Ironicamente, o crescimento e o sucesso podem ser uma espada de dois gumes para as pequenas e médias empresas. Por um lado, está a crescer e a atingir os marcos, o que é uma conquista extraordinária, especialmente na conjuntura económica difícil de hoje. Por outro, muito rapidamente, o que costumava ser simples e direto adquire novos níveis de complexidade. De repente, enquanto proprietário da empresa ou diretor financeiro, simplesmente não consegue estar tão presente e omnisciente como antes.
É bastante intimidante abdicar de parte deste controlo, especialmente no que diz respeito às despesas. A gestão de despesas, sobretudo no mundo das PME, é verdadeiramente sobre compras e «aprovação» das despesas antes de o dinheiro ser gasto. À medida que a sua empresa cresce, isso torna-se impraticável. Enquanto proprietário ou gestor da empresa, precisa de se concentrar em novos negócios e estratégias de crescimento, em vez de estar preso à burocracia.
A única forma de avançar é começar a capacitar o resto da organização para assumir a responsabilidade por algumas dessas tarefas. E para isso, é necessário implementar as ferramentas e os processos adequados — como o reporting, que, embora reativo, permitirá detetar problemas em tempo oportuno. E, o mais importante, é necessário garantir que todos compreendem e aderem à visão global, e são capazes de alinhar os seus objetivos com esta estratégia geral.
Por exemplo, é necessário esclarecer a diferença entre cortar despesas e gerir despesas, e ligar isso à estratégia global da empresa.
Um gestor intermédio encarregado de controlar os gastos poderá ser extremamente bem-sucedido nessa métrica específica, quando considerada de forma isolada. E isso poderá ser extremamente prejudicial para a sua empresa no geral, quando se analisam as coisas de forma holística.
Por exemplo, a fatura coletiva de telemóvel pode ter baixado consideravelmente, o que é positivo. Mas não é tão positivo que os clientes estejam descontentes por não serem contactados atempadamente e, por isso, tenham levado os seus negócios para a concorrência. Em balanço, a poupança na fatura de telemóvel já não parece assim tão atraente, sobretudo quando comparada com o negócio que se perdeu. E o seu gestor intermédio? Bem, ele fez o que lhe pediu, especialmente se não lhe forneceu qualquer contexto.
Admito que é um exemplo bastante simplista — embora, infelizmente, ainda suficientemente comum. Quantas vezes, enquanto cliente, foi incomodado ao ponto de mudar de fornecedor por causa de uma medida de redução de custos evidente? Mas considere agora isso no contexto da disrupção digital que o mundo atravessa. Onde continuar a fazer o mesmo já não será suficiente, e em breve se encontrará a correr para ficar no mesmo lugar.
É um mundo onde, para poupar dinheiro e ganhar dinheiro no futuro, é necessário gastar dinheiro hoje. A migração para a nuvem é o exemplo perene: sem um investimento em infraestrutura e capacidades de cloud hoje, não será possível oferecer amanhã os serviços e as funcionalidades exigidos pelos seus clientes.
Neste cenário, estar acima do orçamento não é necessariamente negativo, desde que se possa explicar no contexto de uma visão mais ampla. Assim, a gestão de despesas nem sempre consiste em minimizar os custos. Hoje, mais do que nunca, é fundamental comunicar a estratégia da sua empresa, associá-la estreitamente a objetivos e metas individuais, e depois dar às suas pessoas as ferramentas que lhes permitam alcançar os seus objetivos e os da equipa.
Publicado no Accountingweb – 20 de setembro de 2017 https://www.accountingweb.co.uk/community/blogs/kevin-philips/expense-management-honing-the-double-edged-sword
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