No meu artigo de maio sugeri que um dos maiores desafios à inovação e ao progresso empresarial é simplesmente encontrar tempo para pensar, pesquisar, experimentar e desenvolver novas ideias.
A noção de reservar 20% do tempo, à maneira da Google, é um sonho impossível para a maioria. Por isso pensei que seria interessante perceber o que mantém os profissionais de finanças tão ocupados.
Para isso realizámos um inquérito rápido a gestores e administradores financeiros em diversas indústrias para descobrir o que ocupa o seu tempo, impedindo-os de criar espaço para reflexão estratégica.
Os três principais ladrões de tempo no período de orçamento/previsão foram as investigações ou consultas na fonte, dados incompletos ou incorretos, e processos manuais; enquanto os três principais ladrões de tempo no fecho mensal foram a compilação de relatórios, processos manuais, e investigações ou consultas na fonte. Os três principais ladrões de tempo noutros momentos foram pedidos de relatórios ad hoc, gestão de crises, e outros pedidos de informação ad hoc.
Curiosamente, mas talvez não surpreendentemente, não havia um único ladrão de tempo, o que talvez aponte para a complexidade do mundo real atual, e mostra que não existe uma solução milagrosa – as empresas precisam de uma solução que aborde de forma abrangente uma teia de desafios.
De forma alarmante, os processos manuais figuram nos três primeiros tanto no período de orçamento/previsão como no fecho mensal. A automatização desses processos é a chave não apenas para libertar tempo por si só, mas também resulta em dados oportunos e precisos que pode utilizar com confiança para a tomada de decisões. Além disso, a automatização é a pedra angular para a inovação adicional e novas formas de trabalhar.
Além disso, parece que se está a gastar demasiado tempo na compilação de relatórios. Isto é um sinal de alerta, pois se está a passar o seu tempo a compilar relatórios, não o está a passar a analisar a informação que eles contêm!
Os relatórios ad hoc, os pedidos de informação e a gestão de crises também têm uma classificação elevada, embora provavelmente de forma mais compreensível e, infelizmente, este não é um desafio fácil de dominar. No entanto, os pedidos de relatórios ad hoc, em particular, são indicativos de uma empresa não capacitada que depende demasiado das finanças para entregar e explicar tudo o que tem um número. Considere quanto tempo seria criado ao capacitar o utilizador não financeiro, eliminando as consultas fúteis e libertando tempo para revisão e análise.
O inquérito, embora breve, reiterou que os principais desafios que todos enfrentamos não mudaram ao longo dos anos. No entanto, se continuarmos o status quo e não inovarmos, a nossa relevância para o negócio diminuirá e o espetro da substituição por robots tornar-se-á uma realidade.
Somos os principais arquitetos da nossa própria realidade, pelo que é tempo de começar a moldar o nosso futuro!
Liberte os seus dias
- Não existe uma solução milagrosa para um desafio complexo.
- Automatize, automatize, automatize – as ferramentas para o fazer existem.
- Se os relatórios estão a ocupar demasiado tempo, como podem os dados ser oportunos?
- Capacitar o negócio redefinirá a nossa função, passando da contabilidade básica para analista estratégico.
- O ritmo da mudança só vai acelerar, por isso comece hoje.
- Somos os principais arquitetos da nossa própria realidade, pelo que é tempo de começar a moldar o nosso futuro!
Tal como publicado na ASA Magazine – julho de 2017http://www.accountancysa.org.za/wordpress/viewpoint-lockdown-time-thieves/
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