O Cape Union Mart Group tem sede na Cidade do Cabo e alberga atualmente 5 grandes marcas locais – Cape Union Mart, a loja de artigos para o exterior favorita da África do Sul e a marca principal do grupo; K-Way, uma gama extremamente popular de roupa e equipamento técnico para atividades ao ar livre; Old Khaki, uma marca de moda casual disponível em mais de uma dúzia de lojas independentes; Sparks and Ellis, uma empresa de uniformes e a mais recente adição Poetry, uma loja de estilo de vida eclética para mulheres. Com tudo o que é necessário para atividades ao ar livre desde 1933, a Cape Union Mart conta com mais de 100 lojas em toda a África do Sul, Namíbia e Botswana.
idu-Concept simplifica e agiliza os sistemas da Cape Union Mart
Em 2011, a Cape Union Mart embarcou num projeto de grande envergadura, renovando todos os seus sistemas financeiros e de PDV.
"Um dos elementos-chave que precisávamos de rever eram os nossos sistemas de orçamentação e reporting. Tínhamos estado a fazer a nossa orçamentação em Excel, o que se tornou um exercício moroso e intensivo em mão-de-obra, frequentemente complicado por erros causados por falha humana ou fraco controlo de versões", afirma Evan Torrance, Diretor de TI da Cape Union Mart.
"Queríamos uma solução que agilizasse o processo, aumentando a eficiência e reduzindo os erros ao manter uma única versão da verdade em tempo real", diz Torrance. "Considerámos várias opções e rapidamente decidimos que o idu-Concept era a ferramenta de negócio ideal para nós e que havia uma compatibilidade cultural entre a IDU Software e a Cape Union Mart. O custo é também sempre uma consideração importante para nós, bem como a representação local para suporte, ambos satisfeitos pela IDU."
A Cape Union Mart considera a flexibilidade da IDU Software como um diferenciador-chave da empresa. Existia algum grau de complexidade envolvido na implementação e no suporte contínuo necessário devido a uma implementação de ERP que ocorreu aproximadamente ao mesmo tempo. "A equipa da IDU foi sempre agradável, profissional e prestável, e encarou qualquer suporte adicional com uma atitude positiva", diz Torrance.
"O idu-Concept tornou possível elaborar o nosso orçamento em função do plano de contas do novo sistema com os valores reais do conjunto de contas do sistema antigo, tornando a transição de um sistema ERP para outro gerível", diz Torrance. "Neste sentido, o papel do IDU na migração de sistemas ERP não deve ser subestimado; de facto, apesar da relutância inicial em empreender este projeto enquanto se lidava com uma implementação de ERP, esta decisão revelou-se, em retrospetiva, verdadeiramente inspirada."
A Cape Union Mart começou a utilizar três módulos do idu-Concept – Orçamentação, Reporting & Analytics – no final de 2011. Ficaram imediatamente impressionados com a precisão, a transparência em tempo real e o controlo que proporcionava. Os utilizadores dos sistemas incluem desde o Diretor Financeiro, gestores financeiros, chefes de departamento, gestores de área e utilizadores departamentais selecionados, e o feedback tem sido consistentemente que são fáceis de utilizar e tornam o trabalho mais rápido e simples.
O Módulo de Orçamentação Financeira do idu-Concept tornou o processo de carregamento de orçamentos numa base anual muito mais suave e eficiente. Anteriormente, havia problemas com múltiplas versões do orçamento nos diferentes departamentos, que frequentemente eram mal consolidadas ou chegavam tarde para o novo ano financeiro. A simplicidade e precisão de um sistema em tempo real eliminou todas estas preocupações.
"É uma excelente ferramenta de orçamentação que requer um input limitado", diz Torrance. "Mudou completamente o processo de orçamentação para nós e suporta a nossa abordagem à orçamentação. Um benefício adicional e inesperado do módulo foi que as realocações percentuais tornaram as alterações interempresariais e intergrupais automáticas."
O Módulo de Reporting Financeiro do idu-Concept torna o processo de revisão dos valores reais mensais em relação aos orçamentos para os chefes de departamento muito mais fácil e oferece a capacidade de os rever de forma atempada e precisa. "É um sistema autoexplicativo, que facilita a execução de relatórios", acrescenta Torrance. "Permite-nos também fazer drill-down até ao nível de transação mais baixo e funciona bem com o Excel."
O módulo Analytics do idu-Concept agilizou o processo de reporting mensal e torna a análise de dados mais rápida, fácil e precisa. O facto de ler dados dos módulos IDU e dos sistemas ERP torna fácil o reporting de dados variados e complexos.
"O idu-Concept é uma solução acessível e funcionalmente robusta que oferece visibilidade em toda a nossa empresa", diz Torrance. "Recomendaríamos o IDU por todas as suas qualidades excecionais, bem como pela sua equipa de colaboradores profissionais e apaixonados que se integraram muito naturalmente no nosso ambiente de trabalho durante a duração do projeto."
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