L'iPad d'Apple n'a que sept ans cette année. Croyez-le ou non, le premier a été lancé en avril 2010, et si vous déterrez un iPad de première génération du placard de rangement, vous constaterez qu'il est probablement plus utile comme presse-papier que pour autre chose — il n'a même pas de caméra ! Il est effrayant de constater que lui, ainsi que les iPad de deuxième et troisième génération, ne sont plus pris en charge par Apple.
En laissant de côté les tactiques de mise à niveau frénétiques d'Apple et la durée de vie notoirement courte de ses appareils, cela n'est qu'un indicateur de la rapidité avec laquelle la technologie évolue. Il est donc probable que la décision de mettre à niveau ou non votre système financier, par exemple, soit pratiquement déjà prise. Tout argument en faveur d'une approche « attendre et voir » a été balayé par la réalité : plus vous restez sur un système hérité, plus vous prenez du retard sur vos concurrents, vos clients et vos employés.
En cas de sinistre, votre vieil équivalent à l'iPad 1 épuisé sera plus difficile et plus coûteux à réparer, et le risque de perte de données est plus grand. Mais vous devez aborder toute migration de systèmes les yeux grand ouverts. Voici quelques-uns des points à surveiller.
Résistance des utilisateurs finaux
L'un des principaux facteurs qui peut faire la différence entre le succès ou l'échec d'un projet de migration est l'implication des utilisateurs finaux. Considérez le tollé public lorsqu'une plateforme telle que Facebook ou Instagram apporte même des modifications mineures à son logiciel.
Les utilisateurs finaux sont généralement attachés aux expériences familières des systèmes, ce qui influence leurs attentes à l'égard de toute mise à niveau. De plus, ils s'attendent à ce que les systèmes soient aussi faciles à utiliser et intuitifs que les applications grand public qu'ils utilisent au quotidien. Un décalage à ce niveau peut se manifester par une résistance au nouveau système et une perte de temps et d'argent pour l'entreprise.
Exigences des utilisateurs Il est également essentiel de comprendre les besoins de vos utilisateurs et d'y répondre. En d'autres termes, donnez-leur ce dont ils ont besoin pour bien accomplir leur travail ; ne leur donnez pas tout simplement parce que cela existe dans le nouveau système ERP.
Inspirez-vous de la page d'accueil de Google : limitez la complexité pour améliorer la productivité. Les utilisateurs ont-ils vraiment besoin de saisir des codes de compte ? Et d'ailleurs, ont-ils même besoin de les voir ? N'oubliez pas que les besoins d'un utilisateur non financier de votre nouveau système peuvent être très différents de ceux d'un utilisateur du département financier.
Opportunité liée au plan de comptes Considérez maintenant qu'une migration de systèmes financiers est une excellente occasion de restructurer le plan de comptes (COA) de votre entreprise. Votre activité a presque certainement évolué au point que votre COA actuel ne répond plus aux exigences actuelles en matière de reporting.
Cependant, lors de la mise en œuvre d'un COA mis à jour, vous devez réussir deux choses. Vous devez créer un environnement dans lequel vous pouvez fournir des informations comparatives raisonnables lorsque les codes de compte sont différents. Et, deuxièmement, vous devez déterminer comment reproduire les chiffres historiques lorsque les comptes, ainsi que leur mode d'agrégation, diffèrent du système hérité.
Lors du mappage des codes historiques vers les nouveaux, il est peu probable qu'il existe une relation un-à-un entre l'ancien et le nouveau. Et lorsque vous avez une relation un-à-plusieurs ou plusieurs-à-un, le reporting comparatif devient un défi.
Migration des données Et qu'en est-il de la migration des données ? Des décisions doivent être prises sur les données à migrer et le nombre d'années à remonter. La décision simple consiste généralement à migrer l'historique récent et à maintenir une licence minimale sur l'ancien système pour pouvoir accéder aux informations historiques. Mais pensez-vous vraiment que votre ancien système sera une priorité essentielle pour votre ancien prestataire de services, surtout après que vous ayez réduit votre contrat avec lui ?
Une migration majeure de systèmes n'est jamais facile et les pièges sont nombreux, malgré ce que le commercial vous dit ! Cependant, si vous abordez les défis les yeux grands ouverts, vous serez mieux préparé à identifier les pièges potentiels et à les contourner.
Article publié sur Accountingweb en mai 2017 http://www.accountingweb.co.uk/community/blogs/kevin-philips/fs-system-migrations-beware-the-pitfalls-and-enjoy-the-upsides
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