O debate atual em torno do Regresso ao Escritório (RTO) anuncia provavelmente a maior mudança no local de trabalho desde o surgimento da linha de montagem no final do século XIX e início do século XX. Será isto relevante para um público de FP&A? Diria que é fundamentalmente relevante por diversas razões, não menos porque é um dos maiores impactos da Covid-19 no ambiente empresarial global. É um debate de que, do ponto de vista do planeamento e análise financeiros, não nos podemos alhear.
Vou explicar porquê, mas primeiro precisamos de compreender o próprio debate.
Ficar em casa ou regressar ao escritório?
Embora o regresso ao trabalho presencial possa adequar-se a algumas pessoas — especificamente os gestores que ainda não descobriram como medir a produtividade sem vigiar as suas equipas da entrada até à saída — não vai ser para todos. Do ponto de vista puramente financeiro, o regresso ao escritório não compensa para muitos colaboradores: um inquérito na Irlanda indica que pode custar mais de €100 por semana quando se considera transporte, vestuário e alimentação [1]. As pessoas vão também sentir falta do tempo extra ganho ao evitar a deslocação, bem como do melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal e do mais tempo passado com família e amigos e em atividades de lazer. Não será surpreendente quando os colaboradores, e sobretudo os mais talentosos, começarem a reconsiderar o seu lugar em empresas que insistem em ter toda a gente no escritório a tempo inteiro.
O trabalho remoto também não é para todos
Por outro lado, nem todos têm acesso ao melhor ambiente de trabalho remoto, com um espaço calmo, confortável, privado e seguro para trabalhar e um acesso razoável à internet. Por isso, embora muitas pessoas apreciem os benefícios do trabalho remoto, isso não se aplica a todos. O trabalho totalmente remoto tende a afetar de forma desproporcionalmente negativa os colaboradores mais júnior e os de menores rendimentos.
Um ambiente totalmente remoto nem sempre é ideal por outras razões. São inegáveis os benefícios da proximidade: o brainstorming espontâneo, a pausa rápida para café, ou ouvir por acaso um colega a falar de algo interessante em que está a trabalhar. Os seres humanos são, afinal, criaturas sociais.
E, um aparte rápido, isto aplica-se igualmente aos contabilistas. Por muito que as pessoas nos estereotipem como contabilistas nos bastidores do back-office, há um argumento sólido de que agora, mais do que nunca, devemos estar no centro das operações, com o dedo no pulso do que está a acontecer e do que está a chegar, incluindo obter contributos de uma grande variedade de pessoas em toda a organização. Claro que podemos gerir com sucesso a nossa análise numérica, a gestão de controlos internos e as validações de forma totalmente remota. Mas se nos isolarmos demasiado do nosso negócio, corremos o risco de não compreender o contexto mais alargado para o traduzir na visão financeira global.
O melhor dos dois mundos?
Depois há o modelo híbrido, o suposto Santo Graal e melhor dos dois mundos. Mas os críticos alertam que, a menos que seja cuidadosamente pensado e implementado, não passará de uma situação de presença no escritório por defeito. Se a liderança e a gestão se agarrarem à mentalidade dos "lugares ocupados", inevitavelmente os trabalhadores remotos serão prejudicados — desde a sua capacidade de contribuir adequadamente em reuniões híbridas às oportunidades de promoção.
Tudo isto é muito interessante. É certamente uma mudança existencial na cultura do trabalho. E como tantas outras mudanças recentes, já estava em curso mas foi drasticamente acelerada pela crise de saúde. Mas o que tem isto a ver com FP&A?
Com tudo, diria! Considere que duas das maiores rubricas fixas do seu orçamento anual são as pessoas e a renda. Isso significa que FP&A definitivamente já não é business as usual hoje: a resposta à direção que a sua empresa toma em relação ao trabalho remoto vs regresso ao escritório pode ter um impacto significativo no seu planeamento e análise financeiros. A boa notícia é que com alguma previsão e trabalho, isso pode ser extremamente benéfico para os seus resultados. E para as suas pessoas.
RTO: Três coisas que precisa de considerar
1. Planear para as suas pessoas
Se a sua organização estiver a impor um regresso estrito ao escritório, vai provavelmente precisar de planear custos adicionais de recrutamento e formação, bem como prever quebras de produtividade à medida que substitui as pessoas que inevitavelmente se demitem.
