Embora o mundo continue a batalhar contra a Covid-19, começamos a sair do modo de sobrevivência e a considerar o nosso futuro pós-pandémico. Isso significa perceber o que's chegou para ficar nos últimos 18 meses e o que precisa de mudar. Uma coisa é certa: não vamos retomar onde ficámos em 2019 e 2020.
Para além da transição para o trabalho remoto, outra mudança drástica que vivemos foi a velocidade com que as coisas mudaram e continuaram a mudar. Ambas foram acelerações de uma tendência já existente, impulsionadas pela digitalização e pelas expectativas dos clientes de acesso em tempo real a produtos e serviços. A maioria de nós já disse que "a mudança é a única constante", mas agora sabemos verdadeiramente o que isso significa.
Tomemos o exercício financeiro tradicional. Traçar um plano para 12 meses parece agora ridiculamente arcaico. Sabemos que as coisas podem mudar a qualquer momento. Muitas empresas em todo o mundo, incluindo os nossos clientes, relatam ter passado a um ciclo trimestral de previsão e orçamentação. Se isso antes parecia impensável, rapidamente se tornou ele próprio desatualizado. As empresas estão agora a avançar para previsões mensais, de forma a poderem efetuar ajustes orçamentais imediatos.
Inicialmente, tal deveu-se a razões pragmáticas: gerir o fluxo de caixa durante a crise de saúde. Mas esta agilidade e flexibilidade trouxeram também vantagens evidentes. Nomeadamente, permitiram às empresas identificar, analisar e aproveitar as oportunidades disponíveis, apesar da pandemia. Podia tratar-se de uma aquisição, de uma alienação, de um novo mercado ou de uma mudança mais radical de rumo.
Com a agilidade e a flexibilidade como mantra, as empresas que conseguiram tal feito tiveram, em grande medida, de mudar a forma como trabalhavam. Os seus CFO perceberam que tentar prever o que aconteceria a seguir era um esforço inútil. Em vez disso, concentraram-se em desenvolver a sua resiliência e capacidade de adaptação a qualquer mudança que surgisse. Não o fizeram agarrando-se a processos tradicionais.
Como conseguiram estes gestores ter êxito? Infelizmente, não existe uma solução milagrosa. Não basta "fazer estas coisas, por esta ordem, para chegar a este resultado". Cada organização é única, com diferentes motivadores, objetivos, pessoas, ferramentas e processos. No entanto, existem alguns princípios orientadores a considerar quando se trata de criar um ambiente de FP&A mais ágil.
Quatro formas de ativar a agilidade de FP&A hoje
Adaptar-se com sucesso a esta nova realidade exige um novo tipo de processo de tomada de decisão. As empresas devem aceder em tempo real a fontes de informação críticas para tomar decisões com base na realidade atual. Isso implica integrar os gestores não financeiros na primeira linha: o gestor de vendas regional com insights únicos e específicos; o gestor de retalho em contacto diário com os clientes; ou o diretor de fábrica com experiência prática na cadeia de abastecimento.
Por sua vez, tal exige desenvolver e manter quatro princípios empresariais críticos:
1. Capacitação: permitir que as pessoas na primeira linha contribuam com o seu conhecimento e os seus insights para discussões mais abrangentes.
2. Transparência: partilhar a visão global e os detalhes de suporte a todos os níveis da organização; conferir aos colaboradores responsabilidade de decisão e visibilidade sobre o seu impacto.
3. Apropriação: fazer com que os colaboradores de base se sintam responsáveis pela implementação dos resultados das decisões tomadas.
4. Responsabilidade: a apropriação gera em última análise responsabilidade por todas as fases do processo, desde a qualidade da informação partilhada até à implementação das decisões tomadas.
Mas estes princípios não existem isoladamente. Têm de ser facilitados por ferramentas digitais. Para os ativar, é necessário fornecer aos gestores não financeiros acesso a informação financeira, através de ferramentas intuitivas e fáceis de utilizar. Tal capacitá-los-á a trocar informações regularmente com a equipa financeira, com pouca fricção. Sem as ferramentas que suportem a capacitação, a transparência, a apropriação e a responsabilidade, a agilidade e a flexibilidade da empresa permanecerão uma quimera.
O statu quo pós-pandémico
E agora, para onde vamos? A ideia de que "em breve voltaríamos ao normal" foi substituída pelo reconhecimento da nossa "próxima" normalidade. Parece improvável que regressemos aos orçamentos e previsões pré-pandémicos, rígidos e descendentes. Por um lado, não só é possível fazê-lo de forma diferente, como fazê-lo de forma diferente se tornou a norma. Por outro, as práticas contabilísticas mais ágeis e flexíveis apresentam enormes vantagens, mesmo em períodos mais estáveis. E, por fim, mesmo com as economias e as viagens a reabrirem em muitos países, a Covid-19 tem uma longa cauda, e devemos esperar vagas de impacto contínuas.
Mas não devemos pensar apenas na pandemia. Existe uma multiplicidade de desafios novos e em evolução que as empresas enfrentam diariamente, e a agilidade e a flexibilidade ajudar-nos-ão a navegar todos eles. Tomemos, por exemplo, a crise climática, que afeta cada vez mais as pessoas, as empresas e as economias. Pensemos nos incêndios florestais na Austrália e nos Estados Unidos, e nas cheias mais recentes nos EUA e na Europa. Estes eventos climáticos têm impactos económicos de grande alcance, perturbando, por exemplo, as cadeias de abastecimento globais. Outro desafio é a ameaça da cibercriminalidade a um ambiente empresarial previsível e estável. Um ataque de ransomware ao Colonial Pipeline, o maior oleoduto de combustível dos EUA, causou escassez de combustível em todo o leste do país.
Melhorar continuamente as práticas contabilísticas
Em suma, a mudança vai ser verdadeiramente a única constante no futuro. A boa notícia é que práticas contabilísticas mais ágeis e flexíveis não só oferecem uma forma de gerir esta incerteza — como também apresentam múltiplos benefícios empresariais e vantagens competitivas. Ao permitir o fluxo de informação em tempo real a partir do terreno, as empresas podem tomar decisões mais rápidas e mais informadas, permitindo-lhes adaptar-se e reagir num panorama em mutação. Esta informação pode então ser devolvida à organização, permitindo-lhe melhorar processos, decisões e operações. Repetir este processo melhora continuamente as respostas face a cada nova vaga de incerteza e mudança, e constitui uma plataforma para a continuidade e o avanço da empresa.
Conforme publicado em FP&A Trends - 19 de outubro de 2021