L'informatique en nuage et le logiciel en tant que service (SaaS) ont introduit un bouleversement dans notre façon de concevoir les logiciels, que ce soit à la maison ou au bureau. L'un des plus grands changements est la tendance au « faites-le vous-même » – encouragée par les fournisseurs de services SaaS qui nous expliquent à quel point leurs services sont rapides et faciles d'accès. Le logiciel est désormais un produit de base que nous pouvons facilement comparer, choisir, télécharger et mettre en œuvre un après-midi tranquille avant un jour férié.
Ou bien ?
Je dirais que ce n'est pas toujours le cas. Mais on vous pardonnerait de penser que des activités telles que la gestion du changement et la gestion de projet ont connu le même sort que le contrôleur de gestion, le grand livre papier et la salle des serveurs sur site. Cela pourrait toutefois être une erreur, et pourrait compromettre vos investissements dans le nouveau système, ainsi que son adoption, son impact sur votre entreprise, et l'avenir de toute mise en œuvre informatique au sein de votre organisation.
Pas si vite !
Pourquoi le fondateur et directeur général d'une entreprise de logiciels financiers basée sur le SaaS semble-t-il tirer le tapis sous l'un des avantages les plus importants du SaaS ? Eh bien, parce que je dirais que tout dépend. Que vous ayez encore besoin ou non de gestion de projet et du changement repose sur plusieurs facteurs, notamment votre expérience et vos compétences internes, la complexité du système, et l'étendue de la bibliothèque et du service d'assistance de votre fournisseur de services.
Pourquoi vous pourriez encore avoir besoin de gestion du changement et de projet dans un monde SaaS
Voici quelques-uns des risques potentiels auxquels vous êtes confronté et qui pourraient vous amener à décider que la gestion du changement et de projet est nécessaire pour assurer le succès de votre mise en œuvre SaaS.
1. Les gens pourraient revenir à d'anciennes méthodes de travail inefficaces s'ils sont anxieux, débordés ou craignent le changement. Vos collaborateurs doivent être embarqués dans l'aventure, et le nouveau système devrait leur faciliter la vie, et non la rendre plus compliquée ou déroutante.
2. Vous pourriez reproduire votre façon de toujours travailler et, en forçant le système à s'adapter à votre flux de travail, vous passeriez à côté de manières nouvelles, innovantes et plus rapides de faire les choses.
3. Vous pourriez négliger certaines fonctionnalités du nouveau système ou mal mettre en œuvre le service, ce qui limiterait votre ROI.
4. Un projet « rapide » de « faites-le vous-même » peut dégénérer en quelque chose qui prend beaucoup de temps et s'avère plus coûteux et pénible que prévu.
5. Si vous devez migrer des données vers le nouveau système, vous pourriez vous retrouver avec des transferts de données incomplets et inexacts, ce qui nuirait à la confiance des clients et à la conformité.
6. La dérive des coûts et du périmètre, qui pèse encore davantage sur le temps et l'argent dépensés.
7. La frustration, le ressentiment et le manque de confiance dans le nouveau système de la part de vos collaborateurs.
En fin de compte, tous ces risques se résument à un projet qui prend plus de temps et coûte plus cher, ce qui affecte votre rapidité à générer du chiffre d'affaires, votre coût total de possession et votre retour sur investissement. De plus, des employés mécontents, frustrés et craintifs pourraient devenir méfiants à l'égard de la technologie, et de tout projet informatique futur, limitant l'impact positif de la technologie et de l'innovation sur votre entreprise, ainsi que vos chances d'obtenir une allocation budgétaire pour de futurs logiciels.
Dans certains cas, la gestion du changement et la gestion de projet, bien menées, restent essentielles au succès des mises en œuvre logicielles, même dans un monde SaaS.
Cela dépend
Bien sûr, le niveau de gestion du changement et de projet requis dépend du nombre d'utilisateurs et de l'impact du nouveau logiciel sur l'entreprise au sens large. Mais on pourrait dire que même un entrepreneur solo doit consacrer un peu de temps à réfléchir à la manière dont il migrera d'un système ou d'une façon de travailler vers un nouveau.
S'il y a plus d'une personne impliquée, vous aurez probablement besoin d'une forme de gestion du changement et de projet. Ce à quoi cela ressemblera en définitive varie d'un projet à l'autre et dépend du nombre de personnes impliquées, du nombre de façons dont le logiciel est utilisé, de l'importance critique du système et de ses données, et de l'ampleur de la migration concernée.
La question suivante à se poser est : qui devrait jouer ces rôles ? Là encore, cela dépend, mais on pourrait soutenir que si la gestion du changement et de projet est nécessaire, il vaut mieux faire appel à des tiers familiarisés avec le logiciel et son fonctionnement. Si vous nommez quelqu'un en interne, cette personne pourrait être trop habituée à votre façon de travailler actuelle, et risque d'adapter le logiciel aux processus plutôt que l'inverse.
Protéger votre investissement
Un autre changement de discours qu'ont introduit le SaaS et le cloud est l'abandon des dépenses d'investissement fixes. Mais même si vous ne payez pas une grosse somme forfaitaire au départ, et que vous pouvez ajuster vos coûts en fonction de vos besoins, vous investissez tout de même dans le service. Et vous devez travailler dur pour débloquer et protéger cet investissement par une mise en œuvre réussie, qui inclut une adoption pleine et continue de la nouvelle façon de travailler par les utilisateurs.
En plus de cela, vous voulez éviter les coûts surprises ou les délais prolongés pendant la mise en œuvre, et parvenir le plus rapidement possible à un point où vous commencez à voir un retour sur votre investissement. Je dirais que, dans bien des cas, un investissement dans la gestion du changement et de projet y contribuera. Il ne faut donc pas l'écarter d'emblée, simplement parce qu'il s'agit de SaaS. Au contraire, chaque cas doit être examiné selon ses propres mérites, et dans votre contexte spécifique.
Tel que publié dans AccountingWeb - avril 2024