Se, como diz o velho provérbio, está demasiado ocupado a cortar lenha para afiar o machado, pode estar a deixar de tirar o máximo partido do seu software ou a gastar dinheiro desnecessariamente.
Se leu pelo menos um dos meus artigos nos últimos anos, sabe que sou um defensor das empresas que desenvolvem a capacidade de ser flexíveis e de responder às mudanças de forma rápida e decisiva. Mas isso não significa deitar fora indiscriminadamente o antigo e implementar o novo. Hoje, argumento que, no que respeita à substituição de software, devemos fazer uma pausa e avaliar se o nosso software atual é tão irrecuperável como pensamos, antes de nos lançarmos a toda a velocidade para algo novo e dispendioso.
Mudar de software sempre que algo não funciona tão bem como antes ou quando precisa de novas capacidades não é muitas vezes a melhor forma de gerar um retorno sobre o seu investimento em software. Também não é uma boa forma de poupar tempo e dinheiro a longo prazo.
Pense desta forma. Antes de comprar algo como software empresarial crítico, faz a sua pesquisa, certo? Determina quanto lhe custará adquirir o software, quanto lhe custará manter e qual será o ROI provável. Depois decide se a compra é uma boa ideia ou não, e avança e compra, ou passa para a próxima opção.
Infelizmente, uma vez tomada a decisão de compra e implementado o software, com demasiada frequência as coisas saem do caminho. Depois de o software ser instalado, provavelmente incluindo personalizações, e de a formação inicial ter sido concluída, simplesmente é esquecido e deixado a funcionar em segundo plano. A fase de manutenção do software é negligenciada no meio do frenesim da vida empresarial diária, onde todos trabalhamos o mais arduamente possível para nos manter a par das nossas caixas de entrada de e-mail e de um mercado em rápida evolução.
E, como todos sabemos bem, se algo funciona é ignorado, o que lembra o adágio «em casa que funciona, não mexa!». Contudo, o reverso da medalha é outro adágio: «está demasiado ocupado a cortar lenha para afiar o machado». Isto é um lembrete de que, a longo prazo, vale a pena dedicar tempo a parar o que está a fazer e realizar tarefas de manutenção. De facto, esta pausa pode aumentar a sua produtividade global. Neste caso, significa que negligenciar a manutenção do software pode ter consequências graves para o seu ROI esperado, para não falar da eficiência e produtividade do software e dos seus utilizadores.
Vale a pena salientar que a manutenção de software vai além de garantir que as atualizações são implementadas: estar na versão mais atualizada do seu software é obviamente importante (e com os serviços cloud isso acontece tipicamente de forma automática). A manutenção de software inclui compreender quais as funcionalidades adicionais incluídas nessas atualizações, de que forma a sua organização pode beneficiar delas e se precisa de alterar a sua forma de trabalhar para tirar o máximo partido dessas funcionalidades. Estas novas funcionalidades otimizadas são essencialmente benefícios gratuitos que geram um ROI ainda mais elevado sobre o seu investimento inicial.
A manutenção de software inclui também aprendizagem contínua para os seus utilizadores, de modo a que possam acompanhar estas novas funcionalidades e descobrir funcionalidades pré-existentes de que ainda não tiveram necessidade. Esta aprendizagem contínua, no momento certo, é igualmente fundamental para maximizar o seu ROI (e garantir que as suas equipas trabalham com a máxima produtividade).
Infelizmente, os utilizadores normalmente nunca utilizam mais do que uma fração das funcionalidades de qualquer software. A regra geral no mundo das tecnologias de informação é que 80% dos seus utilizadores apenas utilizam 20% das suas funcionalidades. Um estudo de 2015 sobre as folhas de cálculo e o arquivo de e-mail da Enron demonstra uma disparidade ainda mais extrema. A investigação mostrou que 76% das folhas de cálculo utilizavam apenas 15, de cerca de 500, das funções do Excel. Os utilizadores retêm da formação inicial o que precisam e esquecem o resto. Esta perda de conhecimento é agravada quando os novos membros da equipa são formados por utilizadores existentes, que apenas lhes mostram como utilizam o sistema, incluindo, potencialmente, funcionalidades e formas de trabalhar desatualizadas.
Eventualmente, e inevitavelmente, chega-se à conclusão de que o software já não serve o propósito pretendido e não consegue fazer o que precisa, pelo que vai ao mercado procurar uma alternativa. Muito bem, se provavelmente desnecessário em muitos casos, mas o que acontece daqui a um ou dois anos, quando este padrão de negligenciar a manutenção do software continua e está novamente a pensar que o seu software está desatualizado.
Certamente que o senso comum e o desejo de tirar o máximo partido dos nossos investimentos existentes devem levar a uma mudança nesta abordagem em relação à manutenção de software. Isso pode tanto garantir que está a maximizar os retornos do seu software existente como que está a tomar decisões comerciais sólidas quando decide substituir software. Uma tática que pode implementar para alcançar estes resultados é uma avaliação anual formalizada e documentada do estado do software, onde trabalha com o seu fornecedor para garantir que o seu software está atualizado, ainda corretamente configurado e utilizado para as suas necessidades, e que está a utilizar o software em toda a sua capacidade. A par disto, é necessário garantir que os seus utilizadores estão familiarizados com as funcionalidades novas e recentemente necessárias e apoiados com formação contínua para garantir que a lacuna de conhecimento não reaparece. Isto é particularmente importante em ambientes de trabalho remoto, onde não pode simplesmente dar uma palmadinha no ombro de um colega e perguntar-lhe como fazer algo.
Claro que o software que já não serve o propósito porque a sua organização e/ou o mercado mudou e o software não acompanhou essa mudança, precisa de ser substituído. Por vezes pode ser necessário deitar fora o machado por completo e investir numa motosserra. Mas, se esse for o resultado, pelo menos certifique-se de que está a tomar a decisão com base em informações completas e precisas, e que dispõe das estruturas e processos necessários para garantir que não acaba na mesma situação daqui a dois ou três anos.
Tal como publicado em AccountingWeb - 26 April 2022