De nombreuses entreprises conservent leurs informations financières dans des tableurs, soigneusement conçus et programmés par un comptable, un chef d'entreprise ou un directeur financier. Les tableurs sont des outils formidables qui ont répondu aux besoins de budgétisation, de prévision et de planification de nombreuses entreprises ; mais il arrive un moment où il faut envisager de passer à un logiciel financier spécialisé qui vous donne davantage de contrôle et de visibilité sur vos informations financières.
Le moment est-il venu de passer des tableurs à un logiciel spécialisé ?
Voici quelques signes qui indiquent que ce moment est arrivé…
Croissance en taille & en complexité
Les tableurs conviennent parfaitement aux petites entreprises simples ; mais à mesure que vous grandissez, diversifiez vos services, recrutez et potentiellement étendez votre périmètre, vous avez besoin de plus d'informations et devez commencer à consolider des tableurs. Les macros et les formules deviennent de plus en plus complexes, peuvent se casser, et vos tableurs deviennent inutilisables.
Un logiciel de budgétisation et de prévision spécialisé est conçu pour gérer facilement vos besoins de croissance.
Plusieurs entités sous une même société
Consolider des budgets et des prévisions entre plusieurs départements est déjà suffisamment difficile ; tenter de le faire avec les départements de plusieurs entités dans un tableur relève de la folie pure.
Chaque entité a des besoins de reporting différents ; elle nécessite des informations différentes pour prendre les bonnes décisions en matière de budgétisation, de prévision et de planification. Une seule erreur dans un département d'une entité peut rendre impossible toute analyse d'ensemble pour la société holding, et complètement fausser les résultats.
Un logiciel spécialisé vous donne les moyens d'extraire plusieurs versions de rapports selon les informations dont vous avez besoin, et vous permet d'obtenir les analyses pertinentes nécessaires à vos décisions d'entreprise.
Trop de cuisiniers…
Dans une petite entreprise, une seule personne gère les finances — une seule personne collecte les données, les saisit et génère des rapports. Les tableurs ont été créés pour cela : calculer des valeurs et traiter des chiffres. La seule faiblesse de cette configuration, c'est cette personne elle-même.
Dès que vous commencez à croître, vous aurez davantage de managers disposant d'informations précieuses à contribuer, et ayant besoin d'extraire leurs propres rapports avec des données pertinentes pour leur division ou département. Si toutes ces personnes commencent à interagir avec ce tableur, les failles et les risques d'erreur se multiplient.
C'est le moment d'envisager une solution logicielle dédiée, capable d'offrir bien plus que les fonctionnalités de base.
Risque opérationnel
Avec les tableurs, la propriété intellectuelle réside dans la tête de la personne qui les a conçus ; si elle quitte l'entreprise, cette propriété intellectuelle part avec elle. Un outil spécialisé dispose de modules d'administration formels, de sorte que tout ce qui est important reste dans votre système, quelle que soit la personne qui saisit les informations.
La cohérence est essentielle
Lorsque différentes divisions envoient leurs budgets dans le format qui leur convient et que les informations sont organisées de manière incohérente, leur réconciliation devient de plus en plus complexe. Cela génère d'importants problèmes de temps pour toutes les parties concernées, avec des allers-retours incessants et des disputes redoutées par tous.
Les logiciels spécialisés actuels permettent à plusieurs parties de saisir des données, puis de les réconcilier dans un format cohérent.
La convivialité, c'est plus que des mots
Lorsque vous souhaitez recueillir des contributions et des retours d'utilisateurs non financiers — ceux qui sont en première ligne et pilotent votre activité — vos données doivent être accessibles et compréhensibles par tous.
Les tableurs et les listes de données interminables sont extrêmement intimidants pour les personnes sans profil financier, ce qui génère résistances et évitements, retarde votre processus de budgétisation et crée un stress inutile pour tous.
Il existe des logiciels financiers dédiés, spécialement conçus pour être véritablement conviviaux, rendant le processus de budgétisation et de prévision simple et bénéfique pour les utilisateurs financiers comme non financiers.
Lorsque votre budget devient plus qu'un simple « nice-to-have » et que vous commencez à l'utiliser comme outil pour tracer l'avenir de votre entreprise, vous devez examiner l'état de vos tableurs et trancher… Il arrive un moment dans toute organisation où il faut laisser les spécialistes se concentrer sur ce qu'ils font le mieux, pour que vous et votre équipe puissiez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.
#growth #UserFriendly #BudgetingSoftware #risk #consolidatebudgets #forecastingsoftware #specialisedfinancialsoftware