Old Mutual passe de 130 zones budgétaires à plus de 800 centres de coûts avec IDU.

Lorsque la division Retail d'Old Mutual a dû remplacer un processus budgétaire intensif en papier couvrant plus de 130 centres de coûts, IDU est entré en service en 10 jours.

Old Mutual a été fondée au Cap en 1845, première compagnie d'assurance-vie mutuelle d'Afrique du Sud — créée pour offrir une sécurité financière en des temps incertains. Cette raison d'être fondatrice traverse encore le groupe aujourd'hui. À travers quatre métiers distincts, Old Mutual propose investissement, épargne, assurance-vie, gestion d'actifs, banque, immobilier et assurance des particuliers à des clients en Afrique, en Europe, dans les Amériques et en Asie. Depuis 1999, le groupe est coté aux bourses de Johannesburg et de Londres, parmi d'autres.

À travers sa division Retail, Old Mutual gérait plus de 130 zones budgétaires via un processus reposant presque entièrement sur des tableurs Excel et du papier. Lors d'un cycle budgétaire donné, la journée d'un manager ressemblait moins à de l'analyse financière qu'à de la réparation de formules — traquer des références de cellules cassées, relancer des collègues pour des saisies à jour et assembler manuellement les consolidations avant que les chiffres ne changent à nouveau. La précision était difficile à maintenir, et la responsabilité plus difficile encore à tracer : dès qu'un tableur quittait les mains de quelqu'un, il risquait déjà de diverger de la version suivante. À mesure que l'organisation continuait de croître et que son empreinte en centres de coûts s'étendait, le poids de cet effort manuel s'accumulait. Ce qui avait été gérable est devenu un problème structurel que la division ne pouvait plus absorber.

En 2001, la division Retail d'Old Mutual a adopté le module de budgétisation d'IDU pour remplacer ce qu'était devenu le processus de tableurs. La mise en service a eu lieu en 10 jours et a immédiatement rationalisé le processus budgétaire. L'architecture web permettait aux managers de centres de coûts de travailler directement dans le système, sans naviguer entre les versions de tableurs ni attendre la fin d'une consolidation. La consolidation en temps réel s'en chargeait automatiquement, donnant aux managers accès aux chiffres pertinents à l'instant où ils étaient saisis, plutôt que des heures ou des jours plus tard.

Les fonctionnalités intégrées couvraient le détail dont les équipes financières divisionnaires ont réellement besoin : ventilation des comptes, rémunération individualisée et le type de visibilité ligne par ligne que les processus papier ne pouvaient tout simplement pas soutenir. Les managers non financiers pouvaient l'utiliser dès le premier jour. La responsabilité — auparavant difficile à tracer dans un paysage fragmenté de tableurs — est devenue une caractéristique structurelle du processus plutôt qu'une chose que la finance devait imposer manuellement. Transparence et responsabilité étaient intégrées au système par conception.

En entrant en service en 10 jours, la division Retail est passée d'un cycle fragmenté et sujet aux erreurs à un processus budgétaire plus simple, plus rapide et moins coûteux. Là où 130 zones budgétaires avaient autrefois atteint les limites de ce que les tableurs pouvaient contenir, Old Mutual a évolué vers plus de 800 centres de coûts — plus simple, plus rapide et moins coûteux à exploiter. La consolidation en temps réel permettait aux managers de consacrer leur temps à lire les chiffres, pas à les produire. Les managers opérationnels non financiers ont gagné une visibilité réelle sur leurs propres budgets — une responsabilité intégrée au système, et non imposée manuellement par la finance.

- Mise en œuvre rapide : IDU est entré en service en seulement 10 jours. - Budgétisation rationalisée : les processus sont devenus plus simples, plus rapides et moins coûteux. - Consolidation en temps réel : les managers ont gagné un accès instantané aux chiffres pertinents sur plus de 800 centres de coûts. - Responsabilité renforcée : un reporting transparent a donné du pouvoir aux managers opérationnels comme aux utilisateurs non financiers.

« Collaborer avec Old Mutual pour transformer leur processus intensif en papier et piloté par tableurs avec IDU a été une étape marquante. La rapidité de mise en œuvre — seulement 10 jours — et l'échelle couvrant des centaines de centres de coûts montrent à quelle vitesse IDU apporte efficacité, transparence et impact réel. » – Kevin Phillips, CEO, IDU

« C'est brillant dans cet espace de niche, répondant à tous les besoins de budgétisation et de prévision qu'une entreprise peut avoir. IDU garde les choses simples et faciles à utiliser. L'expérience a été très bonne, et il est rapide d'en apprendre les fonctionnalités et capacités uniques. »

— Sivegan Naidoo, Directeur des opérations, Old Mutual