Alors que la technologie s'infiltre à toute vitesse dans tous les aspects de la vie, de nos foyers, voitures et lieux de travail aux banques, écoles et hôpitaux, il n'est pas surprenant que les entreprises se tournent vers le monde de l'informatique pour trouver l'inspiration sur la façon de s'adapter et de prospérer. L'Agile en est un exemple — une méthode de développement logiciel qui déborde dans tous les aspects de l'entreprise, y compris le département financier
L'Agile et la notion d'organisation agile commencent à attirer l'attention du monde des affaires comme un moyen plausible de naviguer dans les perturbations que toutes les entreprises affrontent aujourd'hui. Ces perturbations sont dues à la transition vers une économie numérique et à la nature imprévisible du monde en général.
Le développement logiciel Agile, par opposition à la méthode Waterfall héritée du monde matériel, repose sur la collaboration entre des équipes auto-organisées et plurifonctionnelles pour définir les besoins et déterminer comment les satisfaire. Selon le manifeste Agile, la clé de ce mode de travail est d'embrasser l'évolution des exigences à n'importe quelle étape, de livrer fréquemment et de s'améliorer continuellement. Autant que le travail accompli compte le travail non accompli : la simplicité et la rapidité de mise sur le marché sont primordiales.
Il est clair que l'ancienne façon de travailler et une approche descendante et rigide ne suffit plus. Prenez les révisions annuelles, par exemple. Elles avaient autrefois tout leur sens pour tracer l'avenir en s'appuyant sur l'expérience passée et les références. Aujourd'hui, en revanche, nous savons que des bouleversements sismiques impossibles à anticiper font partie de la réalité. Regardez Trump, le Brexit, la sécheresse au Cap et l'essor stupéfiant des cryptomonnaies l'année dernière. Non seulement ces événements n'étaient pas prévus, mais leur impact n'a pas encore fini de se faire sentir et ne peut pas être deviné. S'attendre à l'inattendu est la seule certitude que quiconque puisse avancer.
En guise de parenthèse, je crois qu'en Afrique du Sud, nous bénéficions d'un avantage par rapport à l'hémisphère Nord. Nous sommes habitués à absorber un certain niveau d'incertitude dans notre quotidien, ce qui nous a rendus résilients et entrepreneuriaux, toujours en quête de l'avantage et de l'opportunité, même dans les circonstances difficiles. Les Sud-Africains ont peut-être tendance à s'adapter plutôt qu'à se plaindre, protester ou débattre — parfois à l'excès. Prenez les pénuries d'électricité et d'eau : leur fourniture devrait être un droit inaliénable, et l'incapacité à y remédier en dit long sur nos dirigeants. Oui, nous sommes tous mécontents de la situation, mais nous élaborons des plans pour nous adapter à la nouvelle réalité, et nous le faisons immédiatement, sans attendre que nos réclamations portent leurs fruits.
Quoi qu'il en soit, il semble que nous devrons tous faire preuve d'agilité à l'avenir. La planification à long terme doit intégrer le fait que les choses pourraient changer radicalement, et que les personnes et les entreprises doivent être prêtes à affronter et à maximiser ces transformations. Pour ce faire, la capacité à changer doit être intégrée dans tout plan.
Cela signifie que nous allons devoir être sacrément agiles, n'est-ce pas ? Et surtout le département financier, car c'est lui qui s'assure que le bon montant est investi aux bons endroits, que l'innovation est à la fois favorisée et écrêtée selon les besoins. Que l'entreprise continue d'optimiser de manière à générer des changements significatifs. Et que, par-dessus tout, le résultat net est préservé pour l'avenir.
Jusque-là, tout va bien. Mais comment rendre les finances plus agiles ?
