Sanlam Investments remplace la budgétisation manuelle sous Excel par la consolidation en temps réel d'IDU.

Sanlam Investments est l'un des plus grands gestionnaires d'actifs d'Afrique du Sud — le bras d'investissement du groupe Sanlam, un grand groupe sud-africain de services financiers dont le siège est à Bellville et qui est coté sur plusieurs bourses. Fondé en 1918, Sanlam est devenu une entreprise diversifiée couvrant la finance des particuliers, les marchés émergents, les investissements, les services aux entreprises et l'assurance. Sanlam Investments propose une large gamme de produits locaux et offshore — des fonds communs et hedge funds aux solutions de retraite — pour les investisseurs particuliers, les conseillers financiers et les institutions. Depuis 2014, la division gère sa budgétisation dans le module Financial Budgeting d'IDU.

Le processus budgétaire de la division était toutefois entièrement manuel. Chaque centre de coûts soumettait son budget séparément dans Excel, et un seul responsable financier devait copier-coller manuellement chaque soumission dans un fichier maître. Chaque mise à jour signifiait une re-collecte depuis zéro — un cycle qui engendrait des erreurs de formules et des chiffres périmés dès leur arrivée. Sans vue consolidée en temps réel, même des révisions mineures exigeaient un nouveau tour de rapprochement. L'équipe finance passait l'essentiel de son temps à valider des formules et à reconstruire des chiffres plutôt qu'à les interroger — l'analyse stratégique évincée par le volume de maintenance administrative.

En 2014, Sanlam Investments a déployé le module Financial Budgeting d'IDU, intégré directement à leur système ERP SAP. La mise en œuvre a réuni les managers de centres de coûts et l'équipe finance dans un environnement unique et partagé — un environnement où les budgets se consolidaient en temps réel, où plusieurs utilisateurs pouvaient saisir des données simultanément et où la vue maître se mettait à jour sans que personne n'ait à l'assembler manuellement. Des consolidations automatisées ont remplacé le cycle de copier-coller, et grâce à une fonctionnalité intuitive, un reporting robuste et l'intégration SAP, les données circulaient sans ressaisie ni rapprochement. La mise en œuvre s'est déroulée sans accroc, façonnée par une collaboration étroite entre IDU et l'équipe finance de Sanlam dès le départ. Les heures auparavant consacrées à la maintenance administrative pouvaient désormais être dirigées vers la lecture des chiffres, et non leur reconstruction. Les responsables de centres de coûts ont gagné un accès continu à des données exactes et à jour — suivant la performance par rapport au budget tout au long de l'année plutôt qu'en attendant la prochaine collecte.

« Travailler avec Sanlam Investments, c'était transformer leur budgétisation d'un processus manuel et sujet aux erreurs en un outil rationalisé et stratégique. Voir leur équipe finance déplacer son attention de l'administratif vers l'analyse montre l'impact réel qu'IDU apporte. » – Geoff ten Oever, Account Manager, IDU

Quatre changements ont défini le résultat. La collecte manuelle a cédé la place à des budgets consolidés disponibles instantanément — le temps consacré à la collecte manuelle a été largement récupéré. Les erreurs de tableurs et les formules cassées ont été entièrement retirées du processus. La collaboration s'est ouverte : les managers de centres de coûts pouvaient saisir des chiffres simultanément, avec des mises à jour visibles par tous en temps réel. Et la visibilité stratégique s'est améliorée — les responsables de centres de coûts pouvaient comparer réalisations et budgets à tout moment de l'année, sans attendre un tour de rapprochement.

« IDU est une plateforme robuste, conviviale et stable que nous pouvons vivement recommander à toute entreprise souhaitant raccourcir ses cycles budgétaires, s'éloigner des erreurs de tableurs et obtenir une meilleure vue au quotidien de l'ensemble de son budget. » — Gino Schoeman, Responsable financier, Sanlam Investments