Vous avez donc pris la décision de passer des tableurs à un logiciel spécialisé. Nous vous avons donné quelques conseils sur ce qu'il faut prendre en compte lors du choix d'un logiciel financier et quelques points à surveiller lors de la sélection d'un fournisseur.
Vos questions sur le processus de mise en œuvre — répondues
Un autre aspect important de cette transition est le processus de mise en œuvre ; nous avons donc pensé répondre à quelques-unes des questions que vous pourriez avoir.
Par où commencerions-nous ?
La première étape devrait être un atelier de « cadrage » détaillé, où le fournisseur essaie d'obtenir une compréhension plus approfondie de votre entreprise et de vos besoins spécifiques. Le résultat de cet atelier est un document qui précise exactement ce qui est dans le périmètre de votre projet et, tout aussi important, ce qui ne l'est pas, ainsi qu'un plan de projet clair et détaillé.
Combien de temps prendra la mise en œuvre ?
Une mise en œuvre moyenne devrait prendre entre 4 et 8 semaines, selon la complexité du projet. Cela serait établi et défini dans votre plan de projet. Beaucoup se passe dans ce délai, une partie à distance et une partie sur site dans vos bureaux.
En quoi cela consistera-t-il ?
Tout commencera par l'installation du nouveau logiciel et la création par le fournisseur du package d'intégration, pour s'assurer que tout est prêt à fonctionner. Cela serait suivi de la configuration initiale de la base de données.
Le personnel de votre fournisseur vient chez vous et met tout en place sur site, en travaillant avec la personne que vous sélectionnez comme administrateur. Ils commenceraient par la configuration standard puis commenceraient à ajouter les détails de vos besoins financiers, par exemple en configurant les types de budget spécifiques à vous, et les éléments supplémentaires que vous avez définis ensemble lors de votre atelier de cadrage. Le personnel serait sur site avec vous pendant deux à trois semaines.
Cela affectera-t-il mon entreprise ?
Oui, dans une certaine mesure. Vous devrez équilibrer vos tâches « habituelles » avec ce qui vous est demandé lors de la mise en œuvre.
De quoi auront-ils besoin de notre part ?
Dans un premier temps, votre responsable informatique devra fournir l'accès à votre environnement en ligne. Votre responsable financier, ou la personne que vous sélectionnez comme administrateur du système, devra être disponible tout au long du processus. Votre sponsor de projet devra assister aux réunions hebdomadaires du projet avec l'équipe principale. En incluant les membres clés de votre équipe, ils sont formés afin que vous soyez autonome une fois la mise en œuvre terminée.
Une formation supplémentaire sera-t-elle nécessaire ?
Comme mentionné ci-dessus, il devrait y avoir une formation « sur le tas » pour l'administrateur au moins pendant la mise en œuvre. Un bon fournisseur devrait vous offrir la possibilité d'être impliqué dans la formation des utilisateurs finaux et il devrait recommander que vous participiez également aux sessions utilisateurs finaux, car la majorité des questions sont liées au processus plutôt qu'au système.
Et voilà
Le projet devrait se terminer dans le délai convenu et un support devrait être disponible pendant une période convenue après la mise en service du système.
Avez-vous des questions auxquelles nous n'avons pas pensé ? Dites-le nous dans les commentaires.
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