Quando se trata de contratar os seus substitutos, estará agora a competir num mercado global, não apenas com as empresas da sua cidade e arredores. Os candidatos experientes procuram emprego mais além, em empresas que adotaram o trabalho remoto onde quer que estejam no mundo. Estes candidatos têm uma escolha mais ampla e o potencial de salários generosos em empresas que lhes permitam continuar a trabalhar remotamente. Terá de pagar um prémio para convencer os melhores profissionais locais a juntar-se a si no escritório.
Claro que o inverso também é verdade e as empresas experientes que adotam o trabalho remoto podem poupar em salários, especialmente se'estiverem sediadas em locais que costumam pagar um prémio. Pode agora recrutar os melhores talentos de qualquer parte do mundo e pagá-los mais do que ganhariam localmente, mas menos do que pagaria'em casa. É uma situação vantajosa para todos, especialmente para os seus custos salariais.
2. Planear para o seu espaço
De seguida, se a sua empresa optou por alguma forma de trabalho remoto, o que significa isso para o espaço de escritório e outros custos imobiliários e de instalações relacionados? É improvável que necessite da mesma quantidade de espaço de escritório e a sua configuração também terá de mudar. Ainda precisa de escritórios para gestores e secretárias individuais por pessoa? E quanto à nova necessidade de espaços de trabalho partilhado, salas informais e espaços de videoconferência bem equipados de vários tamanhos? Como vai atrair as pessoas a regressar, a tempo inteiro ou em regime híbrido? No mínimo, vai precisar de boa conectividade, de um espaço atraente e confortável com instalações decentes (e não aquela cadeira de escritório com uma roda a tremer), bom café e tudo o mais que seja importante para as suas pessoas. Em África do Sul, por exemplo, temos também de considerar o ar condicionado e a eletricidade de emergência, o que não deve ser subestimado. E, obviamente, a higiene e a proteção individual permanecerão importantes.
Há múltiplas variáveis e aspetos a considerar, dependendo da composição única da sua organização. Mas outra coisa a ponderar é como reunir as pessoas presencialmente se optar por uma abordagem híbrida ou totalmente remota. Realoca parte das poupanças nos espaços de escritório para encontros regulares, incluindo trazer trabalhadores remotos de todo o mundo para tempo cara a cara? As happy hours virtuais e as reuniões gerais são consideradas algumas das mais difíceis de fazer remotamente [2], pelo que este investimento pode valer bem a pena.
3. Pesar na decisão
A forma como a sua empresa aborda o trabalho remoto vs o regresso ao escritório vai ser uma das decisões mais críticas que tomarão e implementarão coletivamente num futuro próximo. Afeta as suas pessoas, e afeta o seu planeamento e análise financeiros. Embora cada empresa seja diferente e haja prós e contras em cada abordagem, parece que um modelo híbrido bem implementado pode ser o mais adequado para o nosso próximo mundo normal. Sim, isto exige um planeamento cuidadoso e uma mudança de mentalidade significativa — especialmente nas empresas tradicionais — mas as vantagens existem. Para além de reagir à decisão refletindo-a no seu orçamento, sugiro que é responsabilidade da função financeira contribuir para esta conversa estratégica desde o início, para ajudar a desenhar o caminho a seguir de uma forma que funcione para as suas pessoas e para os seus resultados.
RTO = prioridade FP&A
Enquanto profissionais de FP&A, precisamos de compreender os vários debates em torno do RTO e a forma como se aplicam às nossas organizações. De seguida, devemos quantificar o impacto destes cenários alternativos no nosso contexto específico e apresentá-lo às nossas equipas de gestão e direção, cortando através da emoção, das preferências pessoais e do ruído mediático. Se fizermos isto, o valor da nossa contribuição para um resultado crítico da nossa organização não pode ser subestimado. Aplicar uma lente de FP&A ao debate pode fazer a diferença entre regressar a uma equipa empenhada e produtiva ou a uma avalanche de e-mails de demissão.
Conforme publicado em FP&A Trends - 12 de abril de 2022
[1] https://www.independent.ie/news/return-to-office-will-cost-workers-100-a-week-with-prices-on-the-rise-41327712.html [2] https://www.polly.ai/the-state-of-virtual-meetings-2021