O encerramento financeiro é frequentemente um processo exigente e moroso que, segundo a Deloitte, assenta na memória institucional em vez de protocolos claros e específicos — as diferentes pessoas envolvidas no processo «simplesmente sabem como as coisas funcionam».
Mas à medida que as empresas crescem e evoluem, as velhas formas de fazer negócio simplesmente já não chegam. Some-se uma pandemia global e o «novo normal» do trabalho remoto imposto de um dia para o outro, e essa troca de folhas de cálculo, documentos e e-mails torna-se cada vez mais difícil de gerir.
Eis cinco benefícios que pode esperar alcançar com a automatização do processo de encerramento financeiro.
1. Poupança de tempo
Os métodos tradicionais de reporting de gestão envolvem um fluxo interminável de e-mails, folhas de cálculo sem fim, apresentações estáticas e a criação de dossiers de reporting de gestão em papel. Trata-se de um processo extremamente moroso e muitos profissionais de finanças afirmam não ter quase tempo para análise. Automatizar o processo de encerramento financeiro garante acesso a dados precisos em tempo real, poupa tempo e liberta a equipa financeira.
2. Capacitação
A automatização permite envolver mais pessoas no processo de encerramento de fim de mês, distribuindo as responsabilidades e aliviando a carga sobre a equipa financeira. Os responsáveis pelos centros de custos podem ser dotados de um software de uso fácil que lhes permite identificar anomalias e recomendar correções; uma vez aprovadas, estas podem gerar atualizações automáticas de diários no razão, tornando o processo mais rápido e preciso e promovendo maior responsabilidade ao nível dos centros de custos.
3. Menos erros
O reporting financeiro implica frequentemente a compilação manual de folhas de cálculo e informações de múltiplas fontes. Isso pode dar origem a erros humanos, falta de informação em tempo real e, em última análise, desconfiança na integridade dos números finais. Pior ainda é a situação em que diferentes pessoas retiram os seus dados para o Excel e os alteram para satisfazer os seus requisitos, criando múltiplas versões da verdade! Com a automatização, todos os dados ficam ligados à fonte original e podem ser rastreados, mitigando erros e melhorando a precisão e a transparência.
4. Conformidade reforçada
À medida que as crescentes exigências de conformidade pressionam mais o departamento financeiro, a utilização de tecnologia para o encerramento financeiro permitirá às equipas obter visibilidade total e maior transparência. Estas ferramentas capacitam a equipa financeira para analisar em detalhe desde o nível mais elevado até aos centros de custos individuais, e mesmo até ao nível transacional quando necessário.
5. Melhor tomada de decisão
Automatizar o processo de encerramento cria transparência entre os dados departamentais e facilita análises que melhoram a compreensão do negócio — impossíveis com um relatório estático. A transição de relatórios estáticos para dados em linha em tempo real pode impulsionar a transformação e a agilidade na tomada de decisão, dotando a gestão de uma versão única fiável da verdade. A equipa financeira fica também com mais tempo para trabalho analítico e estratégico, para o qual foi realmente formada.
O conjunto de ferramentas de reporting e análise do IDU oferece acesso em tempo real a dados críticos do negócio para que a sua equipa possa tomar decisões com base em informação precisa e fundamentada. O nosso conjunto de ferramentas intuitivo proporciona uma visão de 360 graus dos dados, reunindo as métricas mais importantes num único lugar — o que pode transformar a tomada de decisão na sua empresa.