez de recursos coloca estas organizações sob pressão para prestar contas de todos os aspetos das suas operações, em especial a sua prestação de serviços e gestão financeira.
Os contabilistas também estão sobrecarregados e espera-se que façam mais com menos. No entanto, têm ainda de gerir uma série de desafios e requisitos para assegurar uma gestão financeira eficaz:
- O planeamento pode ser moroso e complexo, especialmente se depender de folhas de cálculo
- A colaboração e a comunicação com todas as áreas relevantes da NFP são fundamentais para uma orçamentação eficaz. Promovem a precisão, a responsabilidade e a prestação de contas. Mas a falta de experiência e conhecimento financeiro entre os gestores não financeiros pode causar resistência, atrasos na recolha de dados e possíveis erros.
- Os colaboradores são fundamentais para a sua prestação de serviços e uma das suas maiores despesas. Um planeamento e reporting de pessoal precisos são essenciais para alocar eficazmente os recursos e monitorizar os custos.
- A previsão de receitas é outro requisito crítico para obter uma visão precisa do financiamento governamental recebido, receitas operacionais, subsídios e doações — a seiva vital de qualquer NFP.
A previsão de receitas hoje
Como todos recentemente experienciámos, as fontes de financiamento podem ser perturbadas a qualquer momento, levando a ciclos de receitas muito imprevisíveis e disponibilidade de recursos variável. Sem as ferramentas adequadas para rever as previsões de forma rápida e eficiente, ou a capacidade de modelação para executar cenários "hipotéticos", esta volatilidade pode tornar a orçamentação e a previsão com alguma certeza uma tarefa quase impossível.
Reporting financeiro para NFPs
Como se estes desafios não fossem suficientes para o contabilista sobrecarregado, o reporting financeiro para NFPs pode ser extremamente complexo, variando para diferentes partes interessadas como a gestão, o governo ou os doadores. Complexidade e pressão adicionais surgem de pedidos de informações diferentes em vários formatos e prazos.
Como pode a IDU ajudar?
Automatizar o planeamento financeiro, a orçamentação e o reporting com uma ferramenta de planeamento de excelência como a IDU melhorará a colaboração, encurtará os ciclos orçamentais e reduzirá dramaticamente o encargo administrativo da sua equipa. Ao mesmo tempo, alcançará precisão, transparência e prestação de contas a um nível muito superior.
IDU capacita as organizações sem fins lucrativos a impulsionar a eficiência e a poupança através do seu ambiente colaborativo, intuitivo, baseado na web e em tempo real:
- Vários gestores podem trabalhar no orçamento simultaneamente utilizando o mesmo conjunto de pressupostos, resultando numa única versão da verdade imediatamente visível para a gestão de topo.
- Funcionalidades financeiras complexas, como a orçamentação de remunerações de colaboradores e prestadores de serviços, são simplificadas para o utilizador não financeiro.
- IDU disponibiliza uma funcionalidade de apontar e clicar para interrogar dados reais face a informações de orçamento ou comparativas do ano anterior, e a capacidade de registar comentários de análise de variações.
O planeamento e a previsão plurianuais são facilitados através de conjuntos fiscais integrados, permitindo orçamentação com o nível de detalhe necessário, até cinco anos num único ecrã. E a Modelação Financeira permite orçamentação baseada em drivers para múltiplos exercícios fiscais e cenários, permitindo alterar pressupostos e ver imediatamente o impacto nas receitas, despesas e fluxo de caixa.
A Funcionalidade de Orçamentação de Projetos permite a decomposição de custos, inicialmente a um nível elevado e com a capacidade de analisar e alocar esses custos a níveis inferiores à medida que o projeto avança. Também permite à equipa financeira identificar e gerir financiamentos de doadores dentro dos projetos.
O Reporting IDU simplifica o reporting a departamentos governamentais ou doadores em áreas como subsídios. As comparações podem ser feitas com base no mês corrente, no acumulado do ano ou na análise de variações face ao orçamento, previsão, valores reais de anos anteriores ou qualquer conjunto de informações comparativas disponível. As poderosas capacidades de análise detalhada do módulo de reporting do IDU permitem a análise de valores através de vários níveis, até centros de custos individuais e rubricas contabilísticas, com a capacidade de registar comentários detalhados.
Uma gestão financeira sólida e o acesso a dados financeiros de confiança em tempo real estão no coração da viabilidade e do sucesso a longo prazo de uma NFP. A IDU compreende a importância de fazer cada cêntimo contar, e a nossa solução económica e a nossa equipa especializada estão aqui para o apoiar, para que possa concentrar-se em criar impacto através da sua missão.