Votre registre des actifs indique ce qui devrait exister. Pouvez-vous prouver ce qui existe réellement ?
Conservez votre registre des immobilisations existant. IDU ajoute la couche opérationnelle autour de celui-ci — vérification, responsabilité, exceptions et approbations sur chaque site — et relie l'activité des actifs au CAPEX, aux budgets et au reporting.
Votre registre enregistre les numéros d'actifs, les valeurs, les catégories et l'amortissement. Il ne peut pas vous dire si l'actif existe encore, où il se trouve aujourd'hui, qui en est responsable, quand il a été vérifié pour la dernière fois, ce qui a changé, si le changement a été approuvé, ni ce que cela signifie financièrement — sur chaque site.
IDU ajoute la vérification, la responsabilité, les exceptions et les approbations autour de votre registre existant. Les sept questions trouvent une réponse dans un seul processus gouverné, et le résultat parvient au capex, aux budgets et au reporting.
Vérifier, résoudre, approuver, planifier.
La vérification là où se trouve l'actif.
Les utilisateurs autorisés vérifient les actifs de leurs propres sites et centres de coûts à l'aide d'un smartphone standard. Les étiquettes QR relient l'objet physique à la bonne fiche, et les constats sont saisis devant l'actif plutôt que ressaisis ensuite. Le travail change de forme : au lieu qu'une seule équipe parcoure le registre de manière séquentielle, chaque secteur vérifie ses propres actifs en même temps. Le scan est le facilitateur, pas le contrôle.
Des exceptions que vous pouvez voir et traiter.
Les actifs manquants, déplacés, endommagés, dupliqués, non étiquetés et non vérifiés sont signalés comme des exceptions, chacune avec un responsable, un statut et une action requise. La finance peut voir ce qui reste en suspens par site, par manager ou par centre de coûts pendant le cycle plutôt qu'à la fin de celui-ci.
Demander un changement n'est pas l'approuver.
Les utilisateurs opérationnels proposent des transferts, des cessions et des corrections. Le dépositaire du registre des actifs examine les justificatifs et décide. Un transfert entre sites est visible simultanément par le site émetteur, le site destinataire et la finance : la responsabilité est acceptée et non présumée. Seuls les changements approuvés sont réinscrits, et l'historique complet — qui a demandé, qui a examiné, ce qui a été décidé — est conservé.
Des actifs vérifiés éclairent les décisions d'investissement.
Les demandes d'investissement sont évaluées au regard des actifs qui existent, de ceux qui peuvent être redéployés et des cessions déjà planifiées, dans le même environnement que le budget d'exploitation. L'impact de l'amortissement et les dépenses d'investissement alimentent les budgets, les prévisions et le reporting de gestion. Ce lien entre l'actif et le plan financier est ce que IDU apporte et qu'un produit de suivi ne peut pas offrir.
Vérifié. Responsable. Auditable. Connecté.
VÉRIFIÉ
Confirmez que les actifs enregistrés existent, où ils se trouvent et si les informations enregistrées restent valables. Le statut de vérification, les actifs en suspens et les éléments en retard sont exploitables par site, département, centre de coûts et catégorie d'actifs.
RESPONSABLE
La finance gouverne les structures, les accès, l'approbation et le reporting. Chaque manager ne voit que les sites, centres de coûts et catégories d'actifs dont il a la charge, et vérifie les actifs de son propre périmètre. Un cadre de contrôle unique s'applique aux agences, campus, installations et régions. Une responsabilité répartie, sans affaiblir la gouvernance financière.
AUDITABLE
Les justificatifs sont créés au moment où le travail se fait, plutôt que rassemblés avant les travaux de terrain. Chaque vérification, exception, demande, revue et approbation est horodatée et attribuée. Comme les exceptions sont traitées pendant le cycle, les justificatifs parviennent à l'audit alors qu'ils reflètent encore la position actuelle de l'actif.
CONNECTÉ
L'activité des actifs alimente la planification CAPEX, les budgets, les prévisions et le reporting de gestion. Les décisions d'investissement sont prises au regard d'actifs vérifiés plutôt que d'un registre que personne n'a contrôlé.
FAQ sur la gestion des immobilisations.
Comment l'intégralité du cycle de vie de l'actif est-elle auditée ?
Chaque approbation, acquisition, écriture d'amortissement, réévaluation, transfert et cession est horodatée, attribuée et conservée. Les auditeurs voient l'historique complet de l'actif sans avoir à extraire des données de tableurs.
