Adaptar ou morrer – este princípio é tão verdadeiro nos negócios como na vida. Se continuar a fazer as coisas da mesma forma ignorando as mudanças à sua volta, os outros ultrapassá-lo-ão e não lhe restará nada para o sustentar. A orçamentação não é diferente. Se continuar preso às formas antigas de fazer as coisas, a sua empresa continuará a perder dinheiro, a desperdiçar recursos valiosos e a trabalhar com informações antigas e pouco fiáveis, largamente ignoradas por aqueles que gerem verdadeiramente a sua empresa.
Há muito tempo e longe daqui, as empresas operavam com a «orçamentação descendente» (top-down) — o departamento financeiro tinha de elaborar um orçamento global para a empresa com contributo estratégico do diretor financeiro, que era depois dividido por cada centro de custos e apresentado aos respetivos responsáveis como uma decisão definitiva.
Uma vez que as empresas valem mais do que a soma das suas partes, orçamentos atribuídos aleatoriamente com base em informações históricas não conseguem orientar nem refletir com realismo o desempenho financeiro dos centros de custos. Como resultado, os esforços descendentes são largamente ignorados pelos responsáveis de centros de custos, e a empresa perde os benefícios de um orçamento que reflete com precisão as suas necessidades.
Reconhecer a importância do orçamento e incorporar os contributos dos responsáveis de centros de custos foi um passo enorme na direção certa para a orçamentação em geral, dando origem à «orçamentação ascendente» (bottom-up).
Trata-se de um processo coletivo que envolve os responsáveis de centros de custos a fornecerem informações financeiras atuais e relevantes para os seus próprios centros. O resultado comprovado é um orçamento mais preciso e credível, representando as expectativas específicas de cada centro de custos, elaborado por um responsável operacionalmente envolvido.
Esta abordagem capacita os responsáveis pelos seus domínios com as ferramentas para definirem as suas próprias expectativas, que serão examinadas criticamente pelo departamento financeiro e utilizadas para responsabilizar os gestores pelo seu desempenho. Com a responsabilidade surge um sentido de apropriação, que conduz à prestação de contas, a orçamentos mais precisos e a boas práticas de despesa.
O problema é que, embora muitas empresas reconheçam o valor desta abordagem, a sua execução fica frequentemente aquém do desejado. As empresas ainda tendem a compilar orçamentos utilizando modelos de folhas de cálculo centrais distribuídas aos centros de custos para preenchimento, caindo diretamente de volta no ciclo aparentemente interminável de alterações e aprovações.
Isto pode rapidamente criar um custo em tempo e oportunidade de centenas de horas faturáveis de pessoal operacional e financeiro, e utiliza na maioria das vezes um formato que aliena os responsáveis operacionais não financeiros.
Embora esta versão da orçamentação ascendente seja pelo menos mais precisa do que o método descendente, é extremamente ineficiente, especialmente quando a organização tem mais do que alguns centros de custos.
A única solução é a evolução final para sistemas online e em tempo real, fáceis de implementar, utilizar e compreender por responsáveis financeiros e não financeiros. Estes sistemas apoiarão a orçamentação ascendente ao permitir que os responsáveis de centros de custos introduzam informações atuais e relevantes em folhas de cálculo simples e familiares que ficam imediatamente disponíveis para os responsáveis financeiros, reduzindo os ciclos orçamentais para três semanas ou menos e poupando assim recursos e dinheiro valiosos.
No final, reconhecer a necessidade de se adaptar é o primeiro passo e depois basta continuar a evoluir. A orçamentação ascendente realizada com as ferramentas certas resulta numa maior capacitação financeira, envolvimento e conhecimento em toda a empresa. O sentido de apropriação resultante conduz a uma maior partilha de responsabilidade e prestação de contas dentro dos domínios de negócio, permitindo que o seu desempenho seja impulsionado pelas suas próprias expectativas.
Os resultados não são apenas orçamentos mais eficientes e eficazes, mas também, e igualmente importante, uma melhor utilização dos recursos da empresa. Libertar os responsáveis de negócio para gerirem a empresa e o departamento financeiro para orientar estrategicamente o desempenho da empresa só pode resultar numa empresa mais inteligente e mais ambiciosa. Adaptar-se não significará apenas que a sua empresa sobreviverá, significará que prosperará e crescerá.
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