Metropolitan Health passe d'une budgétisation par macros Excel à une visibilité financière en temps réel.

Metropolitan Health, qui fait partie de Momentum Metropolitan Holdings, est l'un des principaux prestataires d'administration de soins de santé et de soins gérés d'Afrique du Sud. L'entreprise sert des régimes médicaux, des administrations publiques et de grands employeurs, en proposant des solutions de santé intégrées conçues pour améliorer l'efficacité, la responsabilité et les résultats en matière de bien-être au sein des populations qu'elle accompagne. Aujourd'hui, Metropolitan Health gère son cycle de budgétisation et de reporting sur IDU Enterprise Edition.

Au cœur du processus de budgétisation de Metropolitan Health se trouvait un enchevêtrement de macros Excel — entretenues par l'équipe finance, mises à jour à la main, et exposées aux erreurs cumulatives qu'invitent les classeurs manuels. Le personnel finance portait toute la charge du reporting : chaque demande d'un manager opérationnel, chaque dossier de fin de mois, chaque explication d'écart passait par le même goulot d'étranglement. Les managers non financiers, quant à eux, n'avaient aucune vue directe sur leurs propres budgets. Ils attendaient que la finance mette à jour les classeurs avant de pouvoir examiner où ils en étaient, ce qui faisait que les décisions accusaient un retard sur les chiffres et que la responsabilité de la performance des coûts restait concentrée dans une seule équipe plutôt que répartie entre les divisions qui détenaient les dépenses. Le résultat était un cycle de reporting qui créait une pression en fin de mois, ralentissait les réponses aux écarts émergents et laissait les objectifs opérationnels et financiers désalignés.

Metropolitan Health a déployé les modules de budgétisation et de reporting d'IDU Enterprise Edition. Ce qui a changé en premier, c'est l'accès : des autorisations par domaine basées sur les rôles faisaient que chaque manager pouvait se connecter et voir exactement sa portion du budget — ni plus, ni moins — et interroger les coûts sans faire transiter une demande par l'équipe finance. La fonction d'exploration a poussé cette transparence plus loin, permettant aux managers de retracer un écart du niveau récapitulatif jusqu'à la transaction sous-jacente plutôt que d'attendre que quelqu'un d'autre l'explique. L'intégration avec le logiciel de comptabilité analytique garantissait que les données circulaient sans intervention manuelle, de sorte que les chiffres examinés par les managers reflétaient la réalité plutôt qu'un classeur modifié pour la dernière fois en fin de mois.

Le processus de budgétisation annuel a lui aussi changé de nature. Là où il était auparavant assemblé par la finance et distribué vers le bas, il est devenu un processus qui impliquait les managers à tous les niveaux de l'organisation — chacun saisissant les chiffres de son propre domaine, chacun responsable de ce qu'il avait construit. Cette appropriation élargie a réduit la pression qui s'accumulait autour de la saison budgétaire chaque année, et a rendu les managers plus engagés envers les objectifs qu'ils avaient contribué à bâtir.

Quatre résultats ont défini la différence : la visibilité en temps réel a donné aux managers une lecture instantanée du réalisé par rapport au budget ; le personnel non financier accédait directement aux données, réduisant le volume de demandes de reporting parvenant à la finance ; l'appropriation budgétaire s'est répartie entre les divisions plutôt que de se concentrer dans une seule équipe ; et les revues mensuelles sont devenues plus rapides, la contribution simultanée de chaque domaine comprimant le délai entre la clôture et le dossier du conseil.

« Je recommanderais IDU sans hésiter — cela a transformé la façon dont notre personnel s'approprie les budgets et a amélioré la visibilité dans toute l'entreprise. »

— Responsable des finances d'entreprise, Metropolitan Health

« La réussite de Metropolitan Health montre la capacité d'IDU à donner du pouvoir aux managers non financiers, à réduire la pression sur les équipes finance et à instaurer la responsabilité à tous les niveaux. » — Geoff ten Oever, gestionnaire de comptes, IDU