Sim, eu sei. A colaboração é uma das palavras mais desgastadas dos anos 2020. E já se resignou a arrastar os seus gestores não financeiros, protestando e reclamando, pelo processo orçamental todos os anos. É o que é, e aceitou como um facto que vai aguentar firme e tirar o melhor de uma má situação.
Não tem de ser assim, e muitas empresas encontraram abordagens alternativas. E no ambiente empresarial acelerado de hoje, é crucial não aceitar este status quo. Nesta série de quatro partes, fornecerei indicadores para determinar se a sua equipa está financeiramente sem autonomia, examinarei as características de uma equipa de gestão financeiramente sem autonomia, e explorarei os passos necessários para capacitar os seus colaboradores. A boa notícia é que alcançar esta autonomia não requer um dispendioso programa de gestão de mudança de cinco anos!
Como identificar uma equipa de gestão sem autonomia
Existem vários sinais de que os seus gestores podem estar financeiramente fora do circuito:
- Tem muitos papéis e folhas de cálculo a circular, sem que ninguém saiba bem como a folha de cálculo foi configurada em primeiro lugar. Também perdeu o controlo de qual é a versão mais recente, com diferentes pessoas a atualizar versões diferentes.
- Tem muita informação desatualizada e lacunas nos seus dados.
- Atividades como orçamentos, previsões e revisões de previsões demoram muito tempo: meses em vez de semanas ou dias.
- A informação chega à última hora, ou com atraso, não lhe deixando tempo suficiente para a considerar devidamente e chegar a recomendações ou decisões bem ponderadas.
- A empresa tem a sensação de que a equipa financeira está bastante separada do resto da organização e não acrescenta muito valor. (Na verdade, é vista como um obstáculo para o negócio).
O resultado? O ciclo orçamental anual é visto como uma tarefa contabilística com pouca semelhança com a realidade e com praticamente nenhuma adesão. É suportado a contragosto por todos, ocupa demasiado tempo, não deixa tempo suficiente para a análise estratégica, e francamente, já não serve o seu propósito hoje em dia. Na verdade, outros departamentos da empresa podem questionar se todo o processo não foi apenas concebido para fazer os contabilistas se sentirem importantes!
A equipa de gestão financeiramente sem autonomia
Pergunte a si mesmo, honestamente, quanta autonomia têm os seus gestores hoje, especialmente os seus gestores não financeiros. É fácil para eles contribuírem com números e análises para o processo orçamental? O orçamento final reflete a sua realidade no terreno? Sentem-se proprietários e responsáveis pela implementação do orçamento, ou é apenas algo abstrato que é transmitido da torre de marfim corporativa? Os seus gestores de linha participam nas revisões financeiras mensais? O seu processo de reporte é uma caixa negra, ou é um processo colaborativo bidirecional?
Basicamente, os seus gestores são metaforicamente semelhantes a cogumelos, sentados na escuridão, focados numa única coisa, e sem envolvimento ativo na criação de valor em toda a organização mais ampla?
Agora a verdadeira questão, no mundo de hoje, é: pode dar-se ao luxo de que o sejam?
Perturbação empresarial constante
Os tempos económicos difíceis e imprevisíveis exigem toda a gente a postos, sem elementos improdutivos, e contribuições do terreno que sejam precisas, rápidas e forneçam uma visão dos desafios e oportunidades que a empresa enfrenta hoje e amanhã.
Não há absolutamente nenhuma dúvida de que a perturbação constante se tornou a norma nos negócios. Basta perguntar à Google sobre o ChatGPT! Quem melhor para identificar e interpretar a perturbação iminente no seu negócio do que os seus gestores no terreno, a lidar diariamente com clientes, fornecedores e outras partes interessadas? Os seus gestores no terreno são o seu sistema de alerta precoce quando se trata de riscos e oportunidades para o seu negócio. Sem as suas contribuições, como podem o seu orçamento, previsões e planos refletir a realidade no terreno?
Comece a capacitar a sua equipa de gestão
Substitua o vaivém das folhas de cálculo e as ferramentas pouco amigas dos não-financeiros por ferramentas contabilísticas contextuais e adaptadas ao negócio, concebidas para gestores não financeiros. Isto permitir-lhes-á fornecer as suas perspetivas do terreno de forma rápida e clara, bem como dar-lhes visibilidade sobre os números relevantes para o seu domínio, num formato que funcione para eles.
Como resultado, os seus gestores não financeiros sentir-se-ão envolvidos no processo e nos resultados, e mais responsáveis por atingir os números. Isto está muito distante de passarem os seus dias a perseguir um número aparentemente arbitrário, sem mencionar ter a sua equipa financeira a tentar impulsionar a entrega contra esses mesmos números — um pouco como tentar arrebanhar gatos, na melhor das hipóteses!
Mais uma vez, e dada a perturbação presente nas nossas vidas quotidianas, pergunto se, no mundo de hoje, pode dar-se ao luxo de não ter uma equipa capacitada.
A conclusão: Capacitar gestores não financeiros com conhecimento financeiro e autoridade de tomada de decisão cultiva uma força de trabalho que é simultaneamente financeiramente literada e ativamente envolvida. Esta autonomia permite-lhes fazer contribuições valiosas para o sucesso financeiro da organização.
No próximo artigo desta série, aprofundarei como o seu processo orçamental e software podem capacitar gestores em toda a sua organização. Ao fazê-lo, pode entregar um orçamento de forma mais rápida e precisa, e promover uma maior colaboração dentro do seu negócio.
Tal como publicado CFO South Africa - 15 June 2023