Eh bien, je soutiendrais que s'appuyer sur les principes de la gestion des processus métier (BPM) pourrait être la clé qui libère un département financier agile. Bien que le BPM ait ses origines dans les années 1990, une grande partie de sa philosophie résonne avec le mouvement Agile. Des pratiques telles que disposer d'une stratégie bien définie et comprendre comment les processus essentiels la sous-tendent ; consulter le terrain sur de meilleures façons de faire les choses ; briser les silos et réunir différentes équipes dans la même salle pour collaborer et donner du feedback à l'entreprise ; encourager une culture d'appropriation, d'adhésion et d'amélioration continue ; favoriser des activités itératives et limitées dans le temps plutôt qu'une livraison en une seule fois. Le changement et l'amélioration sont considérés comme un voyage, non comme une destination. La documentation et l'adoption des systèmes sont essentielles pour extraire les connaissances implicites (comme les feuilles de calcul autonomes complexes), ainsi que pour standardiser et automatiser les processus.
Une fois que vous avez élaboré une stratégie, vous devez la traduire en modèle de déploiement — ce qui, au niveau financier, correspond effectivement à la moaizanation ou à la prévision. Mais comment assembler tous ces fils pour permettre au BPM de libérer votre culture agile ? Ce n'est pas avec des feuilles de calcul que vous y arriverez, c'est certain. Heureusement, comme c'est souvent le cas, la technologie même qui a ouvert la boîte de Pandore a également rendu possible une nouvelle génération d'outils métier qui facilitera ce virage agile.
La budgétisation et la prévision peuvent généralement être considérées comme le point de départ d'un cycle financier, commençons donc par là. Une interface web plutôt qu'une feuille de calcul peut rendre la saisie et la révision des données financières accessibles à n'importe qui dans votre organisation. Désormais, les managers non financiers peuvent facilement vous fournir les chiffres dont vous avez besoin, dans un format standardisé qui peut être consolidé en une version unique de la vérité. Vous contournez ainsi la ronde inefficace, chronophage et épuisante des feuilles de calcul, réduisant le cycle budgétaire de semaines, voire de mois. Et, surtout, en offrant une visibilité et une transparence accrues, notamment sur la stratégie d'entreprise, vous favorisez l'adhésion au budget et l'appropriation de celui-ci.
Ce mode de travail ouvre également la porte à l'envisagement de la budgétisation base zéro (BBZ). Cette approche budgétaire ascendante, qui consiste non pas à ajuster les chiffres de l'année précédente mais à repartir de zéro pour construire votre budget autour de vos objectifs stratégiques, a traditionnellement été rejetée comme utopique. Séduisante en théorie, surtout qu'il a été démontré qu'elle permet d'économiser de l'argent, mais trop difficile et chronophage à mettre en œuvre dans la réalité... Vraiment ? Si nous admettons que le monde évolue rapidement dans tous les domaines, quelle est la pertinence de l'analyse des tendances des cinq dernières années comme base pour projeter l'avenir ? Ou même de l'intérêt de fonder le budget de cette année sur les chiffres de l'an dernier ?
Alors, au regard des arguments ci-dessus, la BBZ n'est-elle pas seulement réalisable mais aussi un moyen pratique de renforcer votre nouvelle culture financière agile et pérenne ? Elle lie directement le budget aux plans stratégiques de l'entreprise et permet de repenser la façon dont les choses ont toujours été faites.
La responsabilisation, la transparence et l'appropriation en elles-mêmes, que vous adoptiez ou non la BBZ, conduiront à une meilleure budgétisation et à une meilleure gestion budgétaire. À mesure que les chiffres réels deviennent disponibles pour être comparés aux budgets, cette même transparence incite davantage l'utilisateur responsabilisé sur le terrain à s'investir dans la réalisation du budget. Comparez cela à un manager à qui l'on remet un budget dans lequel il a eu peu ou pas d'implication, mais qu'on attend néanmoins de lui qu'il réalise.
Ainsi, un triplé composé d'Agile, de gestion des processus métier et de budgétisation base zéro peut transformer vos processus financiers de tâches fastidieuses et frustrantes en un processus créatif et convivial qui stimule l'innovation au sein de votre organisation. En définitive, si votre processus de budgétisation et de prévision est plus efficace et plus réactif, cela aura un impact positif sur votre résultat net.
Tel que publié dans Accountancy SA – March 2018
https://www.accountancysa.org.za/viewpoint-unlocking-an-agile-accounting-house/
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