Quando pensa em reporting financeiro, pensa em apresentar os dados da empresa ao conselho de administração de forma rápida e precisa? Pensa na melhor forma de consolidar e apresentar os dados financeiros de toda a empresa, de modo a que sejam facilmente compreendidos e transmitam rapidamente os resultados e indicadores mais críticos ao conselho de administração – tanto aos administradores financeiros como aos não financeiros?'
Muito provavelmente faz tudo isso. Mas pensa também no reporting como uma via de dois sentidos – ou, por outras palavras, um processo bidirecional – e envolve os seus gestores operacionais na conversa?
Uma imagem vale mais do que mil palavras
O poder e o impacto de poder apresentar dashboards, gráficos e outros indicadores de desempenho como instantâneos visuais mensais não devem ser subestimados. E tecnologias como o Microsoft Power BI tornaram estas capacidades de visualização facilmente acessíveis pela equipa financeira a um custo acessível.
Este é um importante valor acrescentado e serviço que a equipa financeira pode prestar ao conselho de administração. Ao tornar os insights visuais e mais fáceis de assimilar num relance, a equipa financeira está a acelerar e a melhorar a capacidade de tomada de decisões e de definição de estratégia da organização'. Mas as representações visuais de dados mais elegantes do mundo apenas valem tanto quanto os dados em que se baseiam.
O processo bidirecional do reporting financeiro
A sua equipa financeira apenas reporta para cima, ao conselho de administração, ou também reporta de volta para o negócio? Com toda a boa vontade do mundo, os erros acontecem, especialmente quando as organizações crescem e se tornam mais complexas. As equipas financeiras têm de lidar com mais dados, quantitativos e qualitativos, do que alguma vez antes, ao mesmo tempo que os prazos se tornam cada vez mais curtos. Não é razoável nem possível esperar que a sua equipa financeira verifique cada lançamento ao nível da imputação. N'é possível esperar que a sua equipa financeira verifique cada lançamento ao nível da imputação.
Em vez disso, quem melhor do que os gestores de centros de custo que geraram as vendas ou gastaram o dinheiro para verificar se os lançamentos e imputações estão corretos? São as pessoas responsáveis por manter as receitas, ou por reduzir as despesas, ou por cumprir qualquer outro KPI crítico nesse mês. Conhecem os números e o contexto e têm interesse pessoal em garantir que os dados financeiros do seu departamento ou centro de custo são precisos. Podem rapidamente e facilmente identificar algo que foi incorretamente imputado ao seu centro de custo, dados em falta, ou montantes que não reconhecem'. E daí a importância de reconhecer o reporting como um processo bidirecional.
As vantagens de um processo de reporting bidirecional
Um processo de reporting financeiro bidirecional pode desbloquear insights vitais adicionais provenientes da linha da frente do negócio. Por exemplo, suponha que as vendas estão a diminuir numa loja de retalho específica. Será isto devido à morte do comércio local e um sinal precoce para acelerar a mudança para o comércio eletrónico? Ou será devido a três meses de obras rodoviárias que perturbaram o trânsito e o estacionamento, mas que agora estão concluídas? Só o seu responsável no terreno pode dizer-lhe isso.
Irá acelerar todo o processo de reporting. Um punhado de contabilistas na equipa financeira não consegue rever o volume de dados criado por uma grande empresa num curto espaço de tempo. Mas se partilhar essa tarefa pelos gestores operacionais de toda a empresa, ela pode ser concluída numa fração do tempo com o mesmo número de colaboradores financeiros. A equipa financeira passará então o seu tempo a rever as exceções em vez de as encontrar. A união faz a força, como diz o velho ditado.
Uma última vantagem é que este nível de transparência incentivará ainda mais um sentido de apropriação e responsabilidade entre os gestores operacionais não financeiros, e melhorará o alinhamento dos objetivos corporativos e da estratégia em toda a organização.
Tomar as melhores decisões, rapidamente
Este é o insight, entregue ao ritmo certo, de que o conselho de administração precisa para tomar as melhores decisões e definir a melhor estratégia empresarial. Quanto mais correto e atualizado estiver o relatório do conselho, melhor será a tomada de decisões. E ao abrir um canal de comunicação bidirecional com o próprio negócio, a equipa financeira pode aumentar a precisão da informação e poupar tempo – mesmo nas empresas mais grandes e complexas.
Em vez de dedicar duas semanas por mês a verificar e confirmar os dados subjacentes, a equipa financeira pode levar dois dias a rever os dados com os gestores operacionais e concentrar-se em apresentar a informação e os insights ao conselho de administração.
Os dumps de dados não suportam uma conversa bidirecional
Estes ganhos de tempo e precisão só podem ser realizados se o sistema financeiro subjacente estiver integrado com o seu sistema de reporting e as alterações se propaguem imediata e automaticamente – quer sejam feitas no dia 2, 5 ou 27 do mês. Se as finanças exportarem um instantâneo dos dados para uma base de dados ou armazém antes de os importar para o Power BI ou uma ferramenta de visualização semelhante, isso fecha o ciclo bidirecional. Quaisquer atualizações subsequentes feitas pelos gestores operacionais aos dados principais no sistema financeiro não serão refletidas, e o insight apresentado ao conselho de administração não será o mais recente.
Em contrapartida, com as ferramentas certas em vigor, uma equipa operacional capacitada e uma conversa bidirecional fluida, não há razão para que mesmo as grandes empresas complexas não consigam'ter um calendário de reporting de três dias. E depois serem capazes de se ajustar em tempo real à medida que o conselho começa a interagir com os números e a fazer perguntas.
A equipa financeira como facilitadora
Em vez de simplesmente canalizar informação numa direção única, o papel da equipa financeira deve ser facilitar um processo bidirecional que ligue o conselho de administração e o negócio. Com certeza, as ferramentas certas são essenciais para garantir que as finanças não se tornem um estrangulamento ou um bloqueio, mas os benefícios do papel de facilitação das finanças nesta troca são significativos.
Uma equipa de gestão operacional capacitada e alinhada, que se sente envolvida e responsável pelo seu desempenho local, será mais bem-sucedida. E ao mesmo tempo, isso melhora a qualidade e a oportunidade da informação que constitui a base do relatório do conselho de administração e, em seguida, das discussões estratégicas que daqui emergem, conduzindo em última análise a melhores decisões na organização.
Tal como publicado AccountingWeb - maio de 2023