A Cape Consumers (Pty) Ltd foi fundada em 1947 e é um Prestador de Crédito registado nos termos da Lei Nacional de Crédito. Utilizando o poder de compra combinado dos seus 30 000 titulares de cartão, negoceiam descontos com mais de 7 500 retalhistas selecionados para os seus titulares de cartão. Este desconto é depois pago como bónus aos titulares de cartão com base nas suas compras no ano de compra anterior.
IDU impressiona a Cape Consumers
Tempo de mudança
Há dois anos, a Cape Consumers teve um novo começo, nomeando um novo Diretor-Geral, Marthinus Fourie, um novo Diretor Financeiro, Monty Stephenson, e promovendo Theresa le Roux a Gestora Financeira, além de acrescentar dois novos executivos para IT e Vendas & Marketing. Esta nova equipa EXCO implementou uma estratégia de reviravolta para vigorar até dezembro de 2015, altura em que transitaria para uma nova estratégia de crescimento de 5 anos com o objetivo de fazer crescer o volume de negócios de 1 mil milhão R para 10 mil milhões R.
Com esta estratégia em mente, tinham percebido que era altura de migrar das suas folhas de cálculo atuais para um software mais profissional e sofisticado que ajudasse a melhorar os sistemas e a suportar a nova visão e o crescimento da empresa. Embora não estivessem ativamente à procura de uma atualização, quando receberam a chamada de apresentação do IDU Software, estavam na disposição perfeita para a acolher.
«Tinha conhecido Kevin Phillips, proprietário e CEO da IDU, há anos quando estava na Ernst & Young através do programa Empreendedor do Ano, e o nosso Diretor de IT, Louis Volschenk, tinha trabalhado anteriormente com o software idu-Concept na firma de advogados ENS e ficou muito impressionado», conta Monty Stephenson, Diretor Financeiro da Cape Consumers. «Quando nos reunimos com Kevin e ele falou sobre o desenvolvimento do seu negócio e do idu-Concept e as suas filosofias empresariais, percebemos que a IDU era a escolha perfeita para nós.»
Parte da nova abordagem de gestão da Cape Consumers consistia em incorporar novas ideias e contributos de todos os níveis da empresa. «Queríamos fazer algo mais descentralizado e dar mais autonomia aos líderes das unidades de negócio, permitindo-nos afastar de um sistema de orçamentação descendente, e a IDU permitiu-nos fazer isso», explica Stephenson.
«Gerir o controlo de versões em folhas de cálculo era um pesadelo, e isso só pioraria à medida que crescêssemos», diz Theresa le Roux, veterana de 9 anos na Cape Consumers e Gestora Financeira. «Sempre que fazíamos avançar o orçamento, perdíamos todos os comentários, cálculos e documentos anteriores e tínhamos de recomeçar do zero. Adoro que isso já não seja um problema com o idu-Concept.»
O processo de implementação
A equipa da Cape Consumers ficou impressionada com o profissionalismo e a rapidez do processo de implementação.
«Do ponto de vista financeiro, a gestão do projeto foi feita corretamente desde o início», diz le Roux. «Facilitaram um workshop de scoping abrangente para obter uma compreensão mais profunda do nosso negócio e das nossas necessidades específicas. Seguiram com documentação que delineava exatamente o que estava no âmbito e o que não estava, um plano de projeto claro com prazos e custos e descrições do que seria necessário da nossa parte.»
«Apresentaram-nos o pior cenário em termos de prazos e custos e explicaram que ambos podiam ser mantidos baixos se o gestor de projeto, eu própria, estivesse envolvida desde o início», diz le Roux. «Consegui gerir os gastos de forma extraordinária, graças ao acompanhamento do progresso no orçamento do projeto e ao facto de me manterem constantemente atualizada.»
«A experiência para mim foi excecional», diz Stephenson. «Nunca vi alguém compreender tão rapidamente o que fazemos e quem somos. Muito poucos prestadores de serviços conseguem satisfazer tanto os requisitos de IT como os financeiros, e a IDU combina a compreensão financeira com o mais alto nível de conhecimento tecnológico.»
«Kevin é Contabilista Certificado e empresário ele próprio, por isso compreende claramente a importância da qualidade do serviço e exatamente o que as pequenas empresas precisam, e construiu a sua equipa em conformidade», expande Stephenson. «O serviço é consistentemente excelente, quer esteja a lidar com o CEO ou com o consultor que realiza a implementação – e isto deve-se indubitavelmente à liderança da empresa.»
Gestão da mudança
A Cape Consumers admirou particularmente a delicadeza com que a equipa IDU abordou o aspeto de gestão da mudança da transição, desde a apresentação ao EXCO e aos utilizadores até à forma como conduziram os workshops e facilitaram a migração.
«Fizeram uma apresentação abrangente e fácil de compreender ao EXCO», diz Stephenson, «E o seu conhecimento e paixão pelo produto e a compreensão das nossas necessidades conquistaram a equipa. Compreenderam a importância do apoio para conseguir que todos aderissem.»
Le Roux acrescenta: «A formação foi muito prática e interativa e ofereceram formação individual onde era necessário, garantindo que todos se sentissem confiantes com o software. A empresa tem 30 pessoas e cerca de metade de nós irá utilizá-lo regularmente, por isso a adesão e a compreensão eram realmente importantes.»
IDU em ação
A Cape Consumers utilizou o idu-Concept em abril na orçamentação para o seu ano de 2016 e a equipa que o utilizou até agora considerou que representou uma enorme melhoria em relação aos sistemas anteriores.
«É realmente fácil de utilizar e os comentários mensais e indicadores acrescentam real valor», diz le Roux. «Além disso, permite-nos ler os números diretamente do Sage-Accpac, pelo que os números têm maior integridade.»
Atualização para Enterprise
Após apenas 3 meses no modelo de orçamentação standard, a Cape Consumers decidiu atualizar para o pacote Enterprise, dando-lhes acesso completo aos módulos adicionais, nomeadamente a Business Intelligence.
«Tínhamos começado a investigar o desenvolvimento da nossa própria BI há pouco tempo, mas o nosso Diretor de IT, Louis Volschenk, tinha-nos informado que seria um projeto incrivelmente moroso», diz Stephenson. «Quando a equipa IDU nos falou da sua oferta de BI, ficámos facilmente convencidos de que os benefícios da atualização superavam em muito o investimento financeiro.»
«Estamos muito entusiasmados com o acesso a toda a potência da BI para analisar a nossa informação financeira e não financeira», diz le Roux. «Acrescentará um valor enorme à tomada de decisões do EXCO e permitir-nos-á traçar um roteiro claro e, graças ao tempo real, fazer ajustes à medida que avançamos.»
Em revisão
«A equipa IDU foi incrivelmente profissional, flexível, adaptável e sempre disponível», diz le Roux. «Foram além do esperado para ajudar a configurar tudo, ajudando-me mesmo a melhorar as minhas competências para tirar o máximo partido do software. A equipa conseguiu facilmente adaptar-se a todos os pedidos que fizemos, navegando no seu software com facilidade e fazendo-o funcionar.»
«Nunca encontrei outro prestador de serviços que inspire tamanha confiança na compreensão, conhecimento e competência de cada membro da sua equipa», diz Stephenson. «Sabia em cada passo que obteria o mesmo serviço impecável independentemente de com quem falasse — e o facto de ter acesso a toda e qualquer pessoa em todos os departamentos da empresa IDU só reforçou essa confiança.»
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