La réponse au nouvel outil de budgétisation de l'UCT a été « résolument positive ».
L'University of Cape Town (UCT) a amorcé avec succès la transition vers un nouvel outil de budgétisation efficace et fièrement sud-africain, doté de capacités de classe mondiale — et la réponse a déjà été « résolument positive ».
Ashley Francis, directeur exécutif des finances de l'UCT, a indiqué que son équipe avait commencé à déployer l'outil en janvier 2019, que la formation avait eu lieu fin juin 2019, et qu'il avait été mis à disposition des utilisateurs début juillet 2019.
« Avec les revues de direction à venir, je me suis également impliqué dans la mise en œuvre, car j'avais besoin de comprendre les chiffres du budget et la logique qui les sous-tendait », a déclaré Francis.
« Les équipes ont pu explorer rapidement les systèmes pour m'obtenir ces données. »
« Les équipes ont pu explorer rapidement les systèmes pour m'obtenir ces données. Par le passé, obtenir même les données les plus basiques impliquait de consolider des feuilles de calcul — c'était très chronophage. »
L'équipe projet de l'UCT est dirigée par Delfina de Gois (comptabilité de gestion — chef de projet), avec Tony Dollery (comptabilité de gestion), Fatima Abrahams et Lesley Haddow (systèmes et politiques financiers), ainsi que Stadler Louw, Ruan Bekker, Glenn Hurlow et Pierre Neethling (ICTS).
Processus de budgétisation rationalisé
L'équipe a déclaré que le nouveau processus de budgétisation est rationalisé, efficace et économe en temps, ce qui leur permet d'« analyser les résultats et d'adopter une approche plus stratégique, plutôt que de consolider une multitude de feuilles de calcul pour obtenir une vue d'ensemble des chiffres ».
Francis a abondé dans le même sens.
« Le nouveau système a permis aux directeurs financiers d'adopter une approche plus stratégique. Les capacités d'analyse de données offertes par IDU ont été un facteur déterminant dans notre décision d'y migrer. »
Wayne Claassen, directeur de la division Mise en œuvre et support clients d'IDU Software, était directeur conseil au sein de l'équipe IDU qui accompagnait l'UCT. Il a expliqué que l'outil de budgétisation IDU pouvait prendre en charge des fonctionnalités complexes, telles que la paie, le Capex et les activités, et les simplifier pour les utilisateurs.
« Il va également plus loin en offrant aux utilisateurs une capacité pointer-cliquer pour interroger les données réelles par rapport aux informations budgétaires ou comparatives de l'année précédente, ainsi que la possibilité de saisir des commentaires d'analyse des écarts. »
L'objectif, a-t-il précisé, est de responsabiliser et d'impliquer la direction à l'échelle de l'université grâce à un outil convivial offrant une saisie et une agrégation budgétaires en temps réel à l'échelle de l'organisation.
Rayonnement mondial
L'outil a été développé à l'origine par IDU au Cap, et a fait l'objet de redéveloppements et de mises à niveau pour rester en phase avec les évolutions technologiques et l'évolution constante du monde financier. Le produit bénéficie également d'un rayonnement mondial « qui a généré de nombreuses nouvelles innovations, lesquelles ont toutes trouvé leur chemin vers le produit de base ».
De Gois a souligné que l'un des avantages d'IDU est qu'il est basé sur le web, ce qui permet aux utilisateurs d'y accéder depuis n'importe quel appareil mobile. Cela, a-t-elle précisé, rend l'accès aux données plus rapide et plus simple.
« C'est un gain de temps considérable qui simplifie la saisie et l'accès aux données. »
De Gois, Dollery et Abrahams ont cité d'autres atouts du système, notamment le téléchargement vers Excel en un seul clic, qui offre aux utilisateurs la possibilité d'accéder à différentes zones de leurs budgets et de les modifier en utilisant différents onglets au sein d'une même session.
« Dans notre ancien outil de budgétisation, les utilisateurs devaient avoir au moins quatre sessions ouvertes simultanément pour saisir leurs plans », a déclaré l'équipe.
Le nouveau système permet également l'automatisation de systèmes et de processus fastidieux qui nécessitaient auparavant une saisie manuelle.
Un nouveau départ
L'UCT utilisait auparavant le module SAP Controlling (CO) pour la planification et la budgétisation. Il fonctionnait correctement, mais avait atteint ses limites.
« L'ancien système était très gourmand en Excel et en documents papier, laborieux, et il était difficile d'être agile dans l'analyse des données — fondamentalement, le système était archaïque », a déclaré Francis.
De Gois, Dollery et Abrahams ont abondé dans ce sens et ont indiqué que le module SAP CO pour la budgétisation et le reporting avait « nécessité un niveau d'intervention manuelle très important ».
« Bien qu'efficaces pour obtenir le résultat final souhaité, les systèmes et les processus étaient lourds, extrêmement chronophages, inefficaces et nécessitaient un important recours aux ressources manuelles, ainsi qu'une dépendance vis-à-vis de nombreuses feuilles de calcul et fichiers hors système.
« Il était également difficile de réviser rapidement les budgets pour répondre aux changements et aux scénarios, ce qui manquait d'agilité dans notre contexte opérationnel et stratégique. »
Accès aux données rapide et facile
Les doyens et les directeurs exécutifs ont salué le nouveau système, affirmant que l'accès aux données et l'analyse sont désormais rapides et faciles. Francis a ajouté que les retours des directeurs financiers ont également été « uniquement positifs ».
La mise en œuvre du projet se poursuit, car les fonctionnalités de reporting et d'analyse des données sont encore en cours de développement. Les prochaines phases du déploiement sont les suivantes :
- reporting et analyse des données
- budgétisation dynamique (pluriannuelle)
- planification des flux de trésorerie et prévisions.
L'outil de budgétisation a jusqu'à présent été déployé auprès du personnel impliqué dans les processus de planification et de budgétisation relatifs aux activités contrôlées par le Conseil, notamment les directeurs financiers, les directeurs financiers adjoints et les responsables de l'administration académique.
Le développement est en cours pour un déploiement étendu aux activités non contrôlées par le Conseil, telles que la recherche.
« La mise en œuvre a dépassé mes attentes. L'équipe IDU s'est montrée extrêmement réactive, très compétente et hautement professionnelle, et je suis convaincu que ce nouvel outil de budgétisation révolutionnera notre façon de travailler », a déclaré Francis.
Équipe opérationnelle IDU
Une équipe opérationnelle IDU chargée du reporting et de l'analyse des données a été constituée en début d'année, sous la direction de Bill Daubenton. L'équipe est actuellement en train de développer un nouveau cadre de reporting, incluant l'analyse des données via Microsoft Power BI lié au réseau IDU en arrière-plan. Il s'agit d'un travail en cours, et l'équipe espère réaliser des avancées significatives cette année pour développer des sorties de reporting et d'analyse des données pertinentes et appropriées. L'équipe cartographie actuellement les perspectives d'avenir avec l'équipe de conseil d'IDU.
Article source : news.uct.ac.za (Story: Vivian Warby. Photo: Pexels.)