A Challenge Community Services, fundada em 1958, é um dos maiores serviços de apoio a pessoas com deficiência e à comunidade nas regiões rurais da Nova Gales do Sul (NSW), na Austrália. Com o objetivo de garantir que as pessoas com deficiência, as crianças e os membros vulneráveis da comunidade têm os mesmos direitos e regalias que todos os outros, a Challenge emprega mais de 580 funcionários, 125 dos quais têm uma deficiência, e oferece uma gama de serviços nas regiões North West, Central West, New England e Hunter da NSW. Os seus serviços incluem apoio ao estilo de vida, acesso à comunidade, alojamento e apoio vocacional para crianças, jovens e adultos desfavorecidos; a organização também opera várias empresas que proporcionam oportunidades de formação e emprego a pessoas com deficiência.
No início de 2013, com uma presença geográfica grande e em crescimento, com filiais espalhadas pelo norte da NSW e um crescimento de receitas superior a 200% em 5 anos, a Challenge apercebeu-se de que a utilização de folhas de cálculo Excel para a orçamentação e o fornecimento de relatórios financeiros mensais estáticos aos gestores já não estava a funcionar.
"Quando a organização era pequena e a maioria das filiais estava facilmente acessível a partir da sede, andar com um portátil e fazer orçamentos em Excel permitia alcançar o resultado desejado, mas não sem as habituais dores de cabeça das folhas de cálculo", afirma Carl Learson, Executive Manager Support Services. "Estávamos também a distribuir relatórios de gestão estáticos, incluindo relatórios de variâncias, mensalmente, sem que a gestão pudesse analisar em detalhe e compreender plenamente o que compunha os números — o que era cada vez mais frustrante e ineficiente", acrescenta Learson. "O aumento do número de filiais, uma presença geográfica maior e gestores com maior literacia financeira exigiam uma solução mais inteligente."
A Challenge iniciou a sua pesquisa por uma solução online, através dos auditores da empresa e dos fornecedores de suporte ao software de contabilidade. Foram apresentadas várias soluções, mas nenhuma cumpria todos os requisitos necessários.
"A solução tinha de ser capaz de consolidar cerca de 100 orçamentos individuais sem integrar folhas de cálculo e ser acessível a partir de qualquer uma das nossas filiais para minimizar as deslocações na altura do orçamento", explica Learson. "Devido ao nosso ambiente dinâmico, a solução tinha de acomodar facilmente alterações organizacionais, novos centros de custo e vários formatos de relatório para satisfazer as necessidades individuais dos utilizadores. Tínhamos também de conseguir rever facilmente as nossas previsões e elaborar orçamentos para mais do que um exercício financeiro. Além disso, tinha de fornecer contas de gestão que permitissem aos utilizadores descer até ao lançamento contabilístico para que pudessem compreender plenamente as transações; e a solução precisava de oferecer mais do que apenas orçamentação e relatórios básicos — tinha de ser personalizável para que pudéssemos adaptar os relatórios às necessidades organizacionais específicas."
Após se reunir com a equipa idu-Concept em Sydney e analisar em profundidade o seu produto, a equipa da Challenge apercebeu-se de que tinha encontrado a solução certa. O produto conseguia satisfazer todos os seus requisitos e a integração com o software de contabilidade que utilizavam estava bem estabelecida.
"Não queríamos ser uma experiência", explica Learson. "O idu-Concept já tinha um mercado estabelecido com clientes que enfrentavam desafios geográficos semelhantes aos da nossa organização, e as referências fornecidas por algumas dessas organizações confirmaram a nossa decisão. E o preço, embora superior ao que tínhamos orçamentado, era consideravelmente mais baixo do que as soluções de nível superior, que eram realmente adequadas apenas para grandes empresas."
O idu-Concept tornou possível estabelecer um modelo de orçamentação que capacitou as equipas de gestão regional da Challenge e distribuiu a carga de trabalho na altura do orçamento até aos diretores e supervisores de filiais. "Agora têm toda a informação de que precisam ao alcance da mão, podem efetuar a introdução de dados, sinalizar o orçamento para revisão pela hierarquia e os orçamentos são imediatamente consolidados", afirma Learson. "As equipas de gestão regional são adicionalmente capacitadas com relatórios de gestão precisos e em tempo real que proporcionam total transparência sobre as suas contas."
O idu-Concept também permitiu desenvolver relatórios multidimensionais que a equipa da Challenge nunca tinha conseguido obter com a sua solução anterior. "As disposições de relatórios facilmente personalizáveis significam que criámos relatórios adequados a diferentes utilizadores, desde o conselho de administração até ao supervisor de filial — algo que não poderíamos ter conseguido anteriormente devido ao tempo de administração necessário para manter os relatórios."
"Em última análise, demos agora aos nossos gestores as ferramentas de que necessitam para serem responsáveis pela gestão dos seus orçamentos e beneficiámos de todas as vantagens acessórias, tais como a precisão, prazos drasticamente melhorados, redução das deslocações e transparência", afirma Learson.
A Challenge utiliza os módulos de Orçamentação e Reporting do idu-Concept. "Disposições de relatórios personalizáveis ilimitadas, aliadas a funcionalidades de arrastar e largar, significam que o idu-Concept torna realmente simples e eficiente analisar o nosso negócio de formas que nunca tínhamos sonhado fazer antes", afirma Learson. "Podemos agora analisar o desempenho por linhas de negócio, regiões geográficas, conta do razão geral, para mencionar apenas algumas."
"Cada supervisor de filial até ao CEO tem acesso ao idu-Concept e analisa ativamente informações relevantes para as suas necessidades", afirma Learson. "À medida que os membros do pessoal compreendem as capacidades da ferramenta e o novo nível de transparência que têm sobre os seus negócios, a reação habitual é de incredulidade perante a quantidade de acesso à informação de que dispõem."
"Trabalhar com a IDU tem sido tremendamente benéfico para a forma como gerimos o nosso negócio", afirma Learson. "O software é verdadeiramente inovador e proporciona-nos uma enorme variedade e apoio."
"A maior dificuldade que enfrentávamos provinha da nossa presença geográfica e do crescimento significativo. Simplesmente não conseguíamos disponibilizar a informação certa às nossas equipas de gestão", afirma Learson. "Não havia forma de adicionar centros de custo de forma rápida e eficiente, reorganizar estruturas de gestão ou modificar disposições de relatórios; e não tínhamos forma de reunir tantos orçamentos de forma eficiente e precisa. O idu-Concept resolveu todos estes problemas."
"Recomendaríamos definitivamente o idu-Concept a outras organizações que enfrentem os mesmos obstáculos que nós. Vivemos na primeira pessoa como esta solução pode transformar aspetos da cultura de gestão e da responsabilização, capacitando o pessoal e dando-lhe as ferramentas para gerir os seus negócios."
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