Uma pedra angular do planeamento financeiro e da orçamentação — o ano financeiro — chegou, argumentavelmente, ao fim do seu ciclo de vida. Hoje, ouvimos CFOs afirmar que mesmo os ciclos orçamentais trimestrais não são suficientemente frequentes para corrigir o rumo face a mudanças rápidas e inesperadas.
Hoje, os CFOs mais visionários adotaram um ritmo orçamental muito mais rápido — por vezes tão curto quanto quatro semanas — apoiado por sessões de revisão semanais. Além disso, revêem os orçamentos de um dia para o outro após receberem feedback da liderança e do conselho de administração, apresentando novas figuras com base em pressupostos atualizados já no dia seguinte, acelerando tremendamente o processo de tomada de decisão.
Como é fácil imaginar, estes CFOs não estão a apoiar este ritmo orçamental acelerado com os mesmos processos financeiros que sempre utilizaram. Certamente não estão a fazer a frustrante dança das folhas de cálculo, tentando extrair números de gestores não financeiros. Tentar fazê-lo seria uma missão impossível: teriam de começar a trabalhar nos orçamentos seguintes antes de finalizar os anteriores, pois a abordagem tradicional simplesmente demora demasiado.
Em vez disso, ao repensar e reestruturar a abordagem à orçamentação e ao planeamento por cenários, e ao apoiá-la com novos processos, procedimentos e tecnologia cloud acessível a gestores não financeiros, os CFOs conseguem uma agilidade notável. Podem obter figuras atualizadas e normalizadas que são facilmente agregadas numa única fonte de verdade e apresentadas ao conselho de administração com pouca antecedência. E quando os pressupostos mudam, se tomam decisões estratégicas, ou o mundo nos lança mais uma surpresa, os CFOs e as suas equipas podem rever os orçamentos de um dia para o outro para apresentar esta nova realidade.
Adicionalmente, uma consequência muito bem-vinda desta abordagem atualizada é o aumento da transparência e da comunicação com o resto da organização que está integrado nesta forma de trabalhar. Em períodos de mudança rápida e agitação, manter linhas de comunicação claras e bidirecionais com a organização é fundamental. A gestão precisa de tranquilizar as pessoas, mesmo que a mensagem seja «ainda não sabemos, mas estamos a trabalhar para descobrir», «não temos certeza, mas é nisto que estamos a pensar» ou «são estes os aspetos que consideramos importantes — o que acha?» Igualmente importante, a liderança precisa de aproveitar as observações das pessoas na linha da frente, o que lhes permitirá tomar melhores decisões e identificar oportunidades rapidamente.
Sendo a mudança a única certeza na vida e nos negócios, é vital tornar a organização tão resistente à mudança quanto possível. Para os contabilistas, isso significa dizer adeus ao ciclo tradicional do ano financeiro e às antigas formas de trabalhar. É necessário tornar a missão possível com formas de trabalhar mais ágeis e adequadas, sustentadas pelas ferramentas e processos necessários para o conseguir.
Abraçar a mudança
O poeta escocês Robert Burns escreveu: «Os melhores planos dos ratos e dos homens frequentemente falham.» Nunca isso foi tão verdade quanto hoje. Vivemos um ano de mudanças rápidas, dramáticas, por vezes ilógicas e erráticas que nos deixou a todos abalados. Os planos, previsões e pressupostos que fizemos no início de 2020 parecem hoje contos de fadas. Temos pouca escolha senão abraçar a incerteza em vez de resistir a ela, e encontrar as oportunidades que existem para dar aos nossos clientes o que precisam hoje — não o que precisavam no ano passado ou mesmo no mês passado.
Publicado em AccountancySA - março de 2021