IDU remplace-t-il notre registre des immobilisations existant ?
Non. IDU s'intègre à votre registre des actifs et prend en charge le suivi financier, le reporting et la vérification. Il fonctionne aux côtés de votre système d'actifs existant, et non en remplacement.
Comment fonctionne la vérification des actifs ?
Des codes QR peuvent être générés dans IDU et attribués aux actifs. Les utilisateurs les scannent avec un smartphone pour vérifier l'existence et l'état des actifs, les mises à jour étant saisies en temps réel via le système.
Avons-nous besoin de matériel spécialisé ?
Non. La vérification des actifs s'effectue à l'aide d'appareils mobiles standard, supprimant le besoin de lecteurs de codes-barres dédiés.
Pouvons-nous suivre les mouvements et les changements d'actifs ?
Oui. IDU prend en charge le suivi des ajouts, des cessions, des transferts et des mouvements. Ces actions sont initiées dans le système et acheminées pour approbation, avec des notifications envoyées au gardien du registre des actifs pour validation.
Quand les mises à jour sont-elles réécrites dans le registre des actifs ?
Les mises à jour telles que les ajouts et les cessions ne sont réécrites dans le registre des actifs qu'une fois examinées et approuvées. Cela garantit le contrôle et l'alignement avec vos processus de gestion des actifs.
Comment cela est-il relié au reporting financier ?
Les données financières liées aux actifs, y compris l'impact des amortissements et les dépenses d'investissement, se reflètent dans votre plan financier global et vos structures de reporting, garantissant l'alignement entre les actifs et la performance financière.
Comment les utilisateurs sont-ils informés de l'activité des actifs ?
Les utilisateurs et les administrateurs sont automatiquement informés par e-mail des actions liées aux actifs, telles que les nouveaux actifs, les cessions et les transferts, garantissant que les approbations et les mises à jour sont traitées rapidement.
Qui effectue la vérification ?
La vérification est effectuée par des utilisateurs autorisés proches des actifs — des managers responsables d'un site, d'un centre de coûts ou d'une catégorie d'actifs. La finance définit les structures, les accès et les exigences d'approbation.
Que se passe-t-il lorsqu'un actif est introuvable ?
Il est enregistré comme une exception, avec une catégorie, un responsable et un statut. Les exceptions sont visibles et peuvent être examinées pendant que la vérification est encore en cours, plutôt qu'à la fin de l'exercice.
Comment cela fonctionne-t-il sur plusieurs sites ?
Des structures d'actifs, des statuts de vérification, des catégories d'exceptions, des motifs de transfert et des règles d'approbation communs s'appliquent à tous les sites. L'accès de chaque manager est limité à ses propres sites, centres de coûts et catégories d'actifs. La finance dispose d'une vue consolidée unique de l'avancement des vérifications, des exceptions, des transferts et des approbations, et peut examiner chaque site individuellement.
La vérification doit-elle être un exercice annuel ?
Non. Les dates de vérification peuvent être définies globalement, ou par catégorie d'actifs, par site ou par actif individuel, ce qui permet des cycles planifiés tout au long de l'année, aux côtés de tout contrôle annuel que l'organisation exige encore.
Que ne fait pas IDU ?
IDU n'est pas un système de gestion de la maintenance, de fiabilité ou de découverte des actifs informatiques. Lorsque des ordres de travail, des inspections, des pièces détachées ou des licences logicielles sont nécessaires, ces plateformes restent appropriées. IDU fournit la couche de contrôle opérationnel entre le registre des actifs et le plan financier.
Vous laissez déjà ceux qui dépensent l'argent saisir leurs propres chiffres. Laissez maintenant ceux qui utilisent les actifs confirmer qu'ils sont bien là.
“IDU a éliminé la consolidation manuelle et nous a donné une source unique et fiable pour nos budgets.”
“Pour la première fois, nous avons pu inclure plus de personnes dans le processus budgétaire, augmentant l'implication et la transparence.”
Rendez le registre opérationnel.
Découvrez comment la vérification, la responsabilité, les exceptions et les approbations pourraient fonctionner aux côtés de votre ERP ou de votre registre des actifs existant.
Évaluez si votre organisation peut prouver ce qui existe, où cela se trouve, qui en est responsable et ce qui a changé.