Investigação internacional recente comprovou o que já sabemos há bastante tempo; erros simples nas folhas de cálculo das empresas podem colocar os negócios em enorme risco financeiro. Em muitas grandes empresas, os responsáveis pela tomada de decisões de topo dependem inteiramente das suas folhas de cálculo para tomar decisões financeiras fundamentais; desde a orçamentação e a previsão, até à tomada de decisões de investimento e fixação de preços.
As suas folhas de cálculo estão a induzi-lo em erro?
Embora algumas grandes empresas possam ter sistemas ERP sofisticados implementados, estes são frequentemente complexos de compreender e a maior parte do trabalho efectivo ainda é realizado em folhas de cálculo.
Um problema comum e reconhecido é que, com demasiada frequência, apenas uma pessoa sabe como as folhas de cálculo financeiras estão construídas. Esta pessoa pode ter criado fórmulas únicas ou sistemas especiais que fazem todo o sentido para si. O que acontece quando essa pessoa sai, de forma planeada ou não?
Devido à complexidade da informação e à falta de sistemas de trabalho formais e de fácil compreensão, outras pessoas não conseguem entender nem verificar a informação. Quando pessoas que não compreendem os números ou as folhas de cálculo têm de adicionar ou actualizar informação, o potencial para erros é enorme.
Um muito interessante artigo de investigação foi publicado no final do ano passado. A Dra. Felienne Hermans, da Universidade de Tecnologia de Delft, teve a oportunidade de analisar quase 16.000 folhas de cálculo provenientes de uma enorme empresa que faliu, a infame Enron.
As folhas de cálculo faziam parte dos arquivos de e-mail da Enron, incluídos nos documentos divulgados após a conclusão dos processos judiciais. Isto proporcionou aos investigadores uma oportunidade única de analisar não apenas as próprias folhas de cálculo, mas também o comportamento por e-mail dentro da empresa directamente relacionado com essas folhas de cálculo.
A Dra. Hermans descobriu que cerca de um quarto das fórmulas das folhas de cálculo tinham erros; 59% das fórmulas únicas com erros tinham uma ou mais células dependentes… o que significa que esses erros provavelmente teriam impacto noutras áreas dessa e de outras folhas de cálculo. Um simples erro, a introdução incorrecta de uma vírgula, e o efeito dominó poderia tornar os dados das suas folhas de cálculo inutilizáveis.
Descobriu também que as pessoas dentro da organização enviavam mais de 100 folhas de cálculo de um lado para o outro todos os dias, o que demonstrava que não havia nenhum sistema acordado ou padronizado em vigor; e que, dos 10% dos e-mails que enviavam ou faziam referência a folhas de cálculo, estavam frequentemente a discutir erros e actualizações nessas mesmas folhas de cálculo.
Embora as folhas de cálculo tenham demonstrado ser falíveis repetidamente, continuam a estar no centro de inúmeros sistemas de informação financeira. Quanto maior for a empresa, mais complexo é o negócio e mais susceptíveis a erros são as suas folhas de cálculo; o que leva a perdas financeiras, má tomada de decisões e desperdício de tempo.
Existe uma razão pela qual tantas empresas estão a investir em software especializado que é fácil de utilizar e compreender para utilizadores financeiros e não financeiros. Um investimento em sistemas consistentes e em tempo real que lhe poupam enormes quantidades de tempo, lhe proporcionam a tranquilidade de saber que os números com que trabalha são um verdadeiro reflexo do seu estado financeiro, e que assim lhe poupam dinheiro efectivo; é um investimento no futuro a longo prazo do seu negócio.
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