Acompanhar os seus activos quando é uma grande empresa, como uma universidade com vários campi ou uma empresa com escritórios espalhados, pode ser um verdadeiro desafio. Na prática, não é possível afectar mais de uma ou duas pessoas ao inventário de todos os seus activos e, mesmo assim, o processo poderia demorar semanas ou meses, tornando-se uma operação dispendiosa.
Enquanto no passado o rastreio manual e o inventário físico eram a única opção, existem agora programas concebidos para facilitar e agilizar a monitorização, verificação e gestão das imobilizações. Um software robusto de registo de activos complementado pelo módulo idu Assets deve ser capaz de suportar múltiplas empresas, livros de activos, centros de custo e hierarquias de activos, tornando este processo simples para a sua empresa.
Algumas funcionalidades adicionais simples podem fazer toda a diferença na forma como gere o seu registo de activos; certifique-se de que procura as seguintes opções automatizadas no seu software…
O responsável pelo centro de custo deve ser notificado dos novos activos que lhe foram atribuídos. A selecção da vista de novo activo deve permitir ao responsável do centro de custo afectá-lo a uma localização e a uma pessoa responsável.
Deve existir uma função que permita aos utilizadores efectuar a verificação de activos, com o objectivo de verificar fisicamente os activos da empresa segundo um ciclo periódico. Se os activos não tiverem sido verificados, o sistema deve enviar aos utilizadores um lembrete de verificação de activos em atraso, indicando se o atraso é actual, de 30 dias, 60 dias ou 90 dias.
Os activos existentes devem ser apresentados por grupo de activos, mostrando claramente o custo do activo, a depreciação acumulada e o valor contabilístico. A selecção de um grupo de activos deve apresentar os activos dentro do grupo e as informações pertinentes relativas a cada activo.
Deve existir uma opção de alienação de activos, permitindo ao utilizador alienar um activo indicando um motivo e quaisquer comentários adicionais. Após clicar no botão de submissão, o administrador deve ser automaticamente notificado da alienação.
Se um activo for transferido internamente, entre sucursais por exemplo, o centro de custo que recebe a transferência deve ser obrigado a aceitar ou rejeitar essa transferência de entrada. Ao iniciar sessão na aplicação, o utilizador deve ser notificado de que um activo foi transferido e que precisa de ser aceite ou rejeitado, e o centro de custo que originou a transferência deve ser notificado do resultado.
Deve ser possível consultar informações detalhadas sobre os activos, seja por vista de activo ou por centro de custo a vários níveis dentro da estrutura de centros de custo, consoante os direitos de acesso do utilizador. Os detalhes resumidos dos activos devem ser apresentados nas estruturas seleccionadas e, ao aprofundar a navegação pela estrutura, o utilizador deve conseguir ver os valores de custo e depreciação nos vários níveis para um período seleccionado.
O sistema deve também contribuir amplamente para automatizar a reconciliação de activos entre o CAPEX orçamentado e a despesa real, e suportar um ambiente de reconciliação de muitos-para-muitos.
Existem várias razões pelas quais pode necessitar de acompanhar os seus activos: permitir que o custo do activo seja distribuído ao longo da sua «vida útil», cumprir os requisitos de Regulamentação Financeira, fornecer detalhes como a localização e a pessoa responsável, ou mesmo simplesmente para fins de seguro.
Mas com tecnologia avançada que é fácil de utilizar e navegar, isto não deve ser uma tarefa penosa para si ou para o seu pessoal; as pessoas responsáveis por cada activo devem manter o sistema actualizado e o seu administrador deve ser simplesmente notificado sempre que algo mude, garantindo que o seu registo de activos está sempre actualizado e pronto para revisão.
#SummarisedAssetDetails #NewAssets #AssetManagement #InwardTransfer #iduAssetModule #AssetVerification #Monitoring #Reconciliation #AssetDisposal #FixedAssets