Dedicamos uma quantidade enorme de tempo e energia aos nossos orçamentos uma vez por ano. Percebemos que ao envolver os nossos responsáveis de centros de custo, os nossos gestores de linha e as nossas equipas no terreno na elaboração do orçamento, estes ficam envolvidos e capacitados e mais propensos a aderir ao orçamento e aos seus resultados.
Mas e depois? Se for um exercício pontual que não se articula com nada de valor, poderá ter o efeito contrário na sua equipa; com o reconhecimento e capacitação que sentiram a diminuir a cada mês até que sintam que as suas contribuições não foram apenas pouco apreciadas, mas um desperdício de tempo valioso.
As vantagens de registar um orçamento ou previsão de forma eficiente são estabelecidas e numerosas; porém, o valor real da orçamentação só é realizado quando os gastos reais são comparados com o orçamento ou previsão. Embora pudesse dar à sua equipa acesso ao Razão Geral, não haveria muito sentido nisso; os utilizadores não financeiros não conseguiriam compreender as intermináveis páginas de informação irrelevante para eles.
A sua equipa precisa de uma ferramenta em tempo real; uma interface bidirecional entre o orçamento e o razão geral para lhes permitir acompanhar os seus números e fornecer feedback sobre quaisquer alterações à medida que surgem. Os seus gestores precisam da capacidade de registar comentários com explicações e razões para quaisquer variações ou discrepâncias — mesmo uma despesa adversa não é um problema fundamental se houver um comentário ou documentação que a suporte.
A melhor forma de capacitar plenamente os seus gestores e tirar o máximo partido do seu orçamento é proporcionar à sua equipa um ambiente familiar; uma ferramenta de orçamentação e reporting criada especificamente para este fim que não só lhes permite ter contributo no orçamento, como também lhes permite compreender, acompanhar e monitorizar facilmente as suas despesas face ao seu orçamento. Sem isto, o valor do exercício fica muito diminuído e potencialmente prejudicial para a sua equipa e moral.
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