No meu artigo anterior, propus que uma relação colaborativa — em vez de adversarial ou de evitamento — entre a equipa financeira e os seus gestores operacionais, apoiada pelas ferramentas certas, poderia poupar tempo e aumentar o valor que proporciona à empresa num ambiente caótico. Neste artigo vou aprofundar este ponto do ponto de vista do processo orçamental, e mostrar como utilizar as ferramentas certas para capacitar os gestores não financeiros.
Folhas de cálculo: não se consegue viver com elas, não se consegue viver sem elas
No início deste século, o escândalo de fraude contabilística da Enron abalou o mundo financeiro e empresarial. Como nota de rodapé, disponibilizou também um conjunto de dados com 15 000 folhas de cálculo e e-mails associados que os investigadores analisaram subsequentemente. O estudo mostrou que 24% das folhas de cálculo com uma ou mais fórmulas continham um erro. Mais de três quartos (76%) das folhas de cálculo utilizavam apenas 15 funções — uma fracção do que as folhas de cálculo oferecem. Além disso, um em cada dez e-mails fazia referência ou incluía uma folha de cálculo, discutindo frequentemente erros e actualizações nos documentos.
Este quadro não é positivo quanto à eficácia e facilidade de utilização das folhas de cálculo. Mas não é que eu não goste delas. Para pequenas empresas, as folhas de cálculo são a ferramenta ideal de planeamento e análise financeiros. Contudo, à medida que as equipas crescem, esta utilidade diminui, pois as folhas de cálculo tornam-se inevitavelmente mais complexas em termos de fórmulas, número de separadores e volume de dados. Além disso, existe uma dependência excessiva da pessoa que as criou (e sabe como funcionam!). No final, as folhas de cálculo tornam-se vítimas do seu próprio sucesso, sem capacidade de escala nem de manter uma versão única da verdade. E é então que começa o penoso ciclo vicioso das folhas de cálculo.
O que precisa em alternativa?
Precisa de um processo orçamental fácil e acessível para os gestores operacionais. Isso torna-o mais rápido e fornece dados em que pode confiar. Para isso, precisa de software financeiro que não seja uma folha de cálculo e que seja concebido a pensar no gestor não financeiro.
Cinco funcionalidades de software adequado à operação
1. Acessível a não financeiros
Esta é a prioridade número um, especialmente se quiser promover a responsabilização das equipas operacionais sobre o orçamento. Para encorajar a adopção pelos utilizadores, o software de orçamentação e reporting deve ser tão fácil de usar como o Facebook. Isto significa que, em vez de fórmulas complexas e folhas de cálculo com múltiplos separadores sem contexto, o software oferece interfaces simples de apontar e clicar e outras funcionalidades web familiares. Uma ferramenta de fácil utilização encoraja a introdução atempada de dados e um envolvimento contínuo com o processo orçamental, o que, por sua vez, capacita os utilizadores e promove a sua responsabilização pela parte do orçamento que lhes diz respeito.
2. Necessidade de saber
Se demasiadas pessoas estão responsáveis, ninguém o está. Especialmente se a tarefa ou processo é oneroso e temido por todos. Isto pode ser resolvido por uma ferramenta que utilize definições de segurança personalizadas e controlo de acessos para tornar uma única pessoa num departamento responsável pelo seu orçamento, promovendo tanto a responsabilização como a prestação de contas.
3. Foco no departamento
Independentemente da codificação do sistema ERP existente, o software de orçamento e reporting deve gerir departamentos e contas de forma independente. Se os departamentos forem configurados para incluir apenas as contas financeiras relevantes, os utilizadores não ficarão sobrecarregados nem distraídos por contas e informações que não lhes dizem respeito. Isto agiliza ainda mais o processo de introdução do orçamento e promove a responsabilização pelos números relevantes para o gestor.
4. Acesso e actualizações em tempo real
Hoje, os utilizadores precisam de poder introduzir os seus orçamentos e rever os resultados de imediato para agir sobre eles. Do mesmo modo, a liderança precisa de acesso em tempo real ao orçamento e ao seu estado sem ter de aguardar por relatórios fragmentados e agregação manual das versões mais actualizadas. Uma solução de orçamentação e reporting em tempo real reduz o tempo de processamento do orçamento de meses para semanas, disponibilizando a informação certa, no formato certo, nas mãos certas para capacitar tanto líderes como gestores no exercício das suas funções.
5. Introdução automatizada de dados
Menos mãos nos teclados significa menos erros humanos. A introdução automatizada de dados reduz erros de entrada e processamento, e permite também a introdução de orçamentos em tempo real. Reduzir a carga administrativa sobre a equipa financeira e as unidades de negócio liberta as pessoas para se concentrarem no que importa: analisar dados e tomar decisões estratégicas, e, para os gestores não financeiros, implementar planos para impulsionar vendas e eficiências.
Em conjunto, as funcionalidades acima permitem a escalabilidade em toda a organização e a criação de uma versão única da verdade. Isto conduz, em última análise, a um processo de introdução orçamental mais rápido e eficiente. Ao dar aos utilizadores uma ferramenta que lhes permite realizar uma tarefa penosa e indesejada em apenas uma fracção do tempo, permite-lhes concentrarem-se nas partes mais envolventes e significativas do seu trabalho, ou seja, gerir o negócio. Isto significa que as pessoas gostam da ferramenta e têm maior probabilidade de continuar a utilizá-la em vez de reverter para as antigas práticas, potenciando ainda mais o sucesso e o ROI do software.
Historicamente, o processo orçamental consistia em preencher os espaços em branco numa folha de cálculo, enviar e esquecer, recebendo depois um orçamento final sem qualquer semelhança com a contribuição original. Isso em nada promove a colaboração com os gestores não financeiros, nem a sua responsabilização. Hoje, gestores operacionais capacitados que recorrem a um processo orçamental rápido e com pouca carga administrativa conseguem entregar um orçamento baseado no que observam na linha da frente e no que antecipam. A agregação fluida permite à equipa financeira rever os números, compreender a construção e identificar rapidamente problemas e tendências, podendo acrescentar enorme valor ao processo sem se perder nos detalhes.
A questão de hoje é: pode a sua empresa dar-se ao luxo de não se adaptar?
No próximo artigo desta série, aprofundarei o processo orçamental e analisarei como pode estender estas capacidades à orçamentação e planeamento de vendas.
Conforme publicado - CFO South Africa - 15 de julho de 2023