É muito bom que tenha adotado a mudança na gestão de orçamentos ao obter contributos do seu pessoal de todos os níveis da sua organização, e isso irá sem dúvida garantir que o seu orçamento e planeamento serão muito mais precisos e o pessoal sentir-se-á mais capacitado pelo seu envolvimento.
No entanto, a capacitação não muda o facto de que o seu pessoal está ocupado com as suas atividades diárias, a garantir que o negócio está no caminho certo e a crescer, e poderá ter algumas dificuldades em fazê-los priorizar o acesso ao sistema e a revisão dos números. Fornecer o acesso e solicitar os contributos não o levará muito longe se a sua equipa «ainda não teve tempo de analisar» e pode portanto alegar desconhecimento de quaisquer atualizações ou alterações.
Em vez de ter de perseguir o pessoal para que fique atento a quaisquer alterações diária ou semanalmente, é muito mais fácil configurar alertas pré-programados que lhe permitem enviar dados diretamente às pessoas relevantes por e-mail. Isto garantirá que as pessoas-chave se mantêm a par de informações críticas do negócio num formato conveniente adequado ao seu estilo de vida, num momento predeterminado.
Embora nem todos os sistemas ofereçam esta funcionalidade, existem definitivamente os que o fazem, incluindo o idu-Concept, pelo que esteja atento quando analisar módulos adicionais para o seu software financeiro.
Idealmente, os seus alertas devem poder ser controlados pelo administrador ou pelo utilizador, dependendo das necessidades do negócio e dos indivíduos envolvidos. Decisões precisam ser tomadas, desde determinar quando um alerta é acionado (seja uma transação, saldo ou desvio que afete o utilizador) até programar o momento da notificação e a repetição dos alertas.
Por um lado, não quer que o utilizador consiga ignorar ou dispensar os lembretes antes de ter agido sobre eles, mas por outro, se for o utilizador a definir os parâmetros, é mais provável que escolha o que funciona para si e depois cumpra.
Seja quem for a tomar a decisão, o software deve permitir-lhe fazer facilmente algumas adaptações adicionais. Desde identificar horários socialmente aceitáveis para receber notificações (para evitar e-mails fáceis de perder às 3 da manhã, permitindo ao mesmo tempo fusos horários diferentes para utilização internacional) até ativar o alerta a partir de um ponto de tempo predeterminado (seria inútil notificar os utilizadores diariamente de que estão abaixo do orçamento desde o 1.º do mês quando os salários só são pagos no dia 25).
Conhecer o seu pessoal e compreender os seus desafios e a melhor forma de lhes fornecer o que precisam é tão importante para a capacitação como atribuir-lhes as responsabilidades em primeiro lugar